(11)忌老生常談過(guò)時(shí)的主題。那些會(huì)使人在心里想“又來(lái)了”的話題并不是好的話題。
(12)忌說(shuō)沒(méi)有品位的笑話。無(wú)聊的笑話自然引不起別人的興趣,常說(shuō)無(wú)聊笑話的人會(huì)被認(rèn)為是缺乏自信與能力的人,只有用這種方式才能吸引別人的注意力。
(13)忌傳播別人的謠言。工作中常有很多機(jī)會(huì)散布對(duì)他人前途不利的謠言,當(dāng)你要開(kāi)始談?wù)撨@些閑話之前請(qǐng)先思考一下:無(wú)論是“添油加醋”,還是這些內(nèi)容可能都是真的,一旦說(shuō)出口都會(huì)對(duì)他人造成傷害。
接打電話禮儀
電話是現(xiàn)代通訊的主要工具,由于它傳遞信息迅速、使用方便、效率高,所以被推廣到各個(gè)領(lǐng)域。通過(guò)對(duì)電話禮儀的掌握程度,可以評(píng)價(jià)一個(gè)人工作能力的強(qiáng)弱。由此看來(lái),要想做個(gè)出色的職業(yè)人,掌握電話禮儀是十分必要的。
1.打電話的禮儀要訣
(1)時(shí)間。打電話的最佳時(shí)機(jī)是上午8:00~11:30,下午2:30~5:30。沒(méi)有緊急事件,最好不要選擇最佳時(shí)機(jī)以外的時(shí)間,以免打擾別人休息。同時(shí),還應(yīng)注意各個(gè)國(guó)家和地區(qū)的時(shí)間差,以便選擇最佳時(shí)間進(jìn)行電話聯(lián)系。
(2)文明性語(yǔ)言。在電話交流中,語(yǔ)言是表情達(dá)意、增進(jìn)感情的載體,也唯有通過(guò)語(yǔ)言才能體現(xiàn)出一個(gè)人的文化修養(yǎng)與素質(zhì)。因此要特別注意文明性語(yǔ)言的使用。與對(duì)方通話時(shí),要彬彬有禮、熱情大方。如不小心打錯(cuò)電話,不要大呼小叫,發(fā)出刺耳的聲音,然后“啪”地掛掉電話。應(yīng)該及時(shí)向?qū)Ψ秸嬲\(chéng)地道歉:“很不好意思,我打錯(cuò)電話了。請(qǐng)別見(jiàn)怪?!比缓?,再掛掉電話,重新?lián)芴?hào)。如果態(tài)度生硬,沒(méi)有禮貌地掛掉電話,對(duì)方會(huì)認(rèn)為你沒(méi)有規(guī)矩,不懂得禮貌。
(3)致告別語(yǔ)。電話交流結(jié)束以后,告別語(yǔ)一般由打電話一方提出來(lái)。如果對(duì)方是長(zhǎng)輩、上級(jí)、貴賓或女性,應(yīng)等對(duì)方掛掉電話以后,再將話筒放下,以免讓對(duì)方覺(jué)得你不懂得禮儀。
(4)語(yǔ)氣與情緒。在電話交談過(guò)程中,一個(gè)人的語(yǔ)氣、語(yǔ)調(diào)可以體現(xiàn)出細(xì)致微妙的情感。不要讓不良情緒影響打電話的效果,打電話前應(yīng)調(diào)整好情緒。切忌急躁、煩惱、不安,否則會(huì)影響對(duì)方的情緒,從而產(chǎn)生不舒服的感覺(jué)。保持良好的心情,這樣即使對(duì)方看不見(jiàn)你,但是從歡快的語(yǔ)調(diào)中也會(huì)被你感染,給對(duì)方留下極佳的印象。由于面部表情會(huì)影響聲音的變化,所以即使在電話中,也要抱著“對(duì)方看著我”的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。
