工作會議的禮儀

工作會議是指工作單位的領(lǐng)導(dǎo)人，將員工組織起來，就某些專門問題進(jìn)行研究、討論，必要時做出決定的一種社會活動形式。不論企業(yè)單位還是事業(yè)單位，召開工作會議都是十分平常的事。因此，作為一名工作人員必須掌握會議的相關(guān)禮儀。

1.會前禮儀

無論何種會議，會前準(zhǔn)備工作都很重要，一般包括如下幾個方面。

(1)擬定工作會議主題。在舉行工作會議之前，作為領(lǐng)導(dǎo)必須先確定好會議主題，包括會議名稱。主題確定后，作為負(fù)責(zé)籌備會議的工作人員，則應(yīng)圍繞會議主題，策劃會議的規(guī)模、時間、議程等事項。注意分工要明確，將任務(wù)具體分配到各個人身上。

(2)擬發(fā)通知。會議舉行之前，負(fù)責(zé)籌備會議的工作人員要提前通知各參會者，如果需要邀請兄弟單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或嘉賓，還需要以正規(guī)的形式向其發(fā)出邀請函，并派專人送達(dá)。會議通知必須寫明開會的時間、地點及會議主題和會議參加者等內(nèi)容。擬發(fā)會議通知時應(yīng)注意以下兩個方面。

第一，通知內(nèi)容具體、詳細(xì)。工作會議通知內(nèi)容一般包括：標(biāo)題、主題、會議時間、出席對象、報到時間、報到地點等七個要點。會議時間一般不應(yīng)選擇在重大節(jié)日和假日，因為這些日子是與會者的休息日。為了使會議參加者能對自己的工作做好安排，有的會議通知還應(yīng)寫明閉會時間。擬寫通知時，應(yīng)保證其完整性和規(guī)范性。

第二，把握好送達(dá)時間。會議通知擬寫好以后，需要及時通知參會者，不得拖延時間，以免出現(xiàn)缺席現(xiàn)象。所以，發(fā)會議通知要提前一定的時間，以便會議參加者有所準(zhǔn)備。根據(jù)會議的內(nèi)容和參加者的地點，會議通知可采用張貼的辦法，也可郵寄。郵寄會議通知時在信封上寫明“會議通知，收到急轉(zhuǎn)”的字樣，以免中途耽擱。對外地的會議參加者，有關(guān)住宿和差旅費等問題都應(yīng)一一寫明，以免造成不必要的麻煩。

(3)準(zhǔn)備好文件材料。會議文件材料應(yīng)該在會議舉行前準(zhǔn)備好，單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對文件材料的擬定應(yīng)仔細(xì)斟酌。主要包括會議的議程、開幕詞、閉幕詞、主題報告、大會決議、典型材料、背景介紹等。需要在會前下發(fā)的文件，及時發(fā)放給參會者。

(4)常規(guī)性準(zhǔn)備。工作會議召開之前，具體細(xì)節(jié)問題不能忽視，如布置會場、會議用品的采購等。

第一，布置會場。首先要選擇好會議召開的場地。會場的大小，要根據(jù)會議內(nèi)容和參加的人數(shù)而定。會場的布置也要和會議的內(nèi)容相稱。在一些大型會議的廣場或門口還應(yīng)該張貼“歡迎”之類的告示。如果會場不易尋找，應(yīng)在附近安設(shè)路標(biāo)以作指引。將會議所需的桌椅擺放整齊，所需用品準(zhǔn)備齊全，如空調(diào)、通風(fēng)設(shè)備、錄音、攝像機等。注意提前調(diào)試好會議所需用品，以免會議召開后出現(xiàn)麻煩。會標(biāo)因在主席臺上方，一般紅底白字或黑字，字要端莊大方，兩列或四周可布置一些帶有鼓動性、號召性的標(biāo)語。座位的安排應(yīng)根據(jù)會議的類型，選擇圓形會場排列或長方形、正方形、對稱形、凹字形等座位排列。擺設(shè)方面，應(yīng)根據(jù)會議類型擺設(shè)，烘托會議氣氛。例如：座談會、協(xié)商會應(yīng)體現(xiàn)和諧、平等的氣氛，慶祝會應(yīng)布置得喜氣洋洋。會場布置應(yīng)注意顏色的心理效果和花草、盆景的擺設(shè)。

此外，還要正確安排主席臺的座次，我國目前的慣例是：前排高于后排，中央高于兩側(cè)，左座高于右座。凡屬重要會議，應(yīng)先在主席臺每位就座者身前的桌子上，擺放好寫有其本人姓名的桌簽。排列聽眾席的座次，目前主要有兩種方法：一是按指定區(qū)域統(tǒng)一就座；二是自由就座。