有些電子郵件程序只在信息開(kāi)頭顯示郵件地址，比如“kbio2@aol.com”。不要理所當(dāng)然地認(rèn)為你郵件的讀者一定認(rèn)識(shí)你。在信息的末尾寫(xiě)上你的名字、郵件地址和其他任何合適的能顯示你身份的信息。大多數(shù)電子郵件都能創(chuàng)建一個(gè)包含這些信息的簽名檔；這些信息會(huì)自動(dòng)插入每封郵件的末尾。比如，你可以創(chuàng)建一個(gè)這樣的簽名檔：

克里斯滕·艾哈邁德

國(guó)際紙業(yè)公司客戶經(jīng)理

kahmed@ipc.com

317-555-7056

奧伯問(wèn)答

親愛(ài)的奧伯博士：

我是使用您教材的老師，我的班級(jí)里有20 名學(xué)生。在您教材的前言中，您提到了教師網(wǎng)站。我如何訪問(wèn)這個(gè)網(wǎng)站，如何獲取免費(fèi)密碼？

--戈登

親愛(ài)的戈登：

訪問(wèn)教師網(wǎng)站的最快方法是打電話給霍頓米夫林的教師服務(wù)中心，號(hào)碼是800-733-1717。他們會(huì)證實(shí)您是一名教師，然后會(huì)給你訪問(wèn)該網(wǎng)站的所有信息。

--斯科特

給作者寫(xiě)信，郵箱為askober@comcast.net.

辦公室地址代碼

不同的組織對(duì)電子郵件的使用有不同的文化--就像他們對(duì)穿著、名字的使用有不同的文化一樣。如果你是辦公室新來(lái)的成員，觀察一下組織使用電子郵件的文化會(huì)是明智的選擇，回答以下問(wèn)題：

·組織使用電子郵件的通常語(yǔ)氣是什么--正式還是非正式？

·電子郵件是通常遵循上傳下達(dá)的正式鏈條，還是任何人都能自由地向高層領(lǐng)導(dǎo)提意見(jiàn)和建議？

·員工通常如何與同事接觸--通過(guò)電子郵件、電話還是面對(duì)面溝通？

·員工通常是立刻、每天或是幾天后查看（并回復(fù)）電子郵件？

·電子郵件通常發(fā)送什么類型的信息--例行信息？勸告信息？壞消息？員工公告？這些信息通常多長(zhǎng)？回復(fù)一條信息通常要花多少時(shí)間？

·使用密件抄送、轉(zhuǎn)發(fā)和電子郵件附件--公司內(nèi)部和公司之間--有哪些注意點(diǎn)？

·公司在工作中使用電子郵件的書(shū)面政策是什么？公司是否容許發(fā)送一些私人郵件？

·公司是否保有監(jiān)視通過(guò)公司電子郵件服務(wù)器發(fā)送的所有電子郵件的權(quán)利？

檢查表2 總結(jié)了編輯排版有效電子郵件信息的準(zhǔn)則。

即時(shí)信息和短消息

在這個(gè)快節(jié)奏的世界中，有時(shí)甚至傳統(tǒng)的電子郵件都不夠快。一個(gè)郵件使用者說(shuō)：“在這個(gè)即時(shí)滿足的世界中，電子郵件變成了新的蝸牛郵件?！蹦阌肋h(yuǎn)也無(wú)法知道接收者會(huì)什么時(shí)候查看它并且回復(fù)。