ERP系統(tǒng)選型的“三大紀律、八項注意”

從Y公司這次的ERP系統(tǒng)選型上可以看到，Y公司的出發(fā)點是非常好的，也是可以理解的，采用民主化的ERP系統(tǒng)選型方式，從而杜絕徇私舞弊的情況發(fā)生，最大化地公平公正地完成適合公司系統(tǒng)應用的ERP系統(tǒng)選型。

但Y公司在考慮“民主”的方式時，沒有采取“科學”的ERP系統(tǒng)選型策略。也就是說，出發(fā)點是好的，但在執(zhí)行過程中的策略不夠“科學”，導致最終的結(jié)果與目標有偏差。在這里，我下了一個定義：要做好ERP系統(tǒng)的選型，必須進行“科學并民主”地進行。

那么，我們來看一下，ERP系統(tǒng)的選型需要講究哪些科學呢？

1．選型團隊的建設

任何民主都是需要由人來執(zhí)行的，因此，首要任務是成立相應的選型團隊，而選型團隊的人員構成，對后續(xù)的軟件評選有著很大的作用。從戰(zhàn)略層、管理層、執(zhí)行層都需要有相應的代表參加選型團隊。而且選型團隊的人員要覆蓋到各個業(yè)務環(huán)節(jié)，以保障不會出現(xiàn)業(yè)務真空。同時，由于終端操作人員屬于數(shù)據(jù)生產(chǎn)者一類的人員，他們對于系統(tǒng)的關注可能是這個系統(tǒng)實施了之后，是否會加大他們的工作量，這類人員可以放在選型團隊中，但一定只是少數(shù)。要知道，ERP系統(tǒng)的作用如流程監(jiān)控、業(yè)務分析是為企業(yè)中高層人員服務的，他們才是ERP系統(tǒng)產(chǎn)生數(shù)據(jù)的消費者。這個時候更應該聽到他們的意見。

2．選型團隊需要經(jīng)過理念培訓

要讓他們知道ERP的一些理論知識，以便每個人能夠從自己工作的角度來理解ERP系統(tǒng)。不然的話，對ERP系統(tǒng)沒有一個清晰的定位與理解，要想選好ERP系統(tǒng)，肯定是不現(xiàn)實的。

3．選型團隊的監(jiān)督

選型團隊即使成立了，為了保障選型團隊是受到監(jiān)督的，這個時候應該有審計或者是財務部門參與選型團隊，保證選型不是受IT或某個部門的誤導，從而集體出現(xiàn)偏離的現(xiàn)象。而有的企業(yè)，這個選型團隊是由企業(yè)高層領導直接監(jiān)督的，這也從另一個側(cè)面反映了ERP系統(tǒng)選型的重要性與復雜性。

4．業(yè)務流程的梳理

要選型首先要對自己的業(yè)務有一個了解，這個時候，企業(yè)要能夠?qū)ψ约旱臉I(yè)務流程進行梳理，得到自己企業(yè)的大概業(yè)務藍圖，在與軟件供應商不斷溝通的過程不斷清晰化這個藍圖，這樣的話，每位選型團隊的成員也就對業(yè)務的理解越來越清晰，從而更明確地知道自己需要的業(yè)務系統(tǒng)應該是怎么樣的，需要滿足哪些業(yè)務關鍵點。

5．對軟件供應商的評審

大概可以分為初選，初步調(diào)研、解決方案、技術溝通、系統(tǒng)演示、公司及客戶考察、商務談判等各個大的環(huán)節(jié)。由于ERP系統(tǒng)是一個復雜業(yè)務系統(tǒng)，因此將軟件評審的流程確定下來，也是保證ERP系統(tǒng)選型民主化的舉措。

當然，從上述幾個環(huán)節(jié)上來說，初選基本上是由IT部對國內(nèi)外、行業(yè)內(nèi)的ERP系統(tǒng)進行了解、接觸，然后確定5～8家參加初次的軟件系統(tǒng)評審。

初步調(diào)研階段，則由各家軟件公司對公司的業(yè)務進行調(diào)研，或者是公司選型小組出具的，統(tǒng)一的《軟件系統(tǒng)需求說明書》進行軟件解決方案、技術溝通、系統(tǒng)演示的準備。在這個階段也是選型的最重要階段，在這個階段如果有必要的話，可以采用招標的方式進行ERP系統(tǒng)的評選。在這個階段進行了之后，可以對有意向的軟件廠商進行公司或客戶考察，驗證之前得到的一些軟件供應商信息，也可以通過自己的人脈關系向同行業(yè)了解該軟件供應商的相關信息來進行驗證。

如果這個過程沒有問題的話， 就可以進行最后的商務談判階段了，而到這個階段結(jié)束后也就算是進入實施階段了，而這時，選型小組可以就地轉(zhuǎn)為實施時甲方項目小組。