一切需要采取行動(dòng)的事情，我們都應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行定期的回顧，以使我們的大腦不再花費(fèi)精力來記憶和回想這些事情。我們無時(shí)無刻不在憑借我們的直覺對某些行動(dòng)作出快速的判斷，要保證這些判斷的正確性，我們也必須有機(jī)會(huì)從更高的角度俯看全局。根據(jù)我的經(jīng)驗(yàn)（這也是成千上萬人總結(jié)出來的經(jīng)驗(yàn)），使這些事項(xiàng)轉(zhuǎn)化為行動(dòng)的關(guān)鍵就是：每周回顧。

所有懸而未決的事務(wù)：“項(xiàng)目”清單（包括現(xiàn)行項(xiàng)目規(guī)劃）、“下一步行動(dòng)”、“議事日程”、“等待處理”，甚至“將來/也許”清單，都應(yīng)該每周回顧一次。你自己也同時(shí)得到一次機(jī)會(huì)，確認(rèn)大腦中無牽無掛，而且過去幾天中的零星瑣事已經(jīng)統(tǒng)統(tǒng)被收集、處理并組織起來了。

如果你同大多數(shù)人一樣，那你就會(huì)有這樣的體驗(yàn)：在經(jīng)過幾天特別忙碌的工作之后，你對周圍的工作就可能失去了控制。這沒有什么值得大驚小怪的。你當(dāng)然沒有必要為了保證整個(gè)系統(tǒng)的井然有序，而隨時(shí)打斷手頭上正在進(jìn)行的工作。但是，為了保證整個(gè)系統(tǒng)健康正常地運(yùn)轉(zhuǎn)，你確實(shí)需要“一周清理一次房間”。

每周回顧應(yīng)該完成以下任務(wù)：

收集和加工處理所有的“材料”。

回顧整個(gè)系統(tǒng)。

更新各類清單。

做到徹底、清楚、實(shí)時(shí)和完整。

大多數(shù)人并沒有真正擁有一個(gè)完善的、沒有疏漏的系統(tǒng)，他們之所以無法從回顧中有所收獲，正是因?yàn)樗麄儫o法做到總攬全局。他們總是模糊地感覺好像還有些事情沒想到。而一個(gè)完善的系統(tǒng)，將形成一個(gè)良性循環(huán)：你建立的系統(tǒng)越完備，你就越信賴它；你越信賴它，你就越有堅(jiān)持運(yùn)行這個(gè)系統(tǒng)的內(nèi)在動(dòng)力，而每周回顧則是保持系統(tǒng)完善性的關(guān)鍵步驟。

大多數(shù)人在年假開始的前一個(gè)星期里，總是感覺事事順利、心情愉悅，但這并不是因?yàn)樗麄円ザ燃?。你在遠(yuǎn)游出行之前的一周里會(huì)做些什么呢？你會(huì)徹底清理一切瑣碎事務(wù)，能了結(jié)的就了結(jié)，并且會(huì)重新協(xié)調(diào)部署各種安排。在這里，我建議你每周做一次這樣的清理工作，而不是每年一次。

執(zhí)行

這個(gè)工作流程管理系統(tǒng)的基本目標(biāo)是，為你任何時(shí)候能作出的正確選擇提供支持。星期一上午10點(diǎn)33分，你猶豫不決，是給桑迪打個(gè)電話處理某個(gè)提案，還是回復(fù)一封電子郵件呢？一切跟著感覺走。但是，如果事前已做了計(jì)劃，那么你對自己的決定就會(huì)表現(xiàn)出十足的信心。你對自己行動(dòng)的態(tài)度將從期望升級為信任，由此將大大提高你行動(dòng)的速度和效力。

選擇行動(dòng)方案的三種方法

讓我們假設(shè)一下，出于安全考慮或者是怕耽擱工作，你對所有的“事情”都可能抱著來者不拒的態(tài)度。因此，在你面前總是擺放著一份長長的事務(wù)清單，而你總是找不到充足的時(shí)間來處理。在這種情況下，你是如何決定做哪些工作和不做哪些工作的呢？

答案是：靠你自己的直覺。如果你面前的事務(wù)都經(jīng)過了收集、處理、組織整理和回顧這幾大步驟，那么，你就已經(jīng)完成了對工作和自身價(jià)值的全面思考，這無形中大大激發(fā)和強(qiáng)化了你的感性判斷。

我已經(jīng)建立起三種選擇模式，可以對你的決策過程有所幫助。它們不會(huì)直接告訴你以下問題的答案：你是否應(yīng)該給弗雷德里克打一個(gè)電話，是否需要給上學(xué)的兒子發(fā)一封電子郵件，或是否去跟你的秘書進(jìn)行一次非正式談話。但是，它們將輔助你作出更加明智的決策，而這正是那些簡單的時(shí)間管理法和優(yōu)先事務(wù)管理法做不到的。

1.確定某一時(shí)刻具體行動(dòng)的“四標(biāo)準(zhǔn)法”

在星期三下午3點(diǎn)22分時(shí)，你如何選擇下一步行動(dòng)呢？你可以按順序采用下面四個(gè)標(biāo)準(zhǔn)：

（1）情境

（2）有多少時(shí)間

（3）有多少精力

（4）重要性

情境-只有很少一部分事情對地點(diǎn)沒有什么特別的要求（像拿一支鋼筆和一張紙就可起草對一個(gè)項(xiàng)目的想法），但是，大多數(shù)事情都只能在特定的地點(diǎn)完成（在家或辦公室），或者需要借助某些特定的工具（如一部電話、一臺(tái)電腦），而這正是限制我們選擇行動(dòng)的首要因素。

有多少時(shí)間-你所能支配的時(shí)間長短也是一個(gè)重要的限制因素。如果5分鐘后你就必須去開會(huì)，你現(xiàn)在就不可能去執(zhí)行那些耗時(shí)更久的行動(dòng)。

有多少精力-你有多少精力呢？某些事情需要你頭腦清醒、思路清晰、富于創(chuàng)造力，而另一些則要求你具備充沛體力。除此之外的一些事情則對這兩方面都沒有特別要求。

重要性-當(dāng)你考慮了情境、時(shí)間、精力這三個(gè)條件后，你就要選擇哪個(gè)行動(dòng)會(huì)給你最高的回報(bào)了?，F(xiàn)在，你有1個(gè)小時(shí)的時(shí)間，你坐在辦公室里守著電話和電腦，你的精力指數(shù)為7.3（最高為10）。你應(yīng)該做些什么呢？給客戶回一個(gè)電話？考慮一下新的提案？處理一下語音信箱里的留言和電子郵件？或者聯(lián)系一下你的配偶，看看她/他這一天過得怎么樣？

這時(shí)，你可以借助你的直覺，并依賴你此時(shí)此刻的判斷力。為了進(jìn)一步探究這個(gè)問題，我們再來討論一下另外兩種模式，看一看怎樣找到目前最重要的事情。