遺憾的是，僅僅有合適的收集工具，并不能保證順利完成所有收集工作。大多數(shù)人都擁有某種形式的收集設(shè)備，但是，這些設(shè)備或多或少地存在失控的情況。我們一起來(lái)看看成功收集的三個(gè)必要條件：

1.每一件懸而未決的事情都必須存儲(chǔ)在你的收集系統(tǒng)中，而不是在你的大腦里。

2.你應(yīng)該盡可能地控制收集工具的數(shù)量，越少越好，夠用即可。

3.你必須定期清空這些設(shè)備。

把一切趕出你的大腦

如果你還在使用自己的大腦來(lái)追蹤多個(gè)事務(wù)的進(jìn)展，那么你自然會(huì)喪失使用和清空工作籃（或者其他收集工具）的動(dòng)力。大多數(shù)人之所以并不把這些收集工具放在心上，是因?yàn)樗麄冎溃@些工具所收集的事務(wù)并不完整。在他們的工作籃和大腦中，都存放著一部分“未盡事宜”，因此，他們無(wú)法完全信任其中的任何一個(gè)。這就導(dǎo)致，他們的大腦處于兩頭兼顧、疲于奔命的狀態(tài)之中。這就好似在布滿了大洞的彈球臺(tái)上玩彈球一樣，彈球非常容易掉入洞里，讓人根本沒(méi)有興趣繼續(xù)玩下去。

應(yīng)該使收集工具成為你生活方式的一部分。你應(yīng)該盡量在身邊保留這樣的工具，這樣，無(wú)論你身在何處，都可以記錄下各種靈光一現(xiàn)的想法。把它們視為你生活中不可或缺的一部分，就像你的錢包、駕駛執(zhí)照或眼鏡一樣。

盡量減少收集設(shè)備的數(shù)量

你需要多少個(gè)工作籃，就應(yīng)該設(shè)置多少個(gè)，但要限制在你可以應(yīng)付的最大數(shù)量以下。由于你需要收集的信息可能隨時(shí)隨地冒出來(lái)，因此，在任何情況下，你都需要能夠發(fā)揮功效的收集工具。然而，如果收集工具的種類和數(shù)量過(guò)多，你便可能無(wú)法對(duì)這些分散的信息很好地進(jìn)行處理了。

對(duì)于高科技收集工具，一般不會(huì)出現(xiàn)數(shù)量過(guò)多的狀況，主要是那些低技術(shù)含量的工具（如記事簿和工作籃）容易出現(xiàn)這類問(wèn)題。比如別人給你的便條，就應(yīng)該好好整理，而不是隨心所欲地把它們堆在一起、夾在記事簿里或塞進(jìn)抽屜中。其他類似的紙質(zhì)文件也應(yīng)該井然有序地放進(jìn)工作籃，而不是亂七八糟地堆積到各個(gè)角落里。

隨著生活和工作變得日益復(fù)雜煩瑣，采用標(biāo)準(zhǔn)化的工具和手段來(lái)捕捉想法和信息就顯得尤為重要。在你的職業(yè)生涯當(dāng)中，你也許會(huì)發(fā)現(xiàn)，一些工作上的好點(diǎn)子往往不是在工作時(shí)間產(chǎn)生的（通常是在你休息的時(shí)候產(chǎn)生的）。如果能夠利用高效的收集工具來(lái)輔助你的思考，那么你便獲得了提高工作效率的法寶。