不要掉進(jìn)無關(guān)信息的陷阱中

在執(zhí)行工作時(shí)，時(shí)常會(huì)因?yàn)槟承┬袨槎速M(fèi)過多時(shí)間。營業(yè)部的K代理因?yàn)椴邉澃傅男枰?，必須收集一些資料，于是便上網(wǎng)進(jìn)行查詢。在搜尋新聞報(bào)道的過程中，他眼角瞄到了一個(gè)“部長和上班族的幸福指數(shù)第一名”的標(biāo)題。他還沒有找到自己需要的資料，但看到這個(gè)有趣的新聞標(biāo)題，就不自覺地點(diǎn)擊進(jìn)去，仔細(xì)看起來。而這則新聞下面又有其他相關(guān)的鏈接，他便一發(fā)不可收拾。就這樣，Ｋ代理沖浪一小時(shí)，卻一點(diǎn)有用的信息都沒有查到。2007年某就業(yè)網(wǎng)站所做的問卷調(diào)查顯示，上班族在上班時(shí)間最常做的小動(dòng)作就是瀏覽網(wǎng)絡(luò)新聞。

營銷部的Ｃ代理利用Power point制作明天的提案，設(shè)定內(nèi)容架構(gòu)之后，需要完成具體的頁面構(gòu)造。但是Ｃ代理對(duì)首頁的設(shè)計(jì)不甚滿意，他覺得首頁是提案的門面，必須做到完美。于是他上網(wǎng)搜尋，希望找到不錯(cuò)的幻燈片設(shè)計(jì)來應(yīng)用在他的提案上。他找到幾種方案，甚至還動(dòng)用了專業(yè)的圖像編輯軟件，對(duì)這個(gè)首頁傾注了極大的心力。當(dāng)他終于對(duì)首頁設(shè)計(jì)感到滿意時(shí)，已經(jīng)快要下班了。Ｃ代理瞬間感到渾身無力。他需要制作出大約30頁的提案數(shù)據(jù)，可現(xiàn)在才完成了一頁。

當(dāng)目前的工作很無聊或是進(jìn)展困難時(shí)，人們很容易陷入一些無關(guān)信息的誘惑里。雖然在這個(gè)過程中，有時(shí)候會(huì)產(chǎn)生不錯(cuò)的想法，或是得到意外的收獲，但事情往往不會(huì)這么順利。我們認(rèn)為，評(píng)估一個(gè)人對(duì)所負(fù)責(zé)的工作的努力程度，是要看他投入了多少時(shí)間和心力。但這其實(shí)是種顯而易見的錯(cuò)覺，這不是投資時(shí)間多寡的問題。我們應(yīng)該保證在要求的時(shí)間內(nèi)完成任務(wù)，然后再考慮提升質(zhì)量。自己要先忠于任務(wù)的本質(zhì)，而不是盲目地追求特殊信息或是在形式上的花哨。

·如果完成不了任務(wù)，在細(xì)節(jié)上做得再好也沒有意義。

判斷時(shí)間浪費(fèi)的標(biāo)準(zhǔn)

第一，為了非生產(chǎn)性的事情花費(fèi)過多的時(shí)間時(shí)。

當(dāng)你從事一些身邊隨手可得的娛樂時(shí)，就是一種時(shí)間浪費(fèi)。譬如看電視，這是一種既無法開發(fā)自身能力，也無法完全投入進(jìn)去的休閑娛樂，所以長時(shí)間看電視就是浪費(fèi)時(shí)間。

第二，短時(shí)間內(nèi)可完成卻花費(fèi)過多的時(shí)間時(shí)。

像打掃、洗澡、看報(bào)紙這一類的事情，雖然有其必要性，但都不需要花太多的時(shí)間。要是連這種事都能占據(jù)你很多時(shí)間，那你可用的時(shí)間就所剩無幾了。

第三，把效率最高的時(shí)間用在不太重要的事情上時(shí)。

把一些不著急的事情，或者聊天、看報(bào)紙等雜事放在工作效率最高的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行時(shí)，就是一種時(shí)間浪費(fèi)。

