第二，采購(gòu)會(huì)議用品。會(huì)議召開期間少不了筆、墨、紙張、名片、文件夾、飲料和聲像用具等，這些會(huì)議必需品在召開前都應(yīng)該準(zhǔn)備齊全。此外，還要根據(jù)會(huì)議的需要，決定會(huì)議是否需要組織參觀、小型便宴等活動(dòng)，提前做相應(yīng)的準(zhǔn)備。

2.會(huì)議期間的禮儀規(guī)范

負(fù)責(zé)會(huì)議具體工作的相關(guān)人員，在會(huì)議召開期間要做好下列工作。

(1)迎賓。如果單位召開的會(huì)議比較正規(guī)，在舉行會(huì)議期間，需要安排迎賓人員，在會(huì)場(chǎng)內(nèi)外負(fù)責(zé)迎送、引導(dǎo)、陪同參會(huì)人員。重點(diǎn)照顧單位邀請(qǐng)的貴賓及老、弱、病、殘、孕者。對(duì)參會(huì)人員的要求，要盡可能地滿足，力求做到有求必應(yīng)。

(2)簽到。目前公司簽到的方式一般有三種情況：一是簽名報(bào)到；二是刷卡報(bào)到；三是交券報(bào)到。會(huì)議召開期間，負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作的工作人員，應(yīng)做好本職工作，并及時(shí)向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。以便掌握到會(huì)人數(shù)，維護(hù)會(huì)場(chǎng)紀(jì)律。

(3)安排飲食。如果會(huì)議歷時(shí)較長(zhǎng)，會(huì)議中間應(yīng)為參會(huì)者準(zhǔn)備好工作餐，同時(shí)，提供衛(wèi)生可口的飲料。飲料選擇以便捷、衛(wèi)生為主，最好不要選擇頻頻續(xù)水的飲料。對(duì)于外地來賓，還應(yīng)為其準(zhǔn)備好住宿的地方，一般選在交通方便、清靜、整潔的位置。

(4)做好會(huì)議記錄。正規(guī)的工作會(huì)議，需要有專門負(fù)責(zé)記錄會(huì)議內(nèi)容的工作人員，記錄方式有筆錄、打印、錄音和錄像等。

會(huì)議記錄的內(nèi)容一般包括：會(huì)議名稱、出席人數(shù)、列席人、主持人、記錄人、時(shí)間、地點(diǎn)、發(fā)言內(nèi)容、討論事項(xiàng)、臨時(shí)動(dòng)議和所做出的決定等。記錄時(shí)要力求做到條理清楚、整齊、準(zhǔn)確。

同時(shí)，要準(zhǔn)確記錄會(huì)議內(nèi)容，包括會(huì)議議題、會(huì)議發(fā)言、會(huì)議結(jié)論等。會(huì)議內(nèi)容是會(huì)議記錄的重點(diǎn)，記錄時(shí)必須聚精會(huì)神，邊聽邊記，耳、腦、手并用，不能因注意力分散而出現(xiàn)疏漏。

3.會(huì)議會(huì)場(chǎng)的禁忌

在會(huì)議會(huì)場(chǎng)，與會(huì)人員應(yīng)該注意以下一些事項(xiàng)。

(1)會(huì)場(chǎng)與會(huì)人員應(yīng)避免使用過于濃重的香水。

(2)與會(huì)人員應(yīng)盡量避免休閑服飾，應(yīng)選擇保守樣式的西裝，女士應(yīng)避免穿著緊身衣參會(huì)，發(fā)型發(fā)飾應(yīng)整齊美觀。

(3)會(huì)議發(fā)言時(shí)，聽眾的手機(jī)要關(guān)機(jī)或者調(diào)成振動(dòng)，不要打電話或者接聽電話，如果確實(shí)有重要的事情，可以輕輕地離開座位，走到會(huì)場(chǎng)外。

(4)會(huì)議進(jìn)行中參會(huì)人員要注意體態(tài)，禁止擺出任何懶散和消極怠慢的姿態(tài)，不要打哈欠、伸懶腰、挖耳、挖鼻、搔頭、打嗝、咳嗽等。

(5)有人發(fā)言時(shí)，觀眾應(yīng)盡量減少飲水次數(shù)，以示對(duì)發(fā)言人的尊重。