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第三章 年輕人一定要懂得的商務禮儀(1)

年輕人一定要懂得的社交禮儀 作者:冠誠


商務接待禮儀

隨著經(jīng)濟的快速發(fā)展,商務往來的頻率也逐漸加快了。商務接待工作也越來越重要。商務接待分為兩個階段,每個階段都有不同的禮儀要求。

1.準備階段

接到來客通知后,首先,要了解來客人數(shù)、工作單位、級別、性別、姓名和職業(yè)等。其次,要了解客人來訪的目的、要求,以方便制定接待方案。方案內(nèi)容大致包括以下幾點:

第一,按照客人的基本情況,決定接待人員的分組,詳細地列出陪同人員及迎送人員名單。

第二,準備好即將啟用的交通工具,預算支出費用。

第三,制定出接待過程中的活動方式及日程安排。接待方案制定好以后,報送企業(yè)領導審批。

在客人到來之前,按照客人的習慣、興趣愛好安排食宿。以交通便利、吃住方便為原則,制定具體的安排計劃。值得注意的是,為客人準備的住宿環(huán)境必須整潔、安靜。

2.正式接待階段

(1)迎接客人。要按照客人身份、職務等級的不同安排相應的人士迎接,級別較高、身份較高的客人,企業(yè)有關領導應該親自迎接,對于一般客人,可以由部門經(jīng)理或總經(jīng)理秘書代為迎接。

在迎接客人時,一般情況下,服務人員在工作崗位上均應站立迎客。即使是允許就座,當顧客光臨時,亦應起身相迎。而站立迎客時,最重要的是注意站立到位,即服務人員主動站立于不但可以照看本人負責的服務區(qū)域,而且易于觀察顧客、拉近顧客與顧客距離的位置。實行柜臺服務時,有所謂“一人站中間,兩人站兩邊,三人站一線”之說。意思是,一個柜臺,如果只有一名服務人員應站在柜臺中間;兩名服務人員應分別站立于柜臺兩側;三名或三名以上服務人員則應間距相同地站成一條直線。而實行無柜臺服務時,服務人員大都應當在門口附近站立。在站立迎客時,服務人員一般應面向顧客或是顧客來臨的方向。不允許其四處走動巡視,忙于私事或者扎堆閑聊。

(2)安頓客人??腿说诌_后,不宜立即談公事,一路奔波自然已顯疲憊,此時談公事未免有些不敬。最好先將其安頓在待客廳或會議室休息,并端上茶水或飲料等,然后告訴客人就餐地點、時間,并將自己的聯(lián)系方式留下,以便及時聯(lián)絡,而后轉身離開,給客人留下充足的休息時間和空間。

(3)組織活動。客人食宿問題解決以后,應該按照接待方案組織客人參與一系列活動,如商務洽談、參觀游覽等??腿嗽谏虅涨⒄?、游覽等活動中所提出的意見必須及時向有關領導反饋,盡可能滿足客人需求?;顒咏Y束后,安排一定的時間讓有關領導和客人見面,以示對客人的尊敬。倘若整個活動的過程中,客人都沒有見到公司領導,必然會對公司產(chǎn)生看法,影響公司的整體形象。


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