2.安排簽約人員

安排簽約人員要根據(jù)合同的重要程度而定，如果所簽合同非常重要，應(yīng)選擇組織中的最高負(fù)責(zé)人；如果合同不是十分重要，可選擇具體部門(mén)負(fù)責(zé)人。在確定簽字人選的同時(shí)，還要為其選擇一個(gè)助簽人員，以便探討合同中的細(xì)節(jié)問(wèn)題。其他參與洽談人員的人數(shù)根據(jù)工作需要確定。注意雙方人數(shù)最好大體相等。

3.簽約的基本程序

(1)宣布開(kāi)始。

當(dāng)有關(guān)簽約人員全部進(jìn)入簽字會(huì)場(chǎng)，在各自位置上就座以后，便可宣布簽字儀式開(kāi)始。

(2)簽署文件。

通常的做法是，先簽署己方保存的合同文本，然后再簽署對(duì)方保存的合同文本。簽字時(shí)由助簽人協(xié)助翻開(kāi)文本，指明簽字處。各方應(yīng)首先在己方的文本上簽字，再交由他方簽署，交換的工作應(yīng)由助簽人來(lái)完成。在己方文本上簽字時(shí)，應(yīng)當(dāng)使自己名列首位，這樣在次序排列上可以使有關(guān)各方都有機(jī)會(huì)居于首位，以示各方平等。在禮儀上，這種做法被稱為“輪換制”。如果簽署的是多邊合同，一般由主方代表先簽字，然后依一定次序由各方代表簽字。

(3)簽署完畢。

簽字結(jié)束以后，還需將合同文本互相交換，簽字人相互握手以示祝賀，在全場(chǎng)人員熱烈的掌聲中，簽約儀式完畢。為了給簽字儀式增添喜慶氣氛，還可以當(dāng)場(chǎng)開(kāi)啟香檳以示慶祝。

一般情況下，雙方簽訂的商務(wù)合同，在提交相關(guān)部門(mén)公證以后才能正式生效。

記者招待會(huì)禮儀

記者招待會(huì)是建立公共關(guān)系的最好形式，通過(guò)記者的宣傳，可以為企業(yè)或個(gè)人塑造良好的社會(huì)形象，提高社會(huì)聲望，因此適時(shí)地舉行記者招待會(huì)是一件具有實(shí)際意義的活動(dòng)。既然記者招待會(huì)的作用如此巨大，如果你需要籌備或參加公司的記者招待會(huì)，就應(yīng)該以正確的態(tài)度對(duì)待，注意記者招待會(huì)的禮儀。

1．招待會(huì)準(zhǔn)備工作

（1）明確目的。在召開(kāi)記者招待會(huì)前，主辦者應(yīng)確立記者招待會(huì)的主題，仔細(xì)斟酌該主題新聞價(jià)值的大小，能不能引起大眾的注意等，只有將這些因素考慮清楚，才能確保記者招待會(huì)得到圓滿成功。根據(jù)記者招待會(huì)的特點(diǎn)，在招待會(huì)舉行之前必須對(duì)所要發(fā)布的消息是否重要、是否具有廣泛傳播的新聞價(jià)值及新聞發(fā)布的緊迫性與最佳時(shí)機(jī)進(jìn)行分析和研究。只有在確認(rèn)召開(kāi)的必要性和可能性后，才可決定召開(kāi)記者招待會(huì)。一般地說(shuō)，組織舉行招待會(huì)的原因，有以下幾方面：出現(xiàn)緊急情況，如爆炸事件、恐怖事件、起火事件等；企業(yè)新產(chǎn)品的開(kāi)發(fā)和投產(chǎn)；組織對(duì)社會(huì)作出重大貢獻(xiàn)或善事；推出影響社會(huì)的新措施；企業(yè)的開(kāi)張、關(guān)閉、合并、轉(zhuǎn)產(chǎn)；組織的重大慶典等。只有明確招待會(huì)的目的，接下來(lái)的工作才能有條不紊地進(jìn)行。

(2)確定邀請(qǐng)對(duì)象。記者招待會(huì)的主體是新聞?dòng)浾?，所以在召開(kāi)前需要提前確定邀請(qǐng)對(duì)象。由于新聞媒體的人事變動(dòng)很大，所以必須核查清楚再邀請(qǐng)，以免因請(qǐng)錯(cuò)對(duì)象而得罪人。應(yīng)邀者的范圍應(yīng)視問(wèn)題涉及的范圍或事件發(fā)生的地點(diǎn)而定。如事件在某城市發(fā)生，一般就請(qǐng)當(dāng)?shù)氐男侣動(dòng)浾叩綍?huì)。同時(shí)還要注意邀請(qǐng)的記者應(yīng)該有較大的覆蓋面，既要有報(bào)紙、雜志方面的記者，也要有廣播、電視方面的記者；既要有文字方面的記者，也要有攝影方面的記者。

(3)發(fā)放邀請(qǐng)函。邀請(qǐng)函最好提前7天發(fā)放到記者手中，以方便記者安排時(shí)間。注意：在記者招待會(huì)召開(kāi)前1～2天再用電話通知一次被邀請(qǐng)者，確保到場(chǎng)記者人數(shù)。

(4)準(zhǔn)備新聞稿和相關(guān)資料。在記者招待會(huì)上，主辦者除了要回答記者的相關(guān)問(wèn)題，還應(yīng)準(zhǔn)備一些相關(guān)材料，前提是確保材料的真實(shí)性。記者招待會(huì)需用的資料主要有兩個(gè)方面：一是會(huì)上發(fā)言人的發(fā)言提綱和報(bào)道提綱；二是有關(guān)的輔助材料。前者應(yīng)在會(huì)前根據(jù)會(huì)議主題，組織熟悉情況的人成立專門(mén)的小組負(fù)責(zé)起草。其內(nèi)容要求全面、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明扼要，主題突出。發(fā)言人的發(fā)言提綱和報(bào)道提綱的內(nèi)容在組織內(nèi)部通報(bào)一下，統(tǒng)一口徑，以免引起記者猜疑，對(duì)所要宣傳的事情產(chǎn)生不利的影響。

(5)把握時(shí)間和地點(diǎn)。記者招待會(huì)的時(shí)間由主辦單位決定，記者招待會(huì)的日期，應(yīng)盡量避開(kāi)節(jié)假日和有重大社會(huì)活動(dòng)的日子，以免記者不能參加會(huì)議，影響招待會(huì)的效果。應(yīng)在記者招待會(huì)當(dāng)天下午5點(diǎn)鐘以前結(jié)束，因?yàn)椋话阈侣劯寮?點(diǎn)鐘都要截稿。

記者招待會(huì)地點(diǎn)選擇的原則是交通便利、停車較方便、環(huán)境清靜。同時(shí)在地點(diǎn)選擇上主要的考慮重點(diǎn)是要給記者創(chuàng)造各種方便采訪的條件。例如：是否具備錄像、拍攝的輔助燈光，視聽(tīng)輔助工具，對(duì)企業(yè)或個(gè)人而言有百利而無(wú)一害，所以在舉辦記者招待會(huì)時(shí)，一定要注重禮儀，以免得罪記者，產(chǎn)生不必要的矛盾。