批判性思考

你能想出一種你可能會購買垃圾郵件推銷的東西的情況嗎？為什么或為什么不？

格 式

為了確保你電子郵件消息的最大可讀性，要使用簡短的語句和段落（尤其是第一段和最后一段）。它們更容易閱讀。如果你的電子郵件程序有這個功能的話，將左右邊距設(shè)為1 到1.5 英寸。不要將大量信息放在一個段落。

信息內(nèi)容都使用大寫字母，這是書面形式的對讀者喊叫，被認(rèn)為是粗魯?shù)模ǜ挥谜f大寫字母更難讀）。如果一些單詞或詞組需要強調(diào)，使用粗體、斜體或者引號會更有效--而且不是那么顯眼。

在你發(fā)送之前要校對你的消息。不要因為電子郵件快速和方便就變得粗心。你的讀者可能會忽視一個偶爾的打字錯誤或者其他表面錯誤。然而，過多的錯誤或者草率的語言會給人留下不專業(yè)的印象。

電子郵件是典型的“即時”寫作--在鍵盤輸入時編輯并發(fā)送。因此，有時候編輯信息者往往會忽視基本的寫作原則。一位觀察者說，電子郵件會讓我們不注意過分的語法錯誤。你發(fā)給你老板的打印備忘錄中會有排印錯誤碼？可能的目的是什么？電子郵件的接收者怎么知道你是一個聰明人？

范例1 所示為一封格式恰當(dāng)?shù)碾娮余]件消息。

標(biāo) 題

仔細(xì)地選擇你郵件的接收者。如果要發(fā)送的郵件只適合一兩個人，那不要把消息發(fā)送給整個郵件發(fā)送名單（比如整個部門）。如果需要的話，你可以通過在抄送欄（carbon copy，發(fā)送副本的舊方法）或者密件抄送欄（blind carboncopy）輸入地址來發(fā)送你信息的復(fù)本。

當(dāng)你使用抄送時，初始接收者會看到還有誰收到了信息（為了避免傷感情，可以考慮按照字母順序?qū)γ峙判颍．?dāng)你使用密件抄送時，初始接收者不會意識到這個消息還發(fā)給了別人。

只有在有多個接收者時才用到抄送和密件抄送。迪士尼公司前主席邁克爾·艾斯納曾說：“我開始相信，如果有什么事情會搞垮一個公司，甚至是一個國家，那這肯定是一開始就不應(yīng)該發(fā)送的電子郵件的密件抄送。