1．按與會(huì)人數(shù)準(zhǔn)備座位牌，通常多備20多個(gè)，以備不時(shí)之需。

2．會(huì)議前一天晚上擺放座位牌，開會(huì)前一小時(shí)再仔細(xì)檢查一遍，仔細(xì)核對(duì)與會(huì)者姓名是否有錯(cuò)，發(fā)現(xiàn)遺漏或名字錯(cuò)誤立即補(bǔ)救。

3．會(huì)議桌、椅子及會(huì)議桌上的水杯、紙、鉛筆等用繩子拉成一條直線、一個(gè)方向，造成一種整齊劃一、壯觀嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍鈩?shì)。

4．會(huì)場(chǎng)門口簽到處設(shè)立會(huì)議標(biāo)志，說明會(huì)議名稱、演講人員姓名、會(huì)議議題以及會(huì)議的開始和結(jié)束時(shí)間。

5．投影設(shè)備、大屏幕顯示、電腦、同聲傳譯設(shè)備（指大型國(guó)際研討會(huì)）擺放在合適的位置，方便使用但又不影響與會(huì)者視線，并逐一檢查是否備全。

6．會(huì)場(chǎng)音樂安排：

①選擇與會(huì)議主題和會(huì)議議程相適應(yīng)的會(huì)議音樂，提前選擇并請(qǐng)總負(fù)責(zé)人審聽。

②與酒店音響師溝通，告知放音樂的順序和曲目，上下午會(huì)議開始前以進(jìn)行曲為主，是會(huì)議開始的“鈴聲”，會(huì)議休息間以輕松歡快音樂為主。合適的音樂能渲染會(huì)議氣氛，振奮精神。

7．電腦和大屏幕顯示。開會(huì)前一天，對(duì)電腦進(jìn)行預(yù)演，注意會(huì)場(chǎng)每個(gè)角落都要能清晰地看到大屏幕，在開會(huì)當(dāng)天提前一小時(shí)再次進(jìn)行預(yù)演。角度和焦距要調(diào)整好，以免字太小或偏離視線。

8．麥克風(fēng)。根據(jù)會(huì)議需求情況進(jìn)行調(diào)查，是否安裝固定麥克風(fēng)、別針式麥克風(fēng)、無線麥克風(fēng)等，數(shù)量需求是多少，無論使用哪種麥克風(fēng)，在會(huì)議開始前都應(yīng)該有專人負(fù)責(zé)檢查會(huì)場(chǎng)內(nèi)麥克風(fēng)是否足夠，擺放位置是否合適，以及能否正常使用。

9．當(dāng)會(huì)議演講者或主持人需要同與會(huì)者交流、回答問題時(shí)，應(yīng)有兩個(gè)服務(wù)員分開在兩邊傳遞麥克風(fēng)，掃視全場(chǎng)。麥克風(fēng)放到講臺(tái)上的時(shí)候要注意聲音是否夠大。會(huì)議開始前也可在發(fā)言席上放一個(gè)無線麥克，便于演講者走動(dòng)式演講。

10．在會(huì)議演講臺(tái)旁可根據(jù)需要準(zhǔn)備白板、白板筆、激光筆，并需試用一遍，以確認(rèn)是否能用。

11．燈光：在需要使用視聽設(shè)備時(shí)，用可以調(diào)節(jié)亮度的白熾燈較好，如有必要對(duì)燈光進(jìn)行亮度控制。將所有燈光變化進(jìn)行預(yù)演，如因會(huì)議議程需要，還要對(duì)在什么時(shí)候調(diào)整燈光有所準(zhǔn)備。

12．空調(diào)溫度控制：注意場(chǎng)內(nèi)溫度的變化，及時(shí)調(diào)節(jié)溫度調(diào)節(jié)裝置。通常在與會(huì)者入場(chǎng)前把會(huì)場(chǎng)溫度調(diào)得較低，隨著與會(huì)者增多，會(huì)場(chǎng)內(nèi)溫度會(huì)自然升高，也可將溫度調(diào)節(jié)裝置設(shè)定一個(gè)合適的溫度。避免過冷或過熱。

13．開會(huì)前，會(huì)務(wù)組提前一小時(shí)到會(huì)場(chǎng)，對(duì)賓館會(huì)務(wù)各個(gè)環(huán)節(jié)全面檢查一番——場(chǎng)地、主席臺(tái)、座位牌、音響、音樂、燈光、背板、嘉賓證、文件、資料等，現(xiàn)場(chǎng)使用或“過濾”一遍，看有無漏洞、疏忽。

14．差錯(cuò)舉例：

①在布置會(huì)場(chǎng)時(shí)，主席臺(tái)排位順序錯(cuò)誤，重要嘉賓、發(fā)言者姓名、職務(wù)、性別弄錯(cuò)。沒有注意到是否保證所有與會(huì)者都能看到大屏幕。

②播放powerpoint時(shí)，沒有及時(shí)調(diào)整燈光或powerpoint顏色影響視角，與會(huì)者看不清楚屏幕內(nèi)容。

③會(huì)前播放的音樂與會(huì)議氛圍不協(xié)調(diào)，過于嘈雜或音樂碟片損壞。

④沒有仔細(xì)檢查麥克風(fēng)，話筒無聲。投影機(jī)放不出演講材料。

⑤沒有預(yù)留座位余量（通常20％），在突然增加與會(huì)者時(shí)出現(xiàn)被動(dòng)局面。

⑥在打印雙面座位牌時(shí)，只打印單面，座位牌另一面是空白。

評(píng)述：電腦、麥克風(fēng)、投影這三項(xiàng)工具如在會(huì)議進(jìn)行過程中出現(xiàn)障礙，極有可能導(dǎo)致會(huì)議癱瘓，有時(shí)會(huì)議就因此搞砸。會(huì)議開始前或休息中配備不同的音樂，能給人以爽心悅耳的感覺，并配合會(huì)議不同階段的氛圍。燈光、音響、座位上紙茶筆的擺放等等都會(huì)影響到會(huì)場(chǎng)效果。會(huì)議組織是否夠?qū)I(yè)、嚴(yán)謹(jǐn)往往在這些細(xì)處得到體現(xiàn)。