會議方案

1．會議議題、會務、接待的具體工作細分到個人或部門，形成會議紀錄或方案，會議前后逐項檢查。

2．確定會議目標。必須先問一些問題，最重要的是：“會議準備實現(xiàn)什么目標？”或者換個角度問：“要是不開行不行？”“什么時候結束？怎樣開才算成功或失??？”開會的目的非常明確，才能突出核心主題、避免重復、價值不大的會議，否則會議很可能是浪費大家的時間。

3．會議議程最重要。議程安排得體，可以大大提高會議效率。會議議程的大忌是太簡單、太模糊。各項議程應與主講人事先取得聯(lián)系，征求意見，以求議題的表述準確、專業(yè)。

4．在重大論壇召開前，每隔三天有一次小組碰頭會議，檢查工作是否有疏漏及進展情況。會議召開前一天所有會務人員集中開會，強調會議事項，確保每個人都清楚各自職責。

5．每一項工作旁邊都應注明相關的負責人員。在會務安排表格上出現(xiàn)的所有人員都應將相關事項、具體標準通知到本人，不要遺漏。

6．總負責人的最重要職責是溝通和協(xié)調，檢查任務完成進度。對會務工作每一環(huán)節(jié)、細節(jié)做到心中有數(shù)，對會務工作中可能出現(xiàn)的問題要打足提前量，隨時檢查?？傌撠熑藨撌钦莆諘h細節(jié)最全面、信息最集中、最操心費神者，能隨時根據(jù)各項信息協(xié)調所有參與者。切忌丟三落四，不注意過程和環(huán)節(jié)控制，有頭無尾。

7．總負責人在重大會議剛開始一段時間，自始至終在會議現(xiàn)場巡視，留意場內情況，確保會議開場即步入正軌，隨時應對突發(fā)問題。會議開場的順利與否對整個會議效果影響很大。

8．差錯舉例

①會務方案涉及議程、會場的問題考慮不周或沒有列出需求清單告知相關人員，會場工作人員不了解需求，也未指定好對應不同嘉賓的接待聯(lián)絡人或分項目負責人。會場秩序凌亂，工作人員沒有佩戴特定的標志。

②時間進度不明確或沒有按規(guī)定流程完成銜接。

③任務沒有落實到個人，沒有說定哪個人負責到何種程度，好像誰都負責又好像沒人負責。

④會議工作人員接受任務，執(zhí)行情況沒有及時報告總負責人，總負責人無法對整個會議的協(xié)調與情況全面把握，以至于“險象環(huán)生”。

評述：會議方案也相當于備忘錄、提示清單，一個全面細致的方案就構成了可以根據(jù)會議進程隨時完善的基礎。而會議總負責人則是駕馭會議的總舵手，所有信息都在此集中、發(fā)布，因而他掌握的信息是否全面、是否及時有效地督促到位決定著會議準備是否充分。會議要確保高效、務實，要特別關注以下七個關鍵要素：會議方案、會議目標與主旨、會議議程、出席人員與發(fā)言人、任務分配與職責安排、會議材料、信息反饋。

會議材料

1．裝訂后的會議材料需從頭至尾翻閱一遍，重點核查內容有無重大差錯、內容分類或邏輯結構是否合理、是否是最新材料、是否漏頁、順序是否有誤、是否清晰。

2．針對各類論壇、各類研討會的發(fā)言材料需重點關注：標題（即議題）是否圍繞會議主線、條理是否清晰、重點是否突出、觀點是否有新意、與會議目的是否吻合、是否與其他演講者有過多重復。特別提防假大空、冗長、脫離會議主題、八股文式的發(fā)言材料。針對這些問題虛心與演講人耐心交流、認真反饋。

3．會議須知：

①會議時間、地點、會議室（標明具體路線）。

②就餐時間、地點。

③會務組聯(lián)絡辦法、訂票、醫(yī)療。

④會議紀律。

⑤當?shù)貧夂颉⒔煌案浇糜尉包c介紹。

⑥“想客人之所想”，會議須知應將會議期間有關食、宿、行以及與會者可能要咨詢的各種問題表述全面、準確，應視為會議最重要的材料之一。讓與會者一拿到會議須知，就感受到周到、細致、關懷的特色，能得知所想問的問題答案，賓至如歸。

⑦最終定稿與復印后的資料一定要有兩人以上審看，并從頭至尾再細看兩遍以上。檢查所有段落、文字表述、標示、印刷是否有差錯。

4．差錯舉例：

①會議材料沒有分類整理，材料內容空洞雷同，大話套話過多，沒有充分反映會議的主題與實質性需求。

②匯總與會者名單時，要注意核對清楚姓名、性別。例如：有的男士名字最后字是“雪”、“佳”等，不能想當然地認為就是女性。

③與會者職務出錯。例如：正職副職弄錯。

評述：會議材料如果切中會議主題，有事實、數(shù)據(jù)和案例分析，有獨到見解和新穎的提法，就意味著會議已成功了一半，哪怕是發(fā)言人演講水平差點。有兩點切記：A.不管是什么權威人士、專家發(fā)言都事先需要反復溝通、督促發(fā)言提綱，這樣能把握主題，避免脫離主題，空洞沒內容。B.給發(fā)言者事先應發(fā)出正式的文字邀請函并附上會議發(fā)言的需求、聽講對象、主題、注意事項，切忌以為一個電話溝通，對方“沒問題”就萬事大吉。當您很專業(yè)地按上述兩條去做的話，對方也會認為你很認真、專業(yè)，才會真正重視發(fā)言稿的準備。