2.評(píng)估每日工作的“三分類法”

當(dāng)你著手處理事務(wù)，也就是人們?cè)谝话闱闆r下提到的“工作”時(shí)，你可能是在從事以下3種不同類型的活動(dòng)：

（1）執(zhí)行事先安排好的工作。

（2）處理突發(fā)事件。

（3）安排自己的工作。

執(zhí)行事先安排好的工作-當(dāng)你執(zhí)行事先安排好的工作時(shí)，你實(shí)際上是在按照“下一步行動(dòng)”清單，不斷地向前推進(jìn)著去落實(shí)那些你早已經(jīng)確定了的行動(dòng)，并控制工作流程的運(yùn)轉(zhuǎn)。例如，按照電話清單撥打電話，或者記錄頭腦風(fēng)暴的成果，或者起草要同律師磋商的問(wèn)題清單。

處理突發(fā)事件-通常會(huì)有一些預(yù)料之外的事情突然冒出來(lái)，你可能不得不放下手頭的工作來(lái)應(yīng)對(duì)這些緊急情況。例如，你的合作伙伴走進(jìn)了你的辦公室，希望同你談一談新產(chǎn)品發(fā)布的安排情況，結(jié)果你就放下手頭正在處理的工作同她聊了起來(lái)。每天你都會(huì)碰到一些突發(fā)事件，你肯定會(huì)為此付出一定的時(shí)間和精力。但如果你轉(zhuǎn)而處理這些突發(fā)事件，那就證明你認(rèn)為這些事情要比你必須完成的那些工作更加重要。

安排自己的工作-安排你的工作，這包括清空你的工作籃，處理你的語(yǔ)音留言和電子郵件，整理你的會(huì)議記錄，并把一項(xiàng)項(xiàng)新工作分解成多項(xiàng)具體的、可操作的行動(dòng)。在你加工這些信息的過(guò)程中，毫無(wú)疑問(wèn)，你隨手解決了那些用不了兩分鐘就可以完成的事情（處理突發(fā)事件的另一種形式），同時(shí)把其他數(shù)不勝數(shù)的事情分類歸檔。在這個(gè)過(guò)程中，相當(dāng)大的一部分工作是明確那些不需要立刻執(zhí)行的行動(dòng)，并將它們分門別類地編入你的行動(dòng)清單。

一旦你完成了對(duì)工作的安排，你也就完成了行動(dòng)清單的更新。有了這些行動(dòng)清單，再根據(jù)情境、時(shí)間、精力進(jìn)行篩選，你就能得出需要著手處理的具體任務(wù)了。

最后，我們還要考慮的問(wèn)題是：工作的實(shí)質(zhì)是什么，工作的目標(biāo)和完成的標(biāo)準(zhǔn)又是什么呢？

3.總體檢視工作的“六層次法”

事情的重要性是決定你行動(dòng)選擇的基本根據(jù)。但是，并沒(méi)有一個(gè)可靠的模型或工具能夠幫助你確定實(shí)際工作中各項(xiàng)任務(wù)的優(yōu)先級(jí)。為了明確到底哪些工作才是最重要的，我們必須首先搞懂我們工作到底是為了什么。至少可以從六個(gè)不同的層次對(duì)此進(jìn)行審視。我們可以用高度的概念進(jìn)行類比：

（1）5萬(wàn)英尺以上：人生。

（2）4萬(wàn)英尺：3~5年的展望。

（3）3萬(wàn)英尺：1~2年的目標(biāo)。

（4）2萬(wàn)英尺：責(zé)任范圍。

（5）1萬(wàn)英尺：當(dāng)前的項(xiàng)目/目標(biāo)。

（6）跑道：目前的行動(dòng)。

讓我們由下至上入手。

跑道：目前的行動(dòng)-在你的行動(dòng)清單上，堆積著需要處理的一切事務(wù)：所有你需要打的電話，所有等待回復(fù)的電子郵件，所有要外出處理的事情，還有你打算向老板匯報(bào)的日程安排，以及希望同配偶交流的信息。即使地球停止轉(zhuǎn)動(dòng)、你不再接收更多的任務(wù)和信息，你大概也要忙碌300~500小時(shí)，才能把這些事情一一解決。

1萬(wàn)英尺：當(dāng)前的項(xiàng)目/目標(biāo)-當(dāng)前需要完成的工作，通常數(shù)量在30~100項(xiàng)之間。這些都是你希望在相當(dāng)短的時(shí)間內(nèi)取得成效的事情。例如，為家里購(gòu)置一臺(tái)電腦，組織一次銷售會(huì)議，把公司總部遷往新址，去看牙醫(yī)等。

