文件、發(fā)票等有各種大小和形狀，一般來(lái)說(shuō)，用A4紙打印的文件最多，郵件有明信片大小的，一些項(xiàng)目的詳細(xì)進(jìn)度表往往是用A3紙打印的。

我建議，盡量把文件統(tǒng)一成A4紙那樣大小比較好，如果文件大小不一，看上去會(huì)不整齊，還很容易弄丟。比如一些大尺寸的文件中常常會(huì)夾雜著小紙頁(yè)，不小心就會(huì)把小紙頁(yè)弄丟。再說(shuō)，購(gòu)買用于整理的文件夾時(shí)，如都是A4尺寸的，也比較統(tǒng)一，還可以節(jié)約成本。

實(shí)在有大尺寸的資料，就把它復(fù)印成A4尺寸再保存吧。從雜志上剪下來(lái)的信息、或是寫在小記事本上的內(nèi)容，如果比A4小，我建議要么把它們輸入電腦，要么用訂書機(jī)訂在A4紙上。

我個(gè)人很喜歡用訂書機(jī)，不光在把文件裝訂成冊(cè)時(shí)用，想把一些小紙頁(yè)固定到A4紙上時(shí)，我一般不用膠水，而是用訂書機(jī)一訂就好了。

我還建議，把大文件夾的顏色也統(tǒng)一起來(lái)吧。比如說(shuō)，藍(lán)色的用于存放“預(yù)算”類的，黑色的用于存放“資料”類的，這種方法很有效。但如果顏色種類太多，連本人都想不起來(lái)“某種顏色代表什么內(nèi)容”時(shí)，那就失去意義了。

總之，規(guī)則要簡(jiǎn)單到不費(fèi)腦子的程度，才是最好的。