雖然如此，有些公司還是要求出差申請以及批復都采用紙質文檔。他們的初衷是要確保員工不會飛到紐約去“培訓”，也不會飛到夏威夷去開“展銷會”。這個目的很好。不過我認為，在無紙化系統中完成出差報批，實現上述目標并不太難。

在Google公司成立之初，公司要求員工報銷開支時提交紙質單據。后來，公司簡化了報銷程序。如果要出差，先給主管發(fā)一封電子郵件，說明出差時間和理由。出差回來以后，把申請出差的那封電子郵件內容打印出來，連同差旅支出發(fā)票一并提交上去，以便報銷費用。到最后，Google公司進一步簡化了報銷流程：把發(fā)票等單據掃描下來，制作成PDF文檔，連同報銷申請一并作為電子郵件發(fā)送出去即可。這是一套十分簡單而又行之有效的報銷制度。不過時間的腳步在不停地前進，到我離開的時候，Google公司已經是一個規(guī)模比以前大得多的公司，員工出差報銷有了一個更加復雜的流程，涉及數據庫中的許多內容，需要多個主管批準。遺憾的是，這要浪費更多的紙張。

說到底，在出差審批之類事務中，很多企業(yè)之所以不采用無紙化系統，不是因為它們不信任無紙化系統，也不是因為它們看不到無紙化的好處，而是因為它們抗拒變革。結果，公司員工在差旅申請及報銷方面耗費了不必要的精力和時間。請注意，我沒有說耗費大量的精力和時間?？墒牵@都是可以投入到更有效率的活動中的時間和精力啊。所有低效率的制度疊加在一起，成本就開始攀升。

從紙張到電子文檔的尷尬過渡

此時此刻，我們大概正處于從紙張過渡到電子文檔這一過程中的某個位置上。這個過程令人困惑，因為我們搞不清楚何去何從。銀行、學校、企業(yè)以及政府部門等機構絲毫沒有讓這個過渡過程變得簡單一些。這是因為，它們仍然把過去適用于紙質文檔的那套辦法應用于電子文件。

遺憾的是，類似這種尷尬的過渡其實很正常。想想傳媒領域發(fā)生的重大轉變吧。最早的廣播節(jié)目不過就是有人在那里念新聞、做廣告，跟每天出版的報紙多年來的做法一模一樣。無獨有偶，最早的電視節(jié)目，尤其是預算較少的地方電視臺節(jié)目，播音員像柱子一樣立在麥克風前面念新聞，就跟原來的電臺廣播一樣。再到后來，很多播客一開始只是一個人在那里念自己寫的博文或其他的什么東西（現在一些播客還是這樣）。

這是完全可以理解的。上述過渡都是一些巨大的變革，人們需要一段時間去消化吸收?？墒牵绻覀儾荒苷{整舊有的通信方式，使之更好地適應新興傳媒，我們就無法發(fā)掘這種傳媒與生俱來的能量和好處。

我們正在經歷的這場從紙質文檔到電子文檔的過渡進程也沒有什么不同。由于這一過渡在金融部門進行得異常痛苦，我們下面還以賬單為例說明問題。

我的活期賬戶實際上就是一個貨幣市場基金。因此，我的紙質賬單上總是會列出上一個月的證券交易記錄。老實說，我并不關心那些交易。我只是想驗證一下自己簽字的欠款是否已經還清，存入的款項是否都有記錄。

我可以登錄金融機構的網站，選擇自己關注的起訖日期，在線查看賬戶余額和欠款金額?？墒?，不能利用這種方式下載信息。如果要下載，必須下載與紙質賬單相對應的電子文檔，其中包括我并不關心的所有交易信息。這是令人失望的現象，因為金融領域的領軍企業(yè)都沒有想到利用數字化形式發(fā)布信息。為客戶提供不同的下載選擇，允許他們自主選擇電子賬單上出現的信息，這種功能是可以實現的。但是，金融機構卻沒有考慮客戶實際上怎么會想要獲得這樣的信息，也沒有考慮如何利用電子賬單這種新興傳媒滿足他們的需要。相反，金融機構只是簡單地提供跟紙質賬單完全一樣的內容，所不同的只是數字化形式而已。