1．了解整個(gè)會(huì)議安排、議程。熟悉演講嘉賓簡歷與演講內(nèi)容，并做簡單提煉和概述。

2．駕馭會(huì)場氣氛。對(duì)整個(gè)會(huì)議主題、各發(fā)言選題之間銜接關(guān)系，可做些簡單評(píng)述并“串聯(lián)”起來。出現(xiàn)突發(fā)事件時(shí)，靈活應(yīng)對(duì)。

3．會(huì)議總負(fù)責(zé)人需做好細(xì)致的“幕后”策劃、設(shè)計(jì)和組織工作。應(yīng)備好專門的文字素材提供給主持人參考，并當(dāng)面說明會(huì)議現(xiàn)場情況和對(duì)主持人的特別提醒。

4．會(huì)議總負(fù)責(zé)人可以小紙條、便條等形式及時(shí)告知與會(huì)議主持相關(guān)的情況，如每個(gè)發(fā)言人的主題與立意、主辦單位意圖、臨時(shí)出現(xiàn)的變動(dòng)，以確保主持人很清晰地隨時(shí)掌握會(huì)議現(xiàn)場情況。不要讓主持人有模糊唐突感。

5．上午主持的時(shí)候要把下午的安排說明一下，下午要把第二天安排再強(qiáng)調(diào)一遍，以提醒與會(huì)者再次確認(rèn)會(huì)議安排，準(zhǔn)時(shí)到會(huì)（多一點(diǎn)說明、看似不經(jīng)意的提示可從心理上消減會(huì)議懶散的情緒，確保會(huì)議的嚴(yán)謹(jǐn)整齊）。

評(píng)述：會(huì)議主持人是會(huì)議的“中樞神經(jīng)系統(tǒng)”，起著承上啟下、調(diào)節(jié)會(huì)場氣氛的作用，不是簡單的“報(bào)幕人”角色，需要對(duì)整個(gè)會(huì)議主題、過程有個(gè)總體把握，引導(dǎo)會(huì)議的方向，緩解與會(huì)者可能的抱怨和誤解。會(huì)議主持的語言分寸、時(shí)間把握和對(duì)發(fā)言人的評(píng)述都很有學(xué)問可講。

小型工作會(huì)議

1．根據(jù)議程，讓某些人僅出席部分時(shí)間的會(huì)議。

2．每份資料的標(biāo)題處可注明“供參閱”、“供討論”、“供決策”等字樣，使與會(huì)者知道要在會(huì)上做什么。

3．重要領(lǐng)導(dǎo)的發(fā)言和復(fù)雜論題需要充沛精力討論的，放在會(huì)議的前部。

4．會(huì)議主席應(yīng)明確會(huì)議議程，寫下每個(gè)項(xiàng)目準(zhǔn)備達(dá)到的目標(biāo)、需要決定的討論要點(diǎn)，確定參會(huì)人員和準(zhǔn)備會(huì)議過程中需提問的問題。

5．會(huì)議議程不宜過早分發(fā)，以免有些與會(huì)者可能會(huì)忘記或丟失，提前2—3天足夠了。

6．在會(huì)議前半天應(yīng)電話再通知、提示一次。對(duì)需要準(zhǔn)備材料者應(yīng)提前一天以上做特別提醒，以引起對(duì)方重視。

7．會(huì)議結(jié)束前，主持人總結(jié)要點(diǎn)，明確每項(xiàng)任務(wù)的責(zé)任人、執(zhí)行要素、注意事項(xiàng)、完成時(shí)間、會(huì)議成果。

8．每次會(huì)議都要做筆錄，重要會(huì)議應(yīng)不晚于第3天即形成紀(jì)要發(fā)給與會(huì)者，在下一次會(huì)議時(shí)主持人可拿著上次會(huì)議紀(jì)要逐項(xiàng)對(duì)照檢查執(zhí)行情況。

9．業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)會(huì)議重點(diǎn)不在于講流水賬，而是把需要知會(huì)、需領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)、提示大家特別注意的動(dòng)向和問題、需要大家協(xié)助的事項(xiàng)等等說明清楚。座談會(huì)也需提醒每人座談主題和大致發(fā)言時(shí)間，避免一個(gè)人發(fā)言說個(gè)不停或者與主題無關(guān)。

如何找錯(cuò)

隨時(shí)隨地留意身邊每一次重大會(huì)議或其他項(xiàng)目運(yùn)作中的疏漏和差錯(cuò)。每一次總結(jié)都可暢所欲言，將任何細(xì)微差錯(cuò)、疏漏、特別提請(qǐng)注意的事項(xiàng)提出來，每個(gè)人講出來的就是具體情節(jié)和活生生的事例，是“干貨”，而不是大道理、大原則或簡單的抱怨。專人記錄，“找錯(cuò)”甚至可以作為一個(gè)“硬任務(wù)”，起初讓每一個(gè)參與者至少提出五個(gè)差錯(cuò)，十個(gè)人就匯成了五十個(gè)差錯(cuò)案例！匯總發(fā)給每個(gè)人去補(bǔ)充，并編輯成冊(cè)，人人皆知，避免其他人或后來的人犯同樣的錯(cuò)誤。最終形成標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)議工作手冊(cè)。

當(dāng)把“找錯(cuò)”作為一種工作習(xí)慣和制度體現(xiàn)在管理的方方面面，錯(cuò)誤一定會(huì)越來越少，直至不再需要“找錯(cuò)”。