我自己工作時，喜歡用兩層的小托盤和透明文件夾來存放“正在辦理文件”。

每收到一份新的文件，我就把它放在小托盤的上層，能辦理的盡快辦理，辦完就處理掉，沒辦完就先保存起來。

正在辦理的文件，我喜歡把它們保存在透明文件夾內(nèi)，因為透明文件夾既便于攜帶又一目了然。這些文件夾也應(yīng)盡量放在辦公桌的附近，以便于伸手就能拿到。

關(guān)于“已辦好、需保存”的文件，我也把它們大致分為三類：

①近期需要用到的

②需要存放起來的

③不知以后是否需要，暫且保存起來的

對我來說，“近期需要用到的”東西包括經(jīng)營數(shù)據(jù)統(tǒng)計表、市場統(tǒng)計表、企劃書等等。也包括眼下暫時用不到，但下個月，或幾個月以后將要用到的文件，這些我都會放在透明文件夾內(nèi)。

“需要存放起來的”文件，包括合同、發(fā)票等重要文件，我會把它們按類別分別放進(jìn)口袋式透明文件夾內(nèi)保管。一些較少用到的文件，我會把它們按內(nèi)容分類（如企劃書、請求書等），放進(jìn)抽屜里保管。

“不知以后是否需要，暫且保存起來的”文件，往往和工作有關(guān)，“現(xiàn)在不需要，但不知哪天也許會用上”，這類文件因為平時用得不多，所以沒必要整理得很細(xì)，只需要把它們保存在文件夾中，用紙箱裝起來就可以了。到了年底大掃除時，越是箱子下面的文件，越可以先丟棄。

至于那些既不屬于“正在辦理”、又不屬于“需要保存”的文件，直接處理掉就可以了。