如今，管理信息化已經(jīng)不再是新鮮的概念，市場(chǎng)上關(guān)于各個(gè)行業(yè)和各類企業(yè)的管理信息系統(tǒng)已經(jīng)琳瑯滿目。

管理信息化可能不會(huì)為企業(yè)帶來什么特別的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，但是，沒有信息化的企業(yè)肯定會(huì)造成競(jìng)爭(zhēng)的劣勢(shì)。這已經(jīng)成為企業(yè)界普遍的共識(shí)。

提及管理的信息化，并非意味著每家企業(yè)都需要植入像沃爾瑪一樣龐大的數(shù)字神經(jīng)系統(tǒng)。不同業(yè)態(tài)和不同規(guī)模的企業(yè)對(duì)管理信息化的需求固然不盡相同，但就普適性的層面來說，有一類系統(tǒng)卻是通用的。它便是最近幾年興起的協(xié)同辦公系統(tǒng)，它有一個(gè)更簡(jiǎn)潔的名字，叫協(xié)同OA。

OA的出現(xiàn)已經(jīng)有20多年的歷史，它的英文全稱翻譯過來是“辦公自動(dòng)化”的意思。但近幾年興起的“協(xié)同”概念，使企業(yè)內(nèi)部各個(gè)崗位之間，甚至是企業(yè)與外部戰(zhàn)略合作企業(yè)之間均能實(shí)現(xiàn)高度敏捷的協(xié)同效應(yīng)，從而把傳統(tǒng)的OA推向一個(gè)全新的境界。

傳統(tǒng)的OA起源于政府的“無紙化自動(dòng)辦公”理念，基本上實(shí)現(xiàn)了公文流轉(zhuǎn)、電子檔案管理、人事信息、日程安排、通知公告等等必要的功能。但是，企業(yè)，尤其是大型企業(yè)的現(xiàn)實(shí)是業(yè)務(wù)流程復(fù)雜；業(yè)務(wù)之間關(guān)聯(lián)與交叉頻繁；海量信息呈線性增長(zhǎng)；共同思想的共享和積累迫在眉睫；崗位、部門、企業(yè)之間的溝通和協(xié)作越來越緊密，傳統(tǒng)OA理念在覆蓋性、協(xié)同性和靈活性方面均已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)企業(yè)發(fā)展的要求。各個(gè)相互獨(dú)立的信息或模塊之間呈現(xiàn)出公認(rèn)的“信息孤島”、“應(yīng)用孤島”和“資源孤島”三大難題。

協(xié)同OA理念及其技術(shù)的出現(xiàn)，徹底解決了上述三大難題，從而為企業(yè)建立起真正意義上的數(shù)字化神經(jīng)系統(tǒng)。

協(xié)同OA成功地在企業(yè)各種模塊或單元之間建立起基于邏輯關(guān)聯(lián)的通道，使企業(yè)可以更準(zhǔn)確、全面地了解各種信息，為決策提供更加科學(xué)的依據(jù)，同時(shí)也便于對(duì)人、財(cái)、物、信息和知識(shí)等方面的資源進(jìn)行集中管理和優(yōu)化組合。

協(xié)同OA能夠成功地在單點(diǎn)對(duì)多點(diǎn)、多點(diǎn)對(duì)多點(diǎn)、不同部門甚至不同企業(yè)之間就某項(xiàng)特殊主題，通過知識(shí)文檔、主題討論區(qū)、網(wǎng)上會(huì)議、即時(shí)溝通、任務(wù)分配、流程審批等等方式進(jìn)行協(xié)作；并將協(xié)作的過程和結(jié)果長(zhǎng)久保存下來，以便事后查閱。

更重要的是，協(xié)同OA能夠以強(qiáng)大的可定制性和可擴(kuò)展性，滿足不同企業(yè)的個(gè)性化需求，比如不同發(fā)展階段對(duì)組織結(jié)構(gòu)、人員結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)流程等方面的需求，從而為企業(yè)創(chuàng)造一個(gè)個(gè)性化、開放和靈活的辦公環(huán)境。

總而言之，協(xié)同OA超越了傳統(tǒng)OA靜態(tài)、孤立、淺層次的辦公自動(dòng)化理念，以“資源整合”為目標(biāo)，以“協(xié)同”為手段，將觸角延伸到企業(yè)管理和運(yùn)營(yíng)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，實(shí)現(xiàn)集中、靈活和高效的管理，從而有利于提升企業(yè)的整體價(jià)值創(chuàng)造能力和資源（尤其是人力資源）的利用效率。

協(xié)同OA是具備廣泛普適性的企業(yè)信息化管理的經(jīng)典模式。在這種管理模式下，企業(yè)內(nèi)各個(gè)崗位的工作都集中到協(xié)同OA的平臺(tái)上來進(jìn)行。因此，登陸這個(gè)辦公平臺(tái)是員工開始每天工作的第一個(gè)動(dòng)作。

從管理實(shí)踐的角度，可以把協(xié)同OA的優(yōu)勢(shì)歸結(jié)為三句話：使人解放、使組織透明、使空間無界。

使人解放

在企業(yè)的各個(gè)構(gòu)成要素中，人無疑是最關(guān)鍵的資源。一切價(jià)值的創(chuàng)造都需要通過人來實(shí)現(xiàn)。且不說人的技能，僅說人的時(shí)間和精力都是有限的。如何使人有限的時(shí)間和精力發(fā)揮出更大的價(jià)值，始終是企業(yè)管理中必須面對(duì)的一個(gè)主題。

但是，在傳統(tǒng)的管理形態(tài)下，人有多少時(shí)間和精力是用在價(jià)值創(chuàng)造上呢？或者說，什么樣的時(shí)間和精力分配，才能最有利于價(jià)值的創(chuàng)造？

我曾經(jīng)聽過這樣的說法：“中國(guó)企業(yè)中大多數(shù)崗位的員工，包含管理者在內(nèi)，有70%的時(shí)間或精力分配在對(duì)30%的業(yè)務(wù)處理的輔助性事務(wù)處理上?！边@個(gè)說法被我當(dāng)年所領(lǐng)導(dǎo)的“本土企業(yè)觀察研究小組”的觀察結(jié)果（2000~2005年）所證實(shí)。對(duì)這70%的時(shí)間或精力的進(jìn)一步觀察發(fā)現(xiàn)，其中的絕大部分內(nèi)容都是一些幾乎沒有任何“技術(shù)含量”的工作，比如在批準(zhǔn)對(duì)外支付一筆款項(xiàng)時(shí)，用于在大量的紙面文件中查閱相關(guān)資料。本章開篇所說的劉先生的狀態(tài)，就是這種現(xiàn)象的一個(gè)經(jīng)典縮影。