新聞發(fā)布會(huì)儀式的禮儀

禮儀是為人處事的根本，是企業(yè)發(fā)展的前提。就新聞發(fā)布會(huì)而言，禮儀在其中起了很重要的作用，它決定著新聞發(fā)布會(huì)的成敗，從而影響著企業(yè)形象的塑造和發(fā)展前途。

1．準(zhǔn)備階段

企業(yè)欲發(fā)布重大新聞往往要舉行新聞發(fā)布會(huì)，邀請(qǐng)相關(guān)新聞單位的記者參加，這是企業(yè)宣傳的一個(gè)重要渠道。這就要求，企業(yè)在舉辦新聞發(fā)布會(huì)前必須做好準(zhǔn)備，需要考慮如下幾方面問題。

(1)新聞價(jià)值。

舉辦新聞發(fā)布會(huì)前，必須慎重考慮將要發(fā)布的新聞是否有新聞價(jià)值，是否值得發(fā)布，發(fā)出以后能否起到吸引讀者、觀眾的作用。

(2)確定新聞發(fā)布會(huì)的舉辦時(shí)間。

新聞發(fā)布會(huì)的舉辦日期很重要，舉辦之前首先要考慮到這一點(diǎn)，然后再根據(jù)實(shí)際情況，確定日期和時(shí)間。值得注意的是，新聞發(fā)布會(huì)在選擇日期和時(shí)間上，一定要考慮到外界因素，如果當(dāng)時(shí)、當(dāng)?shù)剡€有其他的重大活動(dòng)，最好避開，以免影響效果。此外，要確認(rèn)不會(huì)有其他更重要的新聞，避開突發(fā)性事件，如地震、龍卷風(fēng)等。因?yàn)槎鄶?shù)平面媒體刊出新聞的時(shí)間是在獲得信息的第二天，因此要把發(fā)布會(huì)的時(shí)間安排在周一、周二、周三的下午為宜，會(huì)議時(shí)間保證在1小時(shí)左右，這樣可以相對(duì)保證發(fā)布會(huì)的現(xiàn)場(chǎng)效果和會(huì)后見報(bào)效果。

(3)選擇場(chǎng)地。

場(chǎng)地可以選擇在戶外，也可以選擇在室內(nèi)。多數(shù)的新聞發(fā)布會(huì)都選擇在室內(nèi)舉行。根據(jù)發(fā)布會(huì)規(guī)模的大小，室內(nèi)的新聞發(fā)布會(huì)可以直接安排在企業(yè)的辦公場(chǎng)所或者選擇酒店。酒店有不同的星級(jí)，從企業(yè)形象的角度來說，重要的發(fā)布會(huì)宜選擇五星級(jí)或四星級(jí)酒店。在選擇酒店時(shí)，還要考慮酒店的地點(diǎn)，包括離主要媒體、重要人物的距離遠(yuǎn)近，交通是否便利等。

(4)做好事前準(zhǔn)備工作。

第一，為來賓和記者安排好休息、工作的場(chǎng)所。

第二，根據(jù)新聞發(fā)布會(huì)的參加人數(shù)，選擇面積適中的會(huì)議廳。將主席臺(tái)布置好，包括投影設(shè)備、電源、胸部麥克風(fēng)、遠(yuǎn)程麥克風(fēng)等。同時(shí)，也要提前做好背景布置工作。主題背景板，內(nèi)容含主題和會(huì)議日期等，有的會(huì)寫上召開的城市，顏色、字體注意美觀大方。此外，酒店外圍也要做適當(dāng)?shù)牟贾?，如在酒店外布置橫幅、豎幅、飄空氣球和拱形門等。

第三，準(zhǔn)備好宴會(huì)所需物品。新聞發(fā)布會(huì)結(jié)束后舉辦雞尾酒會(huì)、茶話會(huì)在當(dāng)今已經(jīng)成為一種趨勢(shì)，目的是給企業(yè)相關(guān)人員和記者創(chuàng)造聯(lián)絡(luò)感情的空間，促進(jìn)雙方的感情交流。

第四，印制請(qǐng)柬。請(qǐng)柬問題不可小視，那是禮儀的重要象征。一般情況下，請(qǐng)柬上面應(yīng)注明新聞發(fā)布會(huì)的日期、地點(diǎn)、舉辦機(jī)構(gòu)和電話號(hào)碼以及目的。值得注意的是，被邀請(qǐng)者的姓名要寫得整齊美觀，不能潦草，以免給人以不敬的感覺。請(qǐng)柬寫好后，對(duì)于重要人物最好請(qǐng)專人送達(dá)。

(5)準(zhǔn)備相關(guān)文字材料。

在新聞發(fā)布會(huì)上，回答記者提出的問題是必要的，但僅是回答問題還不夠，還要準(zhǔn)備足夠的文字材料供記者尋找新聞線索，發(fā)布新聞。準(zhǔn)備文字材料的前提是要保證材料的正確性。

在舉行新聞發(fā)布會(huì)之前，尤其要注意對(duì)媒體和記者的邀請(qǐng)。邀請(qǐng)的技巧很重要，既要吸引記者參加，又不能過多透露將要發(fā)布的新聞。在媒體邀請(qǐng)的密度上，既不能過多，也不能過少。一般企業(yè)應(yīng)該邀請(qǐng)與自己聯(lián)系比較緊密的商業(yè)領(lǐng)域的記者參加，如果現(xiàn)場(chǎng)氣氛熱烈，應(yīng)該關(guān)照平面媒體記者與攝影記者一起前往。

邀請(qǐng)的時(shí)間一般以提前3～5天為宜，發(fā)布會(huì)前一天可做適當(dāng)?shù)奶嵝?。?lián)系比較多的媒體記者可以采取直接電話邀請(qǐng)的方式。相對(duì)不是很熟悉的媒體或發(fā)布內(nèi)容比較嚴(yán)肅、莊重時(shí)可以采取書面邀請(qǐng)函的方式。適當(dāng)?shù)刂圃鞈夷羁梢晕浾邔?duì)發(fā)布會(huì)新聞的興趣，一種可選的方式是開會(huì)前不透露新聞，給記者一個(gè)驚喜?！拔乙诘谝粫r(shí)間把這則消息報(bào)道出來”的想法促使很多媒體都在趕寫新聞。如果事先就透露出去，用記者的行話說就是“新聞資源已被破壞”，看到別的報(bào)紙已經(jīng)報(bào)道出來了，寫新聞的熱情就會(huì)大大減弱，甚至不想再發(fā)布。無論一個(gè)企業(yè)與某些報(bào)社的記者多么熟悉，在新聞發(fā)布會(huì)之前，都不可以將重大的新聞內(nèi)容透漏出去。在記者邀請(qǐng)的過程中必須注意，一定邀請(qǐng)新聞?dòng)浾撸荒苎?qǐng)媒體的廣告業(yè)務(wù)部門人員。有時(shí)，媒體廣告人員希望借助發(fā)布會(huì)的時(shí)機(jī)進(jìn)行業(yè)務(wù)聯(lián)系，并作出也可幫助發(fā)稿的承諾，此時(shí)必須進(jìn)行回絕。