標(biāo)簽。

當(dāng)然，給電子郵件自動添加標(biāo)簽并不意味著我就不用去看那些郵件了。不過這樣可以幫我區(qū)分收看郵件的優(yōu)先次序，決定哪些郵件該看，該在什么時候看。如果郵件送達(dá)時沒有自動添加標(biāo)簽，我就不知道哪些郵件該先看，那樣我會不堪重負(fù)。

用標(biāo)簽來過濾Gmail郵件，這在某種程度上類似于我上大學(xué)時用彩筆過濾教科書上的內(nèi)容。這種做法使我得以迅速集中精力在重要內(nèi)容上，從而忽略在當(dāng)時來說相對次要的內(nèi)容。Gmail過濾器是我在組織管理生活中的信息流時所采用的最重要的步驟。試試這個辦法吧！設(shè)置過濾只需幾分鐘的時間，但是好處很大。

不管你怎么看它，Gmail郵箱中的標(biāo)簽要比文件夾靈活得多，也有效得多。你覺得還是不夠方便嗎？考慮這樣一種情況：如果在“Outlook 2007”的文件夾中存放了一大堆電子郵件，后來覺得這個文件夾已經(jīng)沒有意義了，你可以給它換個名字?？墒?，如果想把其中的郵件放回到收件箱的根目錄下，或者轉(zhuǎn)移到其他文件夾中，你必須實(shí)實(shí)在在地把它們拖出來，然后再放置到新家中，這可是要耗費(fèi)光陰的事情。

然而，使用Gmail，只要你愿意，隨時可以刪除標(biāo)簽，也可以對標(biāo)簽重新命名，根本不會影響標(biāo)簽對應(yīng)的那些郵件。你根本不需要在文件夾中轉(zhuǎn)移郵件，因?yàn)樗鼈儚膩砭蜎]有被放入文件夾。最為重要的是，一般郵件系統(tǒng)很難或者說不可能把一封電子郵件同時放在兩個或兩個以上的文件夾中。而在Gmail郵箱中，就像我在討論“寫書資料”和“待辦”標(biāo)簽時所說的，你想給一封電子郵件加多少標(biāo)簽，就能給它加多少。Gmail的郵件標(biāo)簽是一個組織管理郵件信息的彈性系統(tǒng)，根本不必浪費(fèi)時間和精力去實(shí)際處理那些郵件。

Gmail的會話功能

在Gmail郵箱中創(chuàng)建標(biāo)簽和過濾器

Gmail的標(biāo)簽和過濾器是一對令人稱奇的搭檔。二者一起使用的時候，可以自動管理大部分電子郵件，從而更容易查找需要的內(nèi)容，操作方法如下。

1．先創(chuàng)建標(biāo)簽。創(chuàng)建標(biāo)簽有幾種方式，最簡單的辦法就是打開一個想要添加標(biāo)簽的郵件，選定“標(biāo)簽”這個下拉菜單，隨后輸入擬創(chuàng)建標(biāo)簽的名字。在你輸入名字的時候，Gmail會在輸入框的下方顯示標(biāo)簽名字。選定Gmail顯示出來的這個名字，即可創(chuàng)建一個新的標(biāo)簽，并添加到這封郵件上，這些事情一步即可完成。

還有一件事：你可以給標(biāo)簽設(shè)定顏色，以便添加標(biāo)簽的電子郵件會在擁擠的郵箱里一目了然。例如，我把“寫書資料”標(biāo)簽設(shè)成紅色。這樣一來，任何一封跟本書寫作有關(guān)的郵件都會迅速引起我的注意。要添加顏色，單擊標(biāo)簽列表左側(cè)的空白區(qū)域。這個動作會打開一個菜單，其中包括添加顏色之類的選項(xiàng)。只是不要設(shè)太多標(biāo)簽顏色。假如所有的標(biāo)簽都是彩色的，那就達(dá)不到以顏色來突出標(biāo)簽的目的。

2．一旦有了一些標(biāo)簽，就是開始創(chuàng)建過濾器的時候了。就跟創(chuàng)建標(biāo)簽一樣，設(shè)置過濾器也有不止一種辦法。最簡單的辦法就是在打開電子郵件的時候設(shè)置，將來的郵件也可以采用類似的過濾方式。例如，假定你正在閱讀朋友尼克發(fā)來的郵件，并且想把來自尼克的所有郵件都加上“朋友”標(biāo)簽。為實(shí)現(xiàn)這個功能，可以在打開尼克所發(fā)郵件的時候點(diǎn)擊“其他操作”下拉菜單，隨后點(diǎn)擊“添加標(biāo)簽：朋友”選項(xiàng)。你也可以為過濾器添加諸如特定字詞之類的過濾標(biāo)準(zhǔn)。然后點(diǎn)擊“下一步”按鈕。此時在“應(yīng)用標(biāo)簽”之前打鉤，然后從下拉式菜單給出的選項(xiàng)中選定想要使用的標(biāo)簽（也可以隨時在標(biāo)簽列表中添加新的標(biāo)簽）。Gmail允許對以往的電子郵件追加標(biāo)簽，同樣也可以為將來的郵件添加標(biāo)簽。作完這些操作之后，點(diǎn)擊“創(chuàng)建過濾器”，即大功告成。

