在保存?zhèn)洳橘Y料的工具中，堪稱上品的當(dāng)屬“備忘錄”。有時，我們也稱之為“懸而未決”或者“有待繼續(xù)跟蹤”文件夾。實際上，有了這個系統(tǒng)，你就可以將需要的信息在未來的某個時刻寄給自己。

你的工作日程表也發(fā)揮著相同的功效。比如，日程表在3月15日提醒你還有一個月就該交稅了，或者在9月12日記錄著6周后芭蕾舞團將在市內(nèi)劇院上演《天鵝湖》。

在第7章，你將會看到更詳盡的介紹。

參考資料

很多你收集的資料并不要求你采取任何行動，但是它們都是具有重要價值的信息。你希望保存這些信息，并能在需要時進(jìn)行查看，所以你可以先把這些信息以書面或者電子形式加以保存。

書面形式的資料-可以是當(dāng)?shù)匾患也宛^的外賣菜單，也可以是一項環(huán)境美化工程的計劃書、某些草圖或者供應(yīng)商信息-最好存儲在一個伸手可及的便捷裝置中。這些裝置形式多種多樣，你可以用一個活頁夾或筆記本中的幾頁紙，來記錄你所偏愛的一些飯館的名字或者學(xué)校委員會成員的電話號碼，也可以啟用整個文件柜來存放公司合并的一切相關(guān)資料。

電子存儲器中的內(nèi)容更是包羅萬象，可以是從網(wǎng)上下載的數(shù)據(jù)庫資料，也可以是通信軟件中的存檔文件夾。

這里要特別提醒的是，保存的參考資料要能夠在需要時毫不費力地查尋到。一般情況下，參考資料系統(tǒng)有兩種形式：（1）按特定主題或特定領(lǐng)域分類存儲的系統(tǒng)；（2）一般性參考資料歸檔系統(tǒng)。第一種通常按照資料的內(nèi)容進(jìn)行分類保存-比如，某一文件夾專門用來存放按日期順序排列的合同文本，而另一個文件夾僅用于保存有關(guān)雇員賠償問題的機密文件；另外，還有幾個文件柜專門用于已經(jīng)了結(jié)案的法律案件的存檔，以便日后查閱。

一般性參考資料歸檔系統(tǒng)

參考資料系統(tǒng)的第二種形式，是將資料保存在觸手可及的地方，常備幾個文件夾用于收集那些沒有指定類別的信息。你總是需要有一個地方來存放移動電話的使用說明手冊、某個特定工程的會議記錄，以及你上一次去東京旅行結(jié)束時沒來得及兌換的幾個日元（下一次去時，還可以使用）。

對于個人行動管理系統(tǒng)，一個不能高效運行的一般性參考資料歸檔系統(tǒng)，通常成為整個系統(tǒng)的最大瓶頸。如果歸檔的程序煩瑣而緩慢（甚至枯燥乏味），那么，你就很可能不會去進(jìn)行歸納存檔，而是僅僅將它們堆積在一起。如果你沒有給參考資料設(shè)定清晰可辨的界線，那就無法區(qū)分哪些是可以采取行動的事件，哪些是暫時無法處理的工作。大腦在面對這種局面時，會失去正常的反應(yīng)能力，變得混沌麻木。因此，針對這類資料建立一個運行良好的系統(tǒng)，將是我們推行輕松高效行事方法的一個重要保障。我們將在第7章詳細(xì)闡述。

回顧

在紙上記下你需要牛奶是一回事，而在商店里回想起需要牛奶就是另一回事了。同樣，把“給朋友打電話，詢問他推薦的房地產(chǎn)律師”記錄下來，絕不等同于當(dāng)你守著一部電話無事可做的時候，就能夠喚起對此事的回憶。

你需要每隔一段時間，全面地回顧一下自己的生活和工作情況。對于大多數(shù)人而言，工作流程管理方法的神奇力量恰恰就是在不斷對過去進(jìn)行回顧的過程中體現(xiàn)出來的。就是說，你至少需要每周瀏覽一次那些未完善的工作和懸而未決的問題，在后文中，我將其稱之為“萬尺高度”（參見本章“總體檢視工作的‘六層次法’”一節(jié)）。你應(yīng)該把握住這個機會，快速地清理一下自己面臨的行動和抉擇，以便從根本上對某一時間需要處理的工作作出有效的判斷。

回顧的內(nèi)容和時機

如果你按照我所推薦的方法建立起個人的組織整理系統(tǒng)，那么擁有一個“項目”清單、一個日程表、“下一步行動”清單（一個或多個）和一個“等待處理”清單就是回顧的全部內(nèi)容。

這其中，瀏覽最為頻繁的大概要數(shù)日程表了，它會提醒你這一天里的“必做任務(wù)”（這些任務(wù)如果不在這一天完成，便沒有機會完成了）。這并不意味著這些寫入日程表的事情就是最為“重要”的，其實，它們只不過是不得不在這一天完成的事情。在任何時候，只有在對不得不完成的事情和其要求的時間都了如指掌的情況下，你才有可能更加機動靈活地安排其他工作。處理日程表的最好方式是，將上面羅列的任務(wù)（如開會、打電話、完成報表的最終稿等）逐項完成，不要遺漏。

完成了對日程表的查看以后，就該轉(zhuǎn)向你的“下一步行動”清單了。這類清單的內(nèi)容是一些預(yù)先確定下來的具體行動，一旦時間允許就應(yīng)該予以實施。如果你將這些任務(wù)按照不同情境編入不同的清單（比如“在家里”、“在電腦旁”、“與領(lǐng)導(dǎo)開會時”），這樣一來，遇到合適的情境就可以按照對應(yīng)的清單來完成行動了。

對于“項目”、“等待處理”和“將來/也許”清單，根據(jù)你的需要進(jìn)行定期查閱，只要能保證你不會在心中對其中的內(nèi)容念念不忘就行，因為那會影響你的工作效率。