2萬(wàn)英尺：責(zé)任范圍-自身承擔(dān)的種種責(zé)任和義務(wù)，也是讓你承受了先前的大部分工作的原因。對(duì)于大多數(shù)人而言，這些責(zé)任和義務(wù)可以劃分為10~15個(gè)范疇。在這些重點(diǎn)領(lǐng)域里，你希望取得成果或者保持現(xiàn)有的水準(zhǔn)。在工作方面，你的責(zé)任可能包括若干方面，如戰(zhàn)略計(jì)劃、行政支持、員工培訓(xùn)、市場(chǎng)調(diào)研、客戶服務(wù)或者資產(chǎn)管理。此外，你的個(gè)人生活中也有很多領(lǐng)域需要你關(guān)注：健康、家庭、財(cái)務(wù)收支、住宅環(huán)境、宗教信仰、娛樂(lè)休閑等。把所有這些責(zé)任和義務(wù)一并訴諸文字，并經(jīng)常回顧和自檢，將有助于你更加綜合全面地對(duì)自己的項(xiàng)目清單進(jìn)行分析和評(píng)估。

3萬(wàn)英尺：1~2年的目標(biāo)-在生活的不同領(lǐng)域，你希望有哪些新的體驗(yàn)；通過(guò)1～2年的努力，要為自己的工作開(kāi)創(chuàng)一個(gè)什么樣的新局面。隨著一些新的責(zé)任和義務(wù)的產(chǎn)生，你需要經(jīng)常調(diào)整自己的工作重心，以完成所制定的目標(biāo)。在個(gè)人生活領(lǐng)域，情況也大同小異，你希望某些事情盡快完成或到位，這將增加你對(duì)生活中某些方面的關(guān)注，同時(shí)減少對(duì)其他方面的關(guān)注。

4萬(wàn)英尺：3~5年的展望-展望未來(lái)3~5年的發(fā)展前景，你必定會(huì)從一個(gè)更加廣闊的角度著眼：管理策略、周邊環(huán)境發(fā)展的趨勢(shì)、事業(yè)和生活轉(zhuǎn)變的條件。內(nèi)在的因素包括事業(yè)、家庭和財(cái)務(wù)方面的長(zhǎng)期目標(biāo)；外部因素包括技術(shù)進(jìn)步、全球化進(jìn)程、市場(chǎng)趨勢(shì)及競(jìng)爭(zhēng)等：這些勢(shì)必都會(huì)影響到你的工作和組織整理方法。而在這一層面的決策將會(huì)輕而易舉地影響前述各個(gè)層面的內(nèi)容。

5萬(wàn)英尺以上：人生-這就是我們整個(gè)生活的全景。你的公司為何存在？你自己為何存在？事物的核心意義會(huì)指明它的發(fā)展方向。本層是整個(gè)檢視系統(tǒng)的最高層，是生活的終極指南。你制定的所有目標(biāo)、前景展望、規(guī)劃、行動(dòng)都由此決定，也都為此服務(wù)。

以上這種在高度方面的類比多少有些主觀。在現(xiàn)實(shí)中經(jīng)常出現(xiàn)的關(guān)于生活或工作的重要話題，可能無(wú)法準(zhǔn)確地劃入上面描述的某一個(gè)具體層次，然而，這種多層次的思考方法會(huì)為你提供一個(gè)有效的思維框架，幫助你認(rèn)識(shí)到工作以及相關(guān)的義務(wù)和責(zé)任都具有的多個(gè)層面的本質(zhì)。

小結(jié)

顯而易見(jiàn)的是，如果你希望對(duì)工作的實(shí)質(zhì)以及落實(shí)的時(shí)機(jī)作出恰如其分的判斷和決策，那么，你的思考必須要包含大量因素。從傳統(tǒng)意義上講，“確立事務(wù)重要性的先后順序”主要聚焦于你的長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)和價(jià)值取向上。盡管這一環(huán)節(jié)是一個(gè)極其必要的核心工作，但是，它對(duì)于我們?nèi)諒?fù)一日接觸到的、數(shù)量巨大的決策和任務(wù)而言，并不能提供一個(gè)具有現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義的管理框架。只有從各個(gè)層面入手，全面地掌控你的工作流程，才能為你提供一個(gè)更加全面的、令人精神振奮的事務(wù)管理方法。

本書(shū)的第二部分將會(huì)提供一些具體的訓(xùn)練指導(dǎo)，并幫助大家學(xué)習(xí)如何運(yùn)用這三種方法來(lái)指導(dǎo)你選擇行動(dòng)，以及如何發(fā)揮收集材料、加工處理、組織整理和回顧檢查這幾個(gè)環(huán)節(jié)的最佳功效，以使大家早日達(dá)到事業(yè)和生活的巔峰。