保證收集階段成功的最后一個(gè)因素是顯而易見(jiàn)的：如果不定期清空收集工具，處理里面盛放的“材料”，那么它就只是一間裝滿雜亂資料的倉(cāng)庫(kù)。我們這里說(shuō)到的清空并不意味著完成，這里不要求你完成存放在語(yǔ)音信箱、電子郵箱或工作籃中的全部事務(wù)；其實(shí)，它僅僅要求你把資料從存儲(chǔ)器中取出來(lái)，判定這些事情的實(shí)質(zhì)是什么，以及應(yīng)該采取什么具體行動(dòng)才能推動(dòng)它的發(fā)展，如果你無(wú)法立即完成它，那么把這些行動(dòng)組織整理到你的系統(tǒng)中就行。千萬(wàn)不要把它再次放回到工作籃中去！不清理你的工作籃，簡(jiǎn)直就和不倒垃圾桶一樣，而你就只能不斷購(gòu)買新的垃圾桶，以便盛放那些新產(chǎn)生的垃圾。

為了定期完成工作籃的清理，你必須擁有一個(gè)完善的行動(dòng)管理系統(tǒng)。如果沒(méi)有有效的“輸出”，工作籃里容納的“材料”自然會(huì)堆積如山。一般來(lái)說(shuō)，對(duì)于那些你無(wú)法立即處理的事情，把它們留在“工作籃”里以便給自己提個(gè)醒，這確實(shí)是簡(jiǎn)單易行的辦法。（特別是對(duì)于紙質(zhì)文件或者電子郵件之類的信息尤其方便。）但問(wèn)題是，當(dāng)工作籃（或電子收件箱）中存入過(guò)量的資料和信息時(shí)，就只會(huì)讓你感到面臨崩潰的危險(xiǎn)，根本無(wú)法起到提醒的作用了。

當(dāng)你掌握了下一個(gè)階段的技巧，學(xué)會(huì)如何輕松快捷地處理那些亂七八糟的未盡事宜時(shí)，“工作籃”就可以被順利清空了。讓我們一起來(lái)看一看，要怎么做才能在不立即完成具體工作的情況下，清空你的工作籃和電子郵箱吧！

處理

對(duì)于參加這個(gè)課程的所有人來(lái)說(shuō)，我?guī)椭麄兯鞒龅淖畲蟾倪M(jìn)，恐怕就是指導(dǎo)他們按部就班地對(duì)每一項(xiàng)工作進(jìn)行思考，并最終清空他們的收集工具。當(dāng)我與某家跨國(guó)公司一個(gè)主要部門的經(jīng)理共同處理了她的“工作籃”以后，她坐在那里，感到前所未有的輕松。此前她為了減輕大量的會(huì)議給自己帶來(lái)的繁重壓力，便依賴工作日程表來(lái)提醒會(huì)議日程，而效果還不錯(cuò)。在我的幫助下，她對(duì)工作的其他方面也進(jìn)行了歸納和整理，從而使自己工作的各個(gè)方面都變得井井有條了?，F(xiàn)在，我們已把她需要提醒自己的行動(dòng)和信息分門別類地逐個(gè)確定，并存入一個(gè)看得見(jiàn)、摸得到的具體系統(tǒng)中。

對(duì)于你所收集到的每一封電子和語(yǔ)音郵件、每一條備忘錄或者每一個(gè)自然萌生的念頭，你該如何處理呢？這是行動(dòng)管理過(guò)程中的一個(gè)組成要素，它是整個(gè)個(gè)人組織整理體系的基礎(chǔ)。許多人試圖把一切安排得井井有條，但是他們卻錯(cuò)誤地直接整理那些收集到的、不完整的“材料”。你無(wú)法有效地組織和整理“材料”，你只能對(duì)它們進(jìn)行收集和處理。分析和處理這些材料后產(chǎn)生的下一步行動(dòng)，才是真正的組織整理的對(duì)象。在事務(wù)處理的樹(shù)狀模型中（見(jiàn)下圖），處理和組織整理這兩個(gè)階段是整個(gè)過(guò)程的主干部分。

在后面的章節(jié)里，我將針對(duì)處理過(guò)程的每一個(gè)環(huán)節(jié)詳細(xì)地進(jìn)行指導(dǎo)。而現(xiàn)在，我建議你在我們總覽全過(guò)程的同時(shí)，從你的工作籃中拿出幾項(xiàng)工作或者拿出一摞資料，嘗試著按此方式處理它們，這樣你對(duì)這個(gè)過(guò)程就會(huì)有一個(gè)大致的了解。

它是什么？

這個(gè)問(wèn)題并不愚蠢。我們前面已經(jīng)討論了收集工具以及收集的“材料”。但是，我們還沒(méi)有討論過(guò)這些材料到底是什么，需要我們?nèi)绾翁幚怼１热?，我們從上?jí)主管處接收的很多信息，往往因?yàn)楹磺澹苋菀妆晃覀兊膫€(gè)人組織整理系統(tǒng)漏掉，我們是不是應(yīng)該先搞清楚這些信息的含義呢？當(dāng)我們收到人力資源部門發(fā)來(lái)的電子郵件，通知我們某某政策的某某情況時(shí)，我們是不是也需要先看清楚郵件內(nèi)容？我曾經(jīng)從我的客戶那堆積如山的文件中，挖掘出十多條有價(jià)值的信息，這僅僅是由于他們當(dāng)時(shí)不愿意花上幾秒鐘的時(shí)間來(lái)搞清楚文件內(nèi)容就隨手一扔造成的。搞清楚了這個(gè)問(wèn)題，我們也就可以了解下一步?jīng)Q策的重要性了。

是否需要采取行動(dòng)？

對(duì)于這個(gè)問(wèn)題有兩種回答：是和否。

不需要采取行動(dòng)

如果答案是“否”，也就是“它”不需要我們采取任何行動(dòng)，那么就有三種可能的情況：

1.這是無(wú)用的垃圾，我們根本就沒(méi)必要保留它。

2.目前沒(méi)有采取行動(dòng)的必要，但是日后可能需要處理（孵化，醞釀）。

3.該信息具有潛在的利用價(jià)值，今后也許能派上用場(chǎng)（參考資料）。

這三種情況各自都有一套處理方法，我們將在后面的章節(jié)中詳細(xì)介紹。就目前而言，對(duì)于要?jiǎng)h除的東西，你所需要的就是一個(gè)垃圾箱和刪除鍵；對(duì)于那些需要在日后處理的事情，就將它們寫(xiě)在備忘錄或者日程表中；對(duì)于那些有潛在價(jià)值的參考資料和信息，把它們放在一個(gè)完善的歸檔系統(tǒng)中保存就可以了。