不接電話→電話鈴響三聲內(nèi)接起電話。

轉(zhuǎn)達人→對要傳達的內(nèi)容做好筆記，不要讓對方不斷重復(fù)相同的內(nèi)容。

感覺不到親切感→重要內(nèi)容加以重復(fù)，附和語要富于變化。

不能完整地傳達留言信息→重復(fù)留言，最后告訴對方自己的名字，并表示自己已經(jīng)記下，明確責(zé)任。

留言電話喋喋不休→留言信息控制在20秒以內(nèi)。

工作電話要盡量做到用時短少，措辭簡潔。

首先告訴對方自己的姓名，然后向其詢問現(xiàn)在通話是否方便。得到肯定回答后，不要再進行寒暄，而是要直入正題。

一般，我們會事先把要說的內(nèi)容總結(jié)成三點。因為一般來說，人們聽到并能記住的內(nèi)容最多只有三點。所以，打電話之前，首先要在紙上寫出電話打給誰，打電話的目的等重要內(nèi)容，之后將這些內(nèi)容記在腦子里，最后再來打電話。

比如說，我們打電話時可以這樣說，“請允許我直接進入正題，今天要與您商量的有三點，第一點是……”，也就是說直截了當(dāng)?shù)卣f出自己想說的話。

另外，不管是什么樣的商務(wù)活動，都不可能只靠一通電話就能談成。首先我們得讓對方知道自己是誰，然后告訴他們要談的事情，最后爭取面談機會。這個“三點”很重要，我們要靠它打動對方，使對方同意與我們面談。

搜集與我們通話者的相關(guān)信息，事先找到一些共同點。比如說，“聽我的老板說您是某某地方的人，我也是從那兒來的呢”，“上次的那個聚會我也參加了”等等。也就是說首先要創(chuàng)造一些機緣，可以讓我們順利地與對方建立起良好的關(guān)系。

對于電話和郵件，我們要明確它們的使命。如受到別人的照顧時，無論如何我們都要先打去一通電話或是發(fā)出一封郵件，以表達我們的感激之情。

除此之外，如果我們把感激之情寫進一張便箋或一張卡片，再附上自己的名片寄送給對方，那就更完美了?，F(xiàn)如今，手寫的書信已經(jīng)越來越少，有品味的信封加上漂亮的字體肯定能給對方留下深刻的印象，因此，如果能加以利用的話就會顯得特別珍貴和獨特。

另外，如果遇到對方是留言電話時，我們一定要把信息總結(jié)到20秒以內(nèi)。自報姓名后，我們可以在留言中告訴對方會再打過去，這樣并不失禮。相反，如果慌慌張張地說了一半，磁帶的錄音就突然到時間了，那才是非常失禮的事情。要拜托對方的事情以及重要的事情最好不要通過留言告知對方。