通常，我們會為大部分項目積累大量的相關信息，這些信息都應當按照主題、題目或項目名稱組織整理起來。這時，“項目”清單便成為一個索引。各個項目所對應的細節(jié)、計劃、輔助資料都應該分門別類地存放于獨立的文件夾中，或存入電子文檔、筆記本或者活頁文件夾中，以便你在處理各個項目時可以方便地查閱取用。

輔助性資料與參考資料

一旦你把項目的輔助性資料按照主題或者題目分類組織整理時，你會發(fā)現，它們與你的參考資料非常類似，甚至可以將它們一起保存在同一個系統(tǒng)中（例如，“婚禮”文件可以保存在常用參考資料文件夾中）。它們之間的唯一的區(qū)別是，對于正在進行中的項目，那些項目的輔助資料可能需要更頻繁地查詢，以確保項目的順利完成。

我通常建議人們將項目輔助性資料保存在視線之外的地方，但是，如果你擁有一個運行良好的參考文件歸檔系統(tǒng)，而且它就在你觸手可及的地方，那么將項目資料保存在這個視線內的系統(tǒng)中會更加簡易和高效。項目輔助性資料有時需要頻繁查閱，將資料放在抬眼就可看到的地方會更加方便快捷。在這種情況下，這些紙質的資料通?？梢苑旁谧烂娴奈募鹄锘蛘叱閷现?。

下一步行動的歸類

如同工作流程圖所顯示的那樣，下一步行動的決策是最核心的環(huán)節(jié)。對于每一個懸而未決的問題，下一步行動都應當是可執(zhí)行的、一目了然的、沒有歧義的具體行動。

那些不到兩分鐘即可完成的工作和那些你早已完成的工作是已經過去的行動，你就沒有必要繼續(xù)跟蹤了。需要緊追不放的是：那些將要在某一個特定時間或日期執(zhí)行的行動（把它們記入你的日程表），那些需要盡快完成的行動（把它們添加到你的“下一步行動”清單中），以及那些等待他人去辦理的事情（把這些納入“等候”清單）。

日程表

行動的提示信息可以分為兩類：一類是需要在某一指定日期或時間里執(zhí)行的行動提示信息；另一類是應該盡快完成的行動提示信息。而日程表所負責記錄的就是第一類行動提示信息。

你的日程表上只標注三種情況：

需要在指定時間執(zhí)行的行動。

需要在指定日期執(zhí)行的行動。

需要在指定日期獲取的信息。

需要在指定時間執(zhí)行的行動

這其實是給約會起了一個花里胡哨的別名。比如說，某項目的下一步行動是參加某日某時召開的會議，你只需把它標注在日程表的對應時間點上就可以了。