1．邀請函在會議召開前15天全部發(fā)出，每天統(tǒng)計反饋人數(shù)主動匯報給總負(fù)責(zé)人。每發(fā)一份邀請函都應(yīng)同時以電話確認(rèn)。在發(fā)出邀請函后，一周內(nèi)沒有收到回執(zhí)，要電話確認(rèn)并匯報總負(fù)責(zé)人，總負(fù)責(zé)人決定是否增加人員或用其他方式與邀請人員聯(lián)絡(luò)。

2．對邀請函確認(rèn)要分多次跟蹤（至少三次）、反復(fù)提示：

①邀請函發(fā)出后立即確認(rèn)是否收到；

②會議前十五天最終確定是否決定參加、來程安排；

③會議前三天確認(rèn)航班；

④重要嘉賓及發(fā)言人在會議前一天再次確認(rèn)何時到達(dá)，告知誰接機，并有專人過問其食宿行安排；

⑤在會議正式開始前半天，確認(rèn)主要嘉賓和發(fā)言人座位、住宿房號，專門提醒開會、發(fā)言準(zhǔn)確時間，有專人接應(yīng)、引導(dǎo)。

3．掌握上菜時間，尤其是在中午安排的就餐時間正式開始前5分鐘，應(yīng)有2個熱菜先上到桌上并蓋好（如會議延時則靈活掌握，及時通知餐廳更改）?？腿说烬R即可用餐，避免所有人到齊后再上菜，用餐等待時間過長。

4．每一次會議開始前，要給賓館一個詳細(xì)的接待需求清單與對口聯(lián)絡(luò)人清單，需要賓館配合的會議接待、會議現(xiàn)場管理問題以文字化的表格明示，對賓館作詳細(xì)說明，常規(guī)性事項也應(yīng)重復(fù)提示，以免賓館工作人員疏忽、遺忘。

5．差錯舉例：

①在通知演講嘉賓時，交待不清楚或演講嘉賓沒有理解會議主題、參會對象的需求，不了解其他發(fā)言者的情況，演講者不能準(zhǔn)確地根據(jù)會議需求把握內(nèi)容。

②事先沒有專人審閱發(fā)言稿件，演講內(nèi)容脫離主題，離題太遠(yuǎn)，大道理過多，空話套話一大堆，與其他發(fā)言者內(nèi)容重復(fù)。

③演講時間超出約定，主持人未注意控制和提醒，影響其他會議安排（應(yīng)事先向發(fā)言人交待發(fā)言時間或有專人在臺下醒目位置處出示發(fā)言時間提示牌）。

④與賓館協(xié)調(diào)、溝通渠道不通暢，導(dǎo)致銜接脫節(jié)或要求賓館配合的事項沒人做，或未與賓館方面確認(rèn)。

⑤與接機人員銜接或交待不清楚接待要素（時間、航班號、人數(shù)），導(dǎo)致無人接機或未接到人，或車輛不夠座位。

評述：對一些會議嘉賓和發(fā)言者為什么強調(diào)三次以上的確認(rèn)？一是表示主辦單位的尊重和誠意；二是在反復(fù)聯(lián)絡(luò)溝通過程中引起重視，充分準(zhǔn)備。因為一般人接到通知后都會“怠慢”或容易因工作忙而淡忘。找各種“借口”反復(fù)地與重要嘉賓尤其是演講者聯(lián)系溝通，可以促動其做好符合會議需求的各項準(zhǔn)備工作，也可在溝通中聽取到專家意見，從而對會議主題、具體內(nèi)容及時進(jìn)行適當(dāng)修正。