不要掉進無關信息的陷阱中

在執(zhí)行工作時，時常會因為某些行為而浪費過多時間。營業(yè)部的K代理因為策劃案的需要，必須收集一些資料，于是便上網(wǎng)進行查詢。在搜尋新聞報道的過程中，他眼角瞄到了一個“部長和上班族的幸福指數(shù)第一名”的標題。他還沒有找到自己需要的資料，但看到這個有趣的新聞標題，就不自覺地點擊進去，仔細看起來。而這則新聞下面又有其他相關的鏈接，他便一發(fā)不可收拾。就這樣，Ｋ代理沖浪一小時，卻一點有用的信息都沒有查到。2007年某就業(yè)網(wǎng)站所做的問卷調查顯示，上班族在上班時間最常做的小動作就是瀏覽網(wǎng)絡新聞。

營銷部的Ｃ代理利用Power point制作明天的提案，設定內容架構之后，需要完成具體的頁面構造。但是Ｃ代理對首頁的設計不甚滿意，他覺得首頁是提案的門面，必須做到完美。于是他上網(wǎng)搜尋，希望找到不錯的幻燈片設計來應用在他的提案上。他找到幾種方案，甚至還動用了專業(yè)的圖像編輯軟件，對這個首頁傾注了極大的心力。當他終于對首頁設計感到滿意時，已經(jīng)快要下班了。Ｃ代理瞬間感到渾身無力。他需要制作出大約30頁的提案數(shù)據(jù)，可現(xiàn)在才完成了一頁。

當目前的工作很無聊或是進展困難時，人們很容易陷入一些無關信息的誘惑里。雖然在這個過程中，有時候會產生不錯的想法，或是得到意外的收獲，但事情往往不會這么順利。我們認為，評估一個人對所負責的工作的努力程度，是要看他投入了多少時間和心力。但這其實是種顯而易見的錯覺，這不是投資時間多寡的問題。我們應該保證在要求的時間內完成任務，然后再考慮提升質量。自己要先忠于任務的本質，而不是盲目地追求特殊信息或是在形式上的花哨。

·如果完成不了任務，在細節(jié)上做得再好也沒有意義。

判斷時間浪費的標準

第一，為了非生產性的事情花費過多的時間時。

當你從事一些身邊隨手可得的娛樂時，就是一種時間浪費。譬如看電視，這是一種既無法開發(fā)自身能力，也無法完全投入進去的休閑娛樂，所以長時間看電視就是浪費時間。

第二，短時間內可完成卻花費過多的時間時。

像打掃、洗澡、看報紙這一類的事情，雖然有其必要性，但都不需要花太多的時間。要是連這種事都能占據(jù)你很多時間，那你可用的時間就所剩無幾了。

第三，把效率最高的時間用在不太重要的事情上時。

把一些不著急的事情，或者聊天、看報紙等雜事放在工作效率最高的時間內進行時，就是一種時間浪費。

第四，雖然是重要的事情，卻沒有考慮周全便著手去做時。

有些事雖然是必須的，但你沒有冷靜地評估過，就憑著一股意志和沖勁蠻干，這也是一種時間浪費。不做整體評估就沖動行事，最后變成無用功的概率非常高。

不要太相信電子郵件

電子郵件是我們日常生活和商務往來中非常重要的通訊方式。雖然快遞及傳真也同樣被大家使用，但在使用的頻率以及信息傳達的效率層面上，還是不及電子郵件。在信息的收發(fā)上，幾乎不需要任何花費，方便而且傳送速度快，電子郵件日后必定會成為大量被利用的通訊媒介。

但是，即便它有許多優(yōu)點，也還是不要過于信任電子郵件。

這里說別太信任電子郵件，意思是不要認為發(fā)郵件給對方，對方就一定會收到。這跟傳真的狀況一樣，一般來說，傳真發(fā)送過去后，我們會再打電話去確認。因為對方?jīng)]有收到完整的信息和根本沒收到傳真的情況時有發(fā)生。

電子郵件也是一樣的。在傳送重要的信息時，發(fā)過郵件后最好再向對方確認是否已經(jīng)成功接收?，F(xiàn)在有很多事情都是以電子文檔的形態(tài)做信息交換，那就一定會使用到電子郵件。如果你認為電子郵件發(fā)送成功后就萬事大吉，而沒有進一步做確認工作的話，很有可能會產生問題。當然，不太重要的信件就沒有再確認的必要了。

發(fā)送電子郵件時，為什么一定要透過這么煩瑣的程序呢？雖然原因很多，但這里只列舉其中重要的幾項理由：

第一，許多企業(yè)的計算機系統(tǒng)出于系統(tǒng)安全的考慮，會事先阻擋可疑信件。許多指定的信件，和包含了廣告性質文字的信件、系統(tǒng)信件，在收件者看到前已經(jīng)被當做垃圾郵件被過濾掉了。如果你的信件被不小心歸入垃圾信件，那對方看到的可能性會很低。

第二，如果收信者的收件箱已滿，那你所發(fā)送的信件就無法被儲存了。通過電子郵件發(fā)送附件時容量較大，很容易導致收件箱空間不足。如果對方?jīng)]有及時清理的話，就無法收到你發(fā)送的重要文件。

第三，也許對方?jīng)]有時刻查收郵箱的習慣。雖然你在發(fā)信時巴不得對方馬上就查收并回復你的信件，但這只不過是你的一相情愿罷了。

正因如此，當你利用電子郵件的方式發(fā)送重要文件時，一定要事后打個確認電話。

發(fā)送電子郵件時，還有一點需要注意。在郵件內容中最好避免一些敏感字眼，因為對方無法確切地掌握到你書寫時的情緒，所以一些無心的話語往往會造成誤解，尤其是發(fā)送一些有關不滿情緒的信件時，要注意遣詞造句，不要讓沖突擴大化。不妨在文章中加上表情符號，這樣更能表達出你的情緒。雖然感覺像在開玩笑，但反正電子郵件本來就不是正式的文書，所以就不必拘泥于形式了。

·電子郵件使用起來迅捷，但不意味著你發(fā)送的郵件也能被對方快速地收到。