第二，采購會議用品。會議召開期間少不了筆、墨、紙張、名片、文件夾、飲料和聲像用具等，這些會議必需品在召開前都應該準備齊全。此外，還要根據(jù)會議的需要，決定會議是否需要組織參觀、小型便宴等活動，提前做相應的準備。

2.會議期間的禮儀規(guī)范

負責會議具體工作的相關(guān)人員，在會議召開期間要做好下列工作。

(1)迎賓。如果單位召開的會議比較正規(guī)，在舉行會議期間，需要安排迎賓人員，在會場內(nèi)外負責迎送、引導、陪同參會人員。重點照顧單位邀請的貴賓及老、弱、病、殘、孕者。對參會人員的要求，要盡可能地滿足，力求做到有求必應。

(2)簽到。目前公司簽到的方式一般有三種情況：一是簽名報到；二是刷卡報到；三是交券報到。會議召開期間，負責此項工作的工作人員，應做好本職工作，并及時向有關(guān)領(lǐng)導匯報。以便掌握到會人數(shù)，維護會場紀律。

(3)安排飲食。如果會議歷時較長，會議中間應為參會者準備好工作餐，同時，提供衛(wèi)生可口的飲料。飲料選擇以便捷、衛(wèi)生為主，最好不要選擇頻頻續(xù)水的飲料。對于外地來賓，還應為其準備好住宿的地方，一般選在交通方便、清靜、整潔的位置。

(4)做好會議記錄。正規(guī)的工作會議，需要有專門負責記錄會議內(nèi)容的工作人員，記錄方式有筆錄、打印、錄音和錄像等。

會議記錄的內(nèi)容一般包括：會議名稱、出席人數(shù)、列席人、主持人、記錄人、時間、地點、發(fā)言內(nèi)容、討論事項、臨時動議和所做出的決定等。記錄時要力求做到條理清楚、整齊、準確。

同時，要準確記錄會議內(nèi)容，包括會議議題、會議發(fā)言、會議結(jié)論等。會議內(nèi)容是會議記錄的重點，記錄時必須聚精會神，邊聽邊記，耳、腦、手并用，不能因注意力分散而出現(xiàn)疏漏。

3.會議會場的禁忌

在會議會場，與會人員應該注意以下一些事項。

(1)會場與會人員應避免使用過于濃重的香水。

(2)與會人員應盡量避免休閑服飾，應選擇保守樣式的西裝，女士應避免穿著緊身衣參會，發(fā)型發(fā)飾應整齊美觀。

(3)會議發(fā)言時，聽眾的手機要關(guān)機或者調(diào)成振動，不要打電話或者接聽電話，如果確實有重要的事情，可以輕輕地離開座位，走到會場外。

(4)會議進行中參會人員要注意體態(tài)，禁止擺出任何懶散和消極怠慢的姿態(tài)，不要打哈欠、伸懶腰、挖耳、挖鼻、搔頭、打嗝、咳嗽等。

(5)有人發(fā)言時，觀眾應盡量減少飲水次數(shù)，以示對發(fā)言人的尊重。