這一類材料要求我們親自著手處理。典型的情況可能是一封要求你在某日參加公司活動(dòng)的電子郵件；或者是與集團(tuán)副總裁會(huì)面后放在工作籃中的備忘錄，寫著聘請(qǐng)顧問(wèn)這一重要新項(xiàng)目的相關(guān)事宜。

面對(duì)這類需要著手處理的材料時(shí)，你必須回答兩個(gè)問(wèn)題：

1.你承諾完成哪些工作？需要達(dá)成哪些目標(biāo)？

2.具體的下一步行動(dòng)是什么？

如果它代表一個(gè)項(xiàng)目

如果手頭的事情需要一系列的行動(dòng)才能實(shí)現(xiàn)它的目標(biāo)或結(jié)果，你就可以將其視為一個(gè)項(xiàng)目并將它列入“項(xiàng)目”清單中。這如同在地上樹(shù)起一個(gè)樹(shù)樁，提醒你有些目標(biāo)尚未達(dá)成。每周回顧一下這個(gè)清單（參見(jiàn)“成功的關(guān)鍵因素：每周回顧”一節(jié)）將會(huì)幫助你想起這個(gè)尚未解決的問(wèn)題。這些目標(biāo)會(huì)一直保存在你的管理系統(tǒng)中，直到你達(dá)成或者放棄這個(gè)目標(biāo)。

下一步要采取什么行動(dòng)？

對(duì)于你所收集到的任何材料來(lái)說(shuō)，這都是一個(gè)關(guān)鍵的問(wèn)題，如果你能給出合適的答案，你便擁有了下一步組織整理工作的基本原料?！跋乱徊叫袆?dòng)”是指那些可執(zhí)行、可操作的具體行動(dòng)，并且只有將其完成之后才能推動(dòng)整個(gè)事情向著既定目標(biāo)發(fā)展。

“下一步行動(dòng)”的幾個(gè)例子：

給弗雷德打個(gè)電話，問(wèn)他推薦的那家修理廠的電話號(hào)碼。

起草預(yù)算會(huì)議的具體議程。

與安吉拉談?wù)撐覀冃枰⒌奈募w檔系統(tǒng)。

上網(wǎng)了解一下數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件的知識(shí)。

這些都是需要我們實(shí)施的真實(shí)而具體的行動(dòng)，這些行動(dòng)的提示信息將對(duì)個(gè)人管理系統(tǒng)是否有效起到?jīng)Q定性作用。

立即執(zhí)行、指派他人，或者延遲處理

一旦你決定了下一步行動(dòng)，緊接著，你就會(huì)面臨以下三種選擇：

1.立即執(zhí)行。如果這步行動(dòng)能在兩分鐘內(nèi)完成，那么你就應(yīng)該立刻執(zhí)行。

2.指派他人。如果處理這件事情需要花費(fèi)的時(shí)間不止兩分鐘，那么，你應(yīng)該問(wèn)一問(wèn)自己是否就是解決這個(gè)問(wèn)題的最佳人選。如果回答是否定的，那就委托給一個(gè)合適的人員去辦理。

3.延遲處理。如果預(yù)計(jì)花費(fèi)的時(shí)間超過(guò)兩分鐘，而你又恰恰是最佳人選，那么這時(shí)，你就不得不推遲行動(dòng)，并把它記錄在“下一步行動(dòng)”清單上，以后再來(lái)完成。

組織整理（Organize）

在工作流程圖的外圍，是8個(gè)獨(dú)立的處理方向，這包含了你的“材料”經(jīng)過(guò)處理后可能遇到的所有情況。將它們綜合在一起，就構(gòu)成了一個(gè)完整的系統(tǒng)。這個(gè)系統(tǒng)可以組織整理你的當(dāng)前工作，也可以隨時(shí)接納新內(nèi)容。

對(duì)于那些無(wú)須采取行動(dòng)的事務(wù)來(lái)說(shuō)，可以將它們：丟入垃圾桶、保存為等待醞釀的資料或歸檔為參考資料。如果某項(xiàng)事務(wù)無(wú)須采取行動(dòng)，你可以把它當(dāng)成垃圾丟掉，也可以“存入備忘錄”以備日后再次評(píng)估，還可以歸檔保存起來(lái)以便今后能夠隨時(shí)查閱。對(duì)于那些可以付諸行動(dòng)的事務(wù)，你則需要：一個(gè)項(xiàng)目清單、一個(gè)保存項(xiàng)目規(guī)劃和資料的存儲(chǔ)系統(tǒng)、一個(gè)日程表、一個(gè)下一步行動(dòng)清單，以及一個(gè)等待清單（清單中包含的內(nèi)容是那些等候別人完成的任務(wù)）。

