紙質(zhì)傳媒依然重要，不過……

你可以看到，雖然我喜好技術(shù)，我也相信數(shù)字設(shè)備通常是最有效的信息存儲方式，但紙張依然是我生活中的重要組成部分。紙張聽起來可能是落伍了，但在我開發(fā)的諸如用彩筆過濾信息之類的組織方法中，它卻處在核心地位。那些方法伴隨我度過了艱難歲月，幫助我克服了誦讀困難癥帶來的種種挑戰(zhàn)，使我得以先在學術(shù)界，后在商界取得成功。

這就是說，我認識到紙質(zhì)工具有一些內(nèi)在的缺點。我也知道，作為一個社會，我們在很多領(lǐng)域都需要向前發(fā)展，超越紙張，因為我們過去使用紙質(zhì)工具的一些方式會耗費我們原本可以節(jié)省下來用在別處的時間和精力。

前面提到過我跟紙張的關(guān)系很復雜吧？

我在這里并不是要告訴你，相對數(shù)字設(shè)備而言，紙質(zhì)工具什么時候該用，什么時候不該用。那是只有你自己才能作出的決定。我在這里所說的主旨在于，在你作這些決定的時候，心中要記著相關(guān)信息的目標。針對需要處理的信息，你要確定什么時候最有可能用到，如何去使用，需要保存的期限是多長，以及你打算與誰共享。然后找出一套自己能夠堅持執(zhí)行的、合理方便的辦法。

一定要記住，僅僅因為過去一直都是這么做，因而現(xiàn)在還是這么做，這可不是一個好主意。事實上，從第二章的描述中可以知道，這是一個典型的壞主意。決定要用紙質(zhì)工具還是數(shù)字工具的時候，應(yīng)該以所處理信息的真正目標為基礎(chǔ)，而不是根據(jù)依戀情結(jié)、長期習慣、年齡偏好或恐懼情緒作判斷。如果你真想提高效率，就要在自己的天地中挑戰(zhàn)一貫遵行的信息組織方式，去迎接新型組織方式。

你一定要知道的

組織個人信息時，很難決定什么時候用紙質(zhì)工具，什么時候用數(shù)字工具，原因如下。

在隨時記錄信息方面，紙張是一個極好的工具。不過，紙質(zhì)工具也有很多局限，特別是跟數(shù)字信息存儲方式比較，局限尤其明顯。

依戀情結(jié)、長期習慣、年齡偏好以及信任問題也會影響我們選擇哪種工具來組織信息。

我們正處于從紙質(zhì)工具向數(shù)字工具過渡的過程中。一些機構(gòu)并沒有讓這種過渡來得更容易。電子文檔只是紙質(zhì)文檔的翻版而已，因而無法發(fā)掘新興傳媒更好地滿足人們要求的方式。

在任何時候，都要盡可能地利用生活中處理信息的目標來引導存儲信息的方式—是以紙質(zhì)形式存儲，還是以數(shù)字形式存儲。

何時使用紙質(zhì)工具

記在紙上是觸發(fā)靈感、計上心來的好辦法。如果你的目標是解決某個問題或提出一種想法，那就把你想到的隨時寫在紙上，然后撕下紙貼起來，讓寫有相關(guān)內(nèi)容的紙片靠在一起，這樣可以幫助你縱觀全局，把握主題。

如果目標是記住或者真正吸收信息，那就把它打印出來，而不是對著電腦顯示器看。在紙上可以注意到從電子文檔上無法捕捉到的內(nèi)容。

如果頭腦中考慮的事情很雜亂，那么把它們寫到紙上。這個辦法簡便易行，可以幫助你理清思路。

要確保使用數(shù)字格式的信息比用紙質(zhì)信息更高效。賬單就是一個典型的實例。管理電子賬單要比使用紙質(zhì)賬單更費勁。

把紙質(zhì)形式的法務(wù)文檔存放在安全的地方。不過也要給自己發(fā)封電子郵件，以提示自己這些文件放在哪里，同時要把法務(wù)文檔的PDF版本作為附件。有誰應(yīng)該掌握這些文件的副本并且應(yīng)該知道原始文件的存放位置，也可以把電子郵件抄送給他們。

隨身攜帶一個小記事本。不能在電腦或手機上輸入文字的時候，你可能需要這樣一個小本來快速記事。

什么時候選用數(shù)字工具

當有很多隨機信息的時候，或者需要與別人共享信息的時候，應(yīng)該首選數(shù)字化信息存儲，而不是使用紙張工具。采用數(shù)字化信息存儲，會有更多的信息訪問方式，你也不大可能找不到信息，信息共享和信息搜索都很容易實現(xiàn)。

雖然應(yīng)該保存（諸如遺囑與合同之類）重要文件或機密文件的紙質(zhì)版本，但也應(yīng)該留存其電子版本，以備原始文件丟失或損毀時使用。這些電子文件同樣也可以快速搜索查看。

可以考慮把較為重要的文檔存放到網(wǎng)上，這樣就不必擔心信息的存儲介質(zhì)日后會過時和遭到淘汰。

如有可能，盡量使用語音信息轉(zhuǎn)換成文本內(nèi)容的業(yè)務(wù)。這樣就不必在收聽語音信息的時候手忙腳亂地作記錄。這還能提供一個可搜索的書面文檔，便于與別人共享。