第四，雖然是重要的事情，卻沒有考慮周全便著手去做時(shí)。

有些事雖然是必須的，但你沒有冷靜地評(píng)估過，就憑著一股意志和沖勁蠻干，這也是一種時(shí)間浪費(fèi)。不做整體評(píng)估就沖動(dòng)行事，最后變成無用功的概率非常高。

不要太相信電子郵件

電子郵件是我們?nèi)粘Ｉ詈蜕虅?wù)往來中非常重要的通訊方式。雖然快遞及傳真也同樣被大家使用，但在使用的頻率以及信息傳達(dá)的效率層面上，還是不及電子郵件。在信息的收發(fā)上，幾乎不需要任何花費(fèi)，方便而且傳送速度快，電子郵件日后必定會(huì)成為大量被利用的通訊媒介。

但是，即便它有許多優(yōu)點(diǎn)，也還是不要過于信任電子郵件。

這里說別太信任電子郵件，意思是不要認(rèn)為發(fā)郵件給對(duì)方，對(duì)方就一定會(huì)收到。這跟傳真的狀況一樣，一般來說，傳真發(fā)送過去后，我們會(huì)再打電話去確認(rèn)。因?yàn)閷?duì)方?jīng)]有收到完整的信息和根本沒收到傳真的情況時(shí)有發(fā)生。

電子郵件也是一樣的。在傳送重要的信息時(shí)，發(fā)過郵件后最好再向?qū)Ψ酱_認(rèn)是否已經(jīng)成功接收?，F(xiàn)在有很多事情都是以電子文檔的形態(tài)做信息交換，那就一定會(huì)使用到電子郵件。如果你認(rèn)為電子郵件發(fā)送成功后就萬事大吉，而沒有進(jìn)一步做確認(rèn)工作的話，很有可能會(huì)產(chǎn)生問題。當(dāng)然，不太重要的信件就沒有再確認(rèn)的必要了。

發(fā)送電子郵件時(shí)，為什么一定要透過這么煩瑣的程序呢？雖然原因很多，但這里只列舉其中重要的幾項(xiàng)理由：

第一，許多企業(yè)的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)出于系統(tǒng)安全的考慮，會(huì)事先阻擋可疑信件。許多指定的信件，和包含了廣告性質(zhì)文字的信件、系統(tǒng)信件，在收件者看到前已經(jīng)被當(dāng)做垃圾郵件被過濾掉了。如果你的信件被不小心歸入垃圾信件，那對(duì)方看到的可能性會(huì)很低。

第二，如果收信者的收件箱已滿，那你所發(fā)送的信件就無法被儲(chǔ)存了。通過電子郵件發(fā)送附件時(shí)容量較大，很容易導(dǎo)致收件箱空間不足。如果對(duì)方?jīng)]有及時(shí)清理的話，就無法收到你發(fā)送的重要文件。

第三，也許對(duì)方?jīng)]有時(shí)刻查收郵箱的習(xí)慣。雖然你在發(fā)信時(shí)巴不得對(duì)方馬上就查收并回復(fù)你的信件，但這只不過是你的一相情愿罷了。

正因如此，當(dāng)你利用電子郵件的方式發(fā)送重要文件時(shí)，一定要事后打個(gè)確認(rèn)電話。

發(fā)送電子郵件時(shí)，還有一點(diǎn)需要注意。在郵件內(nèi)容中最好避免一些敏感字眼，因?yàn)閷?duì)方無法確切地掌握到你書寫時(shí)的情緒，所以一些無心的話語往往會(huì)造成誤解，尤其是發(fā)送一些有關(guān)不滿情緒的信件時(shí)，要注意遣詞造句，不要讓沖突擴(kuò)大化。不妨在文章中加上表情符號(hào)，這樣更能表達(dá)出你的情緒。雖然感覺像在開玩笑，但反正電子郵件本來就不是正式的文書，所以就不必拘泥于形式了。

·電子郵件使用起來迅捷，但不意味著你發(fā)送的郵件也能被對(duì)方快速地收到。