一定要使用描述性的主題。在一天的商務(wù)活動(dòng)中，你郵件的接收者可能會(huì)收到幾十封--可能是幾百封--電子郵件。寫(xiě)一個(gè)有效的主題可以引起讀者的注意--和興趣。主題的措辭不但決定了這封信什么時(shí)候被閱讀，還決定它是否會(huì)被讀到。應(yīng)該使用簡(jiǎn)短的描述性主題。

大多數(shù)電子郵件程序能讓你在回復(fù)中插入原來(lái)收到的信息。要明智地使用這個(gè)功能。它有時(shí)能讓讀者看到他或她回復(fù)的所有信息。但是，很多時(shí)候，你可以在回復(fù)中簡(jiǎn)要描述一下之前信息的內(nèi)容，這樣可以節(jié)約郵件讀者的時(shí)間--比如，“您在5 月28 日的郵件中問(wèn)我對(duì)于阿爾法貝特系統(tǒng)的觀點(diǎn)，以下是我的想法?！比绻班]件中只有一部分與回復(fù)郵件有關(guān)，那把其他部分刪除。而且一定要在原來(lái)信息的上面插入你的回復(fù)。

內(nèi) 容

電子郵件看起來(lái)缺乏人與人的接觸，但是要降低這種疏離感，你可以以一個(gè)友好的問(wèn)候作為開(kāi)始，比如“你好，阿莫斯，”或者更正式的“親愛(ài)的費(fèi)舍爾先生”。

電子郵件沒(méi)有信件正式，也沒(méi)有電話那么非正式。當(dāng)然，信息的語(yǔ)氣應(yīng)該根據(jù)具體情況而定--給上司發(fā)的信息應(yīng)該比給朋友發(fā)的信息更正式。

要用直率的風(fēng)格寫(xiě)，在第一句或前兩句就應(yīng)該寫(xiě)出你的主題。如果信息太敏感或者情感豐富，那你應(yīng)該再次考慮，電子郵件是不是發(fā)送這個(gè)信息的最有效媒介。如果一句話的電子郵件信息就能達(dá)到溝通目的，那就沒(méi)有必要擴(kuò)充信息讓它變長(zhǎng)。

木匠的建議“測(cè)量?jī)纱危懈钜淮巍币部梢該Q一個(gè)版本，變成“思考兩次，寫(xiě)一次”來(lái)應(yīng)用到電子郵件中。因?yàn)榱⒖袒貜?fù)信息十分簡(jiǎn)單，所以你可能會(huì)受感情控制。這種行為叫做“沖動(dòng)”，應(yīng)該避免。你不會(huì)當(dāng)面對(duì)別人說(shuō)的話，在電子郵件中也不要說(shuō)。一定要假設(shè)你發(fā)送的信息永遠(yuǎn)都存在。

如果你在信息開(kāi)頭問(wèn)候你的讀信人，那在信末你也應(yīng)該跟他或她道別。要使用友好的結(jié)尾，比如“最好的問(wèn)候”，“祝您愉快”，“萬(wàn)事如意”，或者更正式的“真誠(chéng)地”。