2.安排簽約人員

安排簽約人員要根據(jù)合同的重要程度而定，如果所簽合同非常重要，應選擇組織中的最高負責人；如果合同不是十分重要，可選擇具體部門負責人。在確定簽字人選的同時，還要為其選擇一個助簽人員，以便探討合同中的細節(jié)問題。其他參與洽談人員的人數(shù)根據(jù)工作需要確定。注意雙方人數(shù)最好大體相等。

3.簽約的基本程序

(1)宣布開始。

當有關簽約人員全部進入簽字會場，在各自位置上就座以后，便可宣布簽字儀式開始。

(2)簽署文件。

通常的做法是，先簽署己方保存的合同文本，然后再簽署對方保存的合同文本。簽字時由助簽人協(xié)助翻開文本，指明簽字處。各方應首先在己方的文本上簽字，再交由他方簽署，交換的工作應由助簽人來完成。在己方文本上簽字時，應當使自己名列首位，這樣在次序排列上可以使有關各方都有機會居于首位，以示各方平等。在禮儀上，這種做法被稱為“輪換制”。如果簽署的是多邊合同，一般由主方代表先簽字，然后依一定次序由各方代表簽字。

(3)簽署完畢。

簽字結束以后，還需將合同文本互相交換，簽字人相互握手以示祝賀，在全場人員熱烈的掌聲中，簽約儀式完畢。為了給簽字儀式增添喜慶氣氛，還可以當場開啟香檳以示慶祝。

一般情況下，雙方簽訂的商務合同，在提交相關部門公證以后才能正式生效。

記者招待會禮儀

記者招待會是建立公共關系的最好形式，通過記者的宣傳，可以為企業(yè)或個人塑造良好的社會形象，提高社會聲望，因此適時地舉行記者招待會是一件具有實際意義的活動。既然記者招待會的作用如此巨大，如果你需要籌備或參加公司的記者招待會，就應該以正確的態(tài)度對待，注意記者招待會的禮儀。

1．招待會準備工作

（1）明確目的。在召開記者招待會前，主辦者應確立記者招待會的主題，仔細斟酌該主題新聞價值的大小，能不能引起大眾的注意等，只有將這些因素考慮清楚，才能確保記者招待會得到圓滿成功。根據(jù)記者招待會的特點，在招待會舉行之前必須對所要發(fā)布的消息是否重要、是否具有廣泛傳播的新聞價值及新聞發(fā)布的緊迫性與最佳時機進行分析和研究。只有在確認召開的必要性和可能性后，才可決定召開記者招待會。一般地說，組織舉行招待會的原因，有以下幾方面：出現(xiàn)緊急情況，如爆炸事件、恐怖事件、起火事件等；企業(yè)新產品的開發(fā)和投產；組織對社會作出重大貢獻或善事；推出影響社會的新措施；企業(yè)的開張、關閉、合并、轉產；組織的重大慶典等。只有明確招待會的目的，接下來的工作才能有條不紊地進行。

(2)確定邀請對象。記者招待會的主體是新聞記者，所以在召開前需要提前確定邀請對象。由于新聞媒體的人事變動很大，所以必須核查清楚再邀請，以免因請錯對象而得罪人。應邀者的范圍應視問題涉及的范圍或事件發(fā)生的地點而定。如事件在某城市發(fā)生，一般就請當?shù)氐男侣動浾叩綍?。同時還要注意邀請的記者應該有較大的覆蓋面，既要有報紙、雜志方面的記者，也要有廣播、電視方面的記者；既要有文字方面的記者，也要有攝影方面的記者。

(3)發(fā)放邀請函。邀請函最好提前7天發(fā)放到記者手中，以方便記者安排時間。注意：在記者招待會召開前1～2天再用電話通知一次被邀請者，確保到場記者人數(shù)。

(4)準備新聞稿和相關資料。在記者招待會上，主辦者除了要回答記者的相關問題，還應準備一些相關材料，前提是確保材料的真實性。記者招待會需用的資料主要有兩個方面：一是會上發(fā)言人的發(fā)言提綱和報道提綱；二是有關的輔助材料。前者應在會前根據(jù)會議主題，組織熟悉情況的人成立專門的小組負責起草。其內容要求全面、準確、簡明扼要，主題突出。發(fā)言人的發(fā)言提綱和報道提綱的內容在組織內部通報一下，統(tǒng)一口徑，以免引起記者猜疑，對所要宣傳的事情產生不利的影響。

(5)把握時間和地點。記者招待會的時間由主辦單位決定，記者招待會的日期，應盡量避開節(jié)假日和有重大社會活動的日子，以免記者不能參加會議，影響招待會的效果。應在記者招待會當天下午5點鐘以前結束，因為，一般新聞稿件在5點鐘都要截稿。

記者招待會地點選擇的原則是交通便利、停車較方便、環(huán)境清靜。同時在地點選擇上主要的考慮重點是要給記者創(chuàng)造各種方便采訪的條件。例如：是否具備錄像、拍攝的輔助燈光，視聽輔助工具，對企業(yè)或個人而言有百利而無一害，所以在舉辦記者招待會時，一定要注重禮儀，以免得罪記者，產生不必要的矛盾。