(5)控制打電話的時(shí)間。給別人打電話時(shí),一定要在最短的時(shí)間內(nèi)表達(dá)你的主要目的,整個(gè)過(guò)程中要保持輕松、友善的態(tài)度,然后禮貌地結(jié)束。電話交談所持續(xù)的時(shí)間以3~5分鐘為宜。如果此次談話需要的時(shí)間較長(zhǎng),應(yīng)先征詢對(duì)方的意見(jiàn),確定對(duì)方是否方便接聽(tīng)你的電話,如果對(duì)方同意與你交談再步入正題,倘若對(duì)方有很重要的事情要做,無(wú)暇與你長(zhǎng)談,還需另約時(shí)間。
(6)環(huán)境因素。嘈雜的環(huán)境不適合打電話。如果你與對(duì)方通話時(shí),旁人的說(shuō)笑聲、吃東西的聲音會(huì)傳入話筒,影響傾聽(tīng)效果,這會(huì)令接電話者產(chǎn)生厭煩的感覺(jué)。
(7)求人辦事,要承擔(dān)電話費(fèi)。如果你需要求某人幫你辦事,要主動(dòng)承擔(dān)電話費(fèi),換句話說(shuō),就是將電話打過(guò)去。例如,如果你身在北京,要請(qǐng)一位外地朋友幫你辦事,這時(shí)你應(yīng)該主動(dòng)給對(duì)方打電話。如果對(duì)方?jīng)]有時(shí)間或剛好不在,此時(shí),應(yīng)另外選擇時(shí)間給對(duì)方打電話,最好不要要求對(duì)方給你回電話,因?yàn)槟闱笕嗽谙?,再讓?duì)方承擔(dān)電話費(fèi),這就未免有些失禮了。
2.接電話的注意事項(xiàng)
(1)鈴響即接?,F(xiàn)代社會(huì),工作節(jié)奏越來(lái)越快,業(yè)務(wù)繁忙,桌上往往會(huì)有兩三部電話,聽(tīng)到電話鈴聲,應(yīng)準(zhǔn)確迅速地拿起聽(tīng)筒,最好在電話響過(guò)三聲后立即接聽(tīng)。電話鈴聲響一聲大約3秒鐘,若長(zhǎng)時(shí)間無(wú)人接電話,讓對(duì)方久等是很不禮貌的。即便電話離自己很遠(yuǎn),聽(tīng)到電話鈴聲后,附近沒(méi)有其他人,也應(yīng)該用最快的速度拿起聽(tīng)筒。如果電話鈴聲響過(guò)五聲才拿起話筒,應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼浮H綦娫掆徛曧懥嗽S久,接起電話只是“喂”了一聲,對(duì)方會(huì)感到十分不滿,而且對(duì)公司的工作效率十分懷疑,只會(huì)給對(duì)方留下惡劣的印象。
(2)準(zhǔn)備好筆和本。電話機(jī)旁應(yīng)準(zhǔn)備一個(gè)本子和一支筆,方便記錄重要事務(wù)和電話號(hào)碼,以免需要時(shí)現(xiàn)場(chǎng)翻找,耽誤時(shí)間。
(3)口齒清晰。接聽(tīng)電話時(shí)口齒要清晰,說(shuō)話要簡(jiǎn)潔明了。嘴里不能含東西,也不可一邊接電話一邊吃東西或與身旁人談話,否則是不禮貌的。談到人名、地名、數(shù)字或重要的句子時(shí),應(yīng)放慢速度,最好再重復(fù)一遍,方便對(duì)方記錄。倘若對(duì)方向你詢問(wèn)一些一時(shí)不好解答的事情時(shí),你可以婉轉(zhuǎn)地轉(zhuǎn)移話題或另約時(shí)間,以免說(shuō)錯(cuò)話或得罪人。
(4)接聽(tīng)電話要專(zhuān)注。接聽(tīng)電話時(shí),要專(zhuān)心傾聽(tīng)對(duì)方在說(shuō)些什么。不要一邊看電視、報(bào)紙、雜志一邊接電話,這樣容易忽略對(duì)方所談的內(nèi)容。當(dāng)你再次詢問(wèn)對(duì)方的講話內(nèi)容時(shí),對(duì)方會(huì)認(rèn)為你是有意怠慢他,對(duì)他不夠尊重。