有些人郵箱里的郵件始終不多，可能是迫不得已。在很多公司，企業(yè)郵箱里的郵件數(shù)量受到限制。采用Outlook/Exchange模式時，限制郵件數(shù)量是一種普遍現(xiàn)象，因為存儲系統(tǒng)費用較高。這就要求用戶定期刪除郵件，或者歸檔保存（把電子郵件變成彼此分離的壓縮形式的Outlook文件），從而為公司的郵件服務(wù)器釋放存儲空間—這是你必須采取的另一個步驟。

使用Gmail，你就不必擔(dān)心這些問題。在Gmail郵箱中，你用不著把郵件放置在任何一個文件夾中。事實上，Gmail甚至都沒有文件夾。相反，你可以把所有郵件都留在郵箱中。以后在你需要找到某封電子郵件的時候，直接在郵箱中搜索就可以。因為Gmail在網(wǎng)絡(luò)上保存了所有的電子郵件，所以你可以隨時隨地訪問它們。

類似于文件夾，Gmail郵箱中有標(biāo)簽。從某種意義上說，標(biāo)簽跟其他電子郵件系統(tǒng)中的文件夾差不多，只是這種實現(xiàn)辦法更好一些。我在Gmail郵箱中創(chuàng)建標(biāo)簽，然后通過手動方式，也可以通過自動方式，將標(biāo)簽實際應(yīng)用于所有郵件。有了標(biāo)簽技術(shù)，我可以給郵件分類，形象直觀地將其掃描成為附加特定標(biāo)簽的文件，從而縮小電子郵件的搜索范圍。

下面簡要說明Gmail標(biāo)簽的工作機制。假定我要找某封電子郵件當(dāng)中跟本書有關(guān)的內(nèi)容，我不需要確定一個關(guān)鍵詞來幫我搜索信息。我只需單擊在Gmail信箱中創(chuàng)建的“寫書資料”（Book Stuff）標(biāo)簽，這個標(biāo)簽就能自動應(yīng)用到我跟合著作者吉姆及編輯塔莉亞之間的所有往來郵件。

在我點擊“寫書資料”標(biāo)簽時，Gmail郵箱中所有加了這個標(biāo)簽的郵件馬上就會排成一個列表，就像列隊等待長官檢閱的部隊一樣。沒有添加“寫書資料”標(biāo)簽的所有郵件此時會自動過濾，不出現(xiàn)在視野之中，這樣我就只需關(guān)注加了“寫書資料”標(biāo)簽的郵件即可。此后點擊“收件箱”鏈接，又能再次看到郵箱里的所有郵件，日期最近的郵件出現(xiàn)在最上邊。

Gmail最出眾的地方在于：跟大部分電子郵件系統(tǒng)不同，它并沒有一封郵件只能存放到一個文件夾中的限制，而是允許你給郵件添加多個標(biāo)簽。這個功能讓我在存儲和組織電子郵件時有了很大的靈活性。例如，通過我在Gmail郵箱中設(shè)置的過濾器，大部分跟本書有關(guān)的郵件都會自動貼上“寫書資料”的標(biāo)簽。（稍后我會解釋過濾器的設(shè)置及其與標(biāo)簽的配合。）但我還可以繼續(xù)給那些郵件添加別的標(biāo)簽。

我還有一個十分有用且頻頻使用的“待辦”（To Do）標(biāo)簽。這個標(biāo)簽應(yīng)用于各種各樣的電子郵件—有些跟本書寫作有關(guān)，不過還有很多跟本書沒有關(guān)系。顯然，所有這些郵件標(biāo)注了“待辦”這個共同標(biāo)簽，意味著需要我做點什么。那么，當(dāng)我想要快速查看一下跟本書有關(guān)的待辦事項的時候，我會在Gmail郵箱的搜索框中輸入如下內(nèi)容：label：book stuff label：to do。（在Gmail中查找郵件的思路跟在Google搜索中的技巧一樣。）Gmail隨即過濾掉所有沒加“寫書資料”和“待辦”標(biāo)簽的郵件，余下的郵件會自動生成一個跟本書有關(guān)的待辦事項列表。

把Gmail中的標(biāo)簽看做不同文件夾的結(jié)合，可以使其發(fā)揮最佳作用。Gmail郵箱中的過濾器是一種規(guī)則，可以自動應(yīng)用于電子郵件，比如來自吉姆和塔莉亞的郵件在接收時都會自動加上“寫書資料”的