由此可見(jiàn)，這8類事務(wù)都可以（而且也應(yīng)該）分別放入幾個(gè)客觀存在的容器中。本書中我們將這種容器統(tǒng)稱為“清單”（list），意思是可供人們經(jīng)常查閱的一組提示信息。這個(gè)“清單”可能是紙質(zhì)的備忘錄手冊(cè)，也可能是一個(gè)電腦程序，還可能是塞滿紙質(zhì)文件的文件夾。舉個(gè)例子來(lái)說(shuō)吧，一個(gè)當(dāng)前項(xiàng)目清單，可以是記事本中寫滿個(gè)人目標(biāo)的一頁(yè)紙，也可以是個(gè)包含任務(wù)列表的PDA，或者是個(gè)貼著“項(xiàng)目清單”標(biāo)簽的塑料文件夾。提示信息（如“3月1日后，與我的會(huì)計(jì)師聯(lián)系，約定一次會(huì)面”）既可以保存在書面形式的備忘錄文件夾中，也可以存放在紙質(zhì)或者電子日程表內(nèi)。

項(xiàng)目

我是這樣給項(xiàng)目下定義的：任何一個(gè)需要多步驟才能完成的任務(wù)。這就意味著你的“項(xiàng)目清單”中會(huì)出現(xiàn)一些你以前不會(huì)當(dāng)做項(xiàng)目看的小事情。我對(duì)項(xiàng)目如此定義的根據(jù)是：如果某項(xiàng)工作不能一步完成的話，那么，你就需要建立某種機(jī)制來(lái)提醒自己還有事情尚未處理。如果你沒(méi)有建立這樣一個(gè)提醒機(jī)制的話，這件事情很有可能會(huì)回到你的大腦中，重新成為一個(gè)盤踞在你大腦中的懸而未決的問(wèn)題，并時(shí)刻干擾你的工作。另外，我們也可以將項(xiàng)目視為一系列未盡事宜。

“項(xiàng)目”清單的內(nèi)容范例

安排新的董事會(huì)成員研發(fā)生產(chǎn)錄像機(jī)的合資項(xiàng)目

8月份的度假安排制作一個(gè)新的培訓(xùn)光盤

安排一次員工外出靜思會(huì)①確定明年學(xué)術(shù)研究會(huì)的日程安排

出版書籍組織一個(gè)1小時(shí)左右的主題演講

完成計(jì)算機(jī)升級(jí)更新遺囑

熟悉視頻會(huì)議的操作確定預(yù)算規(guī)程

敲定一條新產(chǎn)品生產(chǎn)線簽署一份雇傭協(xié)議

了解新的聯(lián)絡(luò)管理軟件在后院安裝新的照明燈

找到《財(cái)富》雜志的再版文章與南美的代表正式建立合作關(guān)系

尋找一位公關(guān)人員制定雇員政策和工作程序

在新果園里種一些植物為起居室添置一把新的靠椅

這些項(xiàng)目不需要按照某種特殊的順序（如規(guī)模或重要性）進(jìn)行排列，你只需要把它們列在一張主清單上便足夠了。這樣你就可以經(jīng)常地查閱它們，以確保你對(duì)每個(gè)項(xiàng)目制定出恰當(dāng)?shù)摹跋乱徊叫袆?dòng)”方案。

事實(shí)上，你不可能直接執(zhí)行一個(gè)項(xiàng)目，你所能執(zhí)行的是與項(xiàng)目相關(guān)的“下一步行動(dòng)”。當(dāng)你完成了足夠多的正確步驟以后，才能達(dá)成項(xiàng)目的預(yù)期目標(biāo)。實(shí)際上，這個(gè)項(xiàng)目清單就是一份羅列了我們面前的各種終點(diǎn)線的實(shí)用手冊(cè)，它保證我們所采取的每一步行動(dòng)都能將事務(wù)向著正確的方向推進(jìn)。