不過技術(shù)就是技術(shù)，在你讀到這些內(nèi)容的時候，操作可能會有所不同。

Gmail郵箱除了標(biāo)簽和過濾功能，還能以其他的方式幫助我組織管理自己的電子郵件。

如果你有一個Gmail賬戶（如果還沒有，強(qiáng)烈建議你申請一個），你就知道Gmail能自動把彼此相關(guān)的電子郵件劃分為一段段會話。每一封電子郵件及其回復(fù)郵件都會按時間順序安排為連續(xù)的會話，最近的信息出現(xiàn)在最下邊。如果你給我發(fā)送一封郵件，我再給你回復(fù)一封郵件，然后你再給我回復(fù)一封郵件，那這三封郵件就會在Gmail郵箱中組合為一段會話。這就意味著，在缺省情況下，Gmail會自動為電子郵件加上上下文環(huán)境（現(xiàn)在你應(yīng)該知道上下文對我有多重要了吧），從而讓我得以迅速了解一封電子郵件的緣起如何，參與者都有誰，關(guān)于這個主題的最新說法是什么。

我舉個例子，就能看出這是多么節(jié)省時間的功能。假設(shè)由于某種原因，我對某個問題一直毫不知情。在我上線的時候，發(fā)現(xiàn)有好幾封關(guān)于這個問題的郵件。在這個時候，我不會把所有的郵件一一看過，以便決定應(yīng)該采取什么行動，而是直接找到有關(guān)這個主題的最新郵件。這個郵件通常會告訴我需要了解什么，起碼也能讓我知道關(guān)于這個問題的最新進(jìn)展是什么。通過這樣一種方式，如果發(fā)現(xiàn)有人已經(jīng)在這個問題上采取了行動，我會對這個問題有一個正確的看法，而不會枉費(fèi)時間去重復(fù)別人的努力。如果此時不能確定自己該怎么做，我可以跳到開頭或中間部分去尋找答案，而不必在不計(jì)其數(shù)的各種郵件中一一翻檢。

電子郵件的會話安排，還能幫助你確保不會回錯郵件。比如說你離開辦公室大約一小時，其間沒有查收電子郵件。等你回來的時候，你發(fā)現(xiàn)老板給你和你的幾個同事發(fā)了一封郵件，詢問某件事情。就在查看郵件的同時，你寫好了回復(fù)郵件。就在這時，你往下拖動滾動條，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)有同事回復(fù)了這封郵件，并抄送給你。突然之間，你發(fā)覺自己不是在回答問題，而是多此一舉。此外，對于這個原本沒有必要回復(fù)的郵件，你已經(jīng)浪費(fèi)了草擬回復(fù)內(nèi)容的時間和精力?？墒怯辛薌mail，你就會看到在你回復(fù)之前老板收到的所有回復(fù)。這種功能讓我避免了多少尷尬，真是說不清楚。

在Gmail地址上填個加號

我在使用Gmail郵箱時，還有一個很好的功能經(jīng)常用到，那就是給電子郵件地址填上“+”。給別人發(fā)郵件的時候，在自己Gmail郵箱地址上添加一個“+”，這種方法可以自動過濾掉那些未必是垃圾郵件卻由于來自不同的郵箱而難以過濾的電子郵件。

考慮一下網(wǎng)上購物時的情況。你買東西的每一個網(wǎng)站都想留下你的電子郵件地址，以便給你發(fā)送貨款收據(jù)、送貨通知之類信息。不過可以肯定，它們也會利用你提供的郵件地址向你發(fā)送打折票券、促銷信息之類內(nèi)容，甚至發(fā)送垃圾郵件。由于來自這些網(wǎng)站的郵件可能包含有關(guān)你購買產(chǎn)品的重要信息，因此把這些網(wǎng)站加入垃圾郵件的黑名單并不是一個好的解決辦法。此外，這些郵件可能來自多個郵箱（當(dāng)然都出自同一個網(wǎng)站），因而難以事先預(yù)知，也不容易設(shè)置過濾條件。另一方面，你又不愿意讓電子商務(wù)網(wǎng)站發(fā)送的垃圾郵件充斥自己的郵箱。

在這種情況下，你可以有別的選擇。你可以針對每一個購物公司創(chuàng)建一個電子郵箱。這個辦法效率不高，容易造成混亂，而且也會占用別人想用的郵箱地址。其實(shí)你不必這么辦，只要在Gmail郵箱地址后面填個加號就可以了。