開會(huì)看似是最簡單、最基本的事情，卻是人們一生參與最多的活動(dòng)之一，也是衡量現(xiàn)代文明程度最重要、最簡便的標(biāo)準(zhǔn)之一。

開會(huì)是我們的日常工作方式，開好會(huì)自然也是我們的日常技能。在國外的MBA課堂上，會(huì)議管理經(jīng)常作為課程來教授，在職業(yè)培訓(xùn)中，會(huì)議管理則是必備項(xiàng)目。如何確定開會(huì)的必要性、如何選擇議題和參與人、如何估算會(huì)議成本、如何做主持人、如何安排發(fā)言時(shí)間、如何組織討論、如何形成共識(shí)、如何表決、如何落實(shí)決議等等，還有會(huì)前會(huì)中會(huì)后的會(huì)務(wù)工作，都是需要認(rèn)真考慮的。如何維持會(huì)議的秩序和紀(jì)律，如何避免無謂的爭執(zhí)，如何保護(hù)少數(shù)持不同意見者的聲音能夠被有效表達(dá)，都必須靠穩(wěn)妥的方式予以規(guī)定，并在流程中有效執(zhí)行，這些都體現(xiàn)著會(huì)議程序的必要性和嚴(yán)肅性。會(huì)議最常見的問題包括會(huì)議繁多無實(shí)質(zhì)內(nèi)容、不能準(zhǔn)時(shí)開始、缺乏中心和主題、出席者未有必要準(zhǔn)備、會(huì)議時(shí)間過長、少數(shù)幾個(gè)人占用了絕大部分時(shí)間、互相重復(fù)空話套話等等。開會(huì)的效率，反映了一個(gè)組織、一個(gè)團(tuán)隊(duì)和個(gè)人的基礎(chǔ)管理水平。

根據(jù)培訓(xùn)、會(huì)議實(shí)際運(yùn)作流程中的環(huán)節(jié)及問題逐漸形成一個(gè)明細(xì)的服務(wù)手冊(cè)樣式。如何組織制訂標(biāo)準(zhǔn)化、通用的會(huì)議工作手冊(cè)或差錯(cuò)提示，不妨參照以下程序：每次活動(dòng)完畢后，要求每人至少提煉出五個(gè)差錯(cuò)，十個(gè)人就可總結(jié)出五十多個(gè)差錯(cuò)，當(dāng)大家的總結(jié)或提煉的問題、特別提示匯集起來的時(shí)候，就會(huì)形成一個(gè)明細(xì)、有效、可操作的工作手冊(cè)或差錯(cuò)指引，在以后類似的活動(dòng)中，差錯(cuò)必然逐漸減少，而在此文本基礎(chǔ)之上，其他人或后來者又可不斷添加。整個(gè)團(tuán)隊(duì)能在總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)并已形成文字而非口頭相傳的標(biāo)準(zhǔn)、流程基礎(chǔ)上學(xué)習(xí)、修改、完善，工作品質(zhì)自然提升。這類工作看似簡單、容易，但大家都習(xí)慣于“口口相授”，每次會(huì)議每個(gè)人都能挑出很多“小問題”，大家情愿費(fèi)盡口舌“嘮叨”，卻很少有人親自動(dòng)手將這些“嘮叨”的東西歸納整理成文字化標(biāo)準(zhǔn)流程、要點(diǎn)。這樣的工作方法又可延用到其他項(xiàng)目。在整個(gè)團(tuán)隊(duì)逐漸形成一套科學(xué)管理的方法。推而廣之，行政管理、公共管理、市場(chǎng)營銷、安全管理都是如此。

在組織團(tuán)隊(duì)推進(jìn)項(xiàng)目的標(biāo)準(zhǔn)、流程化過程中，鑒于很多人既缺乏這樣的意識(shí)，又不知道從何入手，特別是不能把各個(gè)環(huán)節(jié)細(xì)微的要件當(dāng)成必備要素，為此需要先弄清楚如何制作出管用、細(xì)化的標(biāo)準(zhǔn)、流程？應(yīng)細(xì)化到怎樣程度才更具可操作性？如何找錯(cuò)并分類整理？主要負(fù)責(zé)人必須親力親為，帶頭檢查、實(shí)踐每一個(gè)細(xì)節(jié)，對(duì)所有問題、程序都要過一遍，關(guān)注、懷疑每一個(gè)細(xì)節(jié)，必須成為最操心、信息掌握最全面的人。一旦這些標(biāo)準(zhǔn)基本成型后，就可以從繁瑣的嘮叨、反復(fù)的提醒、相互的抱怨中解脫出來，而成為大家共同的習(xí)慣和標(biāo)準(zhǔn)，效率加倍提高，管理者最終也會(huì)變得輕松，而把主要精力放在檢查、督促流程的執(zhí)行或發(fā)現(xiàn)新的漏洞。

以下部分是我與同事們?cè)谡搲?、培?xùn)組織與管理實(shí)踐中提煉出的會(huì)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化指引或差錯(cuò)提示摘要，以此強(qiáng)調(diào)一個(gè)觀點(diǎn)，無論看似多么平凡、簡單的事項(xiàng)，都可通過標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范避免低水平的循環(huán)，從大家司空見慣的開會(huì)入手訓(xùn)練科學(xué)管理基本方法的運(yùn)用。標(biāo)準(zhǔn)化看似古板，不一定每項(xiàng)規(guī)定或指引就是正確無疑的表述，但它至少使每個(gè)人更容易在此藍(lán)本的基礎(chǔ)上發(fā)現(xiàn)差錯(cuò)，總結(jié)修改。它不一定保證每個(gè)人做得最好，但能幫助每個(gè)人都能達(dá)到合格水平。每個(gè)人都能做到有序運(yùn)作，看起來單個(gè)人的效率、能動(dòng)性不是很高，但加起來的效果肯定強(qiáng)于散漫、無序運(yùn)作。