文件一般可分為兩類：

正在辦理狀態(tài)：與目前手頭工作有關的、或是看過后決定保留的文件。

已辦、需保存狀態(tài)：已處理完畢、但仍需要保存的文件，如合同、發(fā)票等。

也就是說，正在辦理的文件，等到辦理完畢后，要么變成第二種狀態(tài)，即需要保存起來，要么就應及時丟棄。整理時最基本的步驟就是-——首先把文件大致分為以上兩類。

正在辦理的文件因為使用頻率高，應盡量擺放得離手邊近一點，以方便隨時拿到。文件用完后應及時存放，存放時也應盡量使用透明文件夾，這樣可以對文件內容一目了然。

而那些已辦好、需保存起來的文件，因為不常用，建議放進書櫥或紙箱內保存。如果放進大文件夾保存的話，應在文件夾側面貼上標簽，標上內容，做到一目了然。

只要做到上述幾項，就可以說達到了整理的效果，可以確保您工作時“需要的物品”都集中擺放在您手邊了。