我們首先需要了解該收集哪些信息，以及如何有效地完成這一工作，這一點(diǎn)非常重要。只有這樣，你才能有效地進(jìn)行下一步的處理。為了把大腦從那些低層次的、希望抓住一切事務(wù)的意識(shí)中解放出來，你必須（利用工作籃）百分之百地捕獲一切“未盡事宜”。而且在將來的某個(gè)時(shí)間，你還將處理和回顧這些“未盡事宜”。

百分之百地捕獲一切“未盡事宜”

你需要尋找和收集你世界中的一切未盡事宜，無論大小、輕重、緩急，只要是那些等待處理的、需要改進(jìn)的、引起注意的事務(wù)，都要收集起來。

在你讀到這里的時(shí)候，許多事務(wù)正處于收集之中。信箱里收到了新的信件，工作籃中增添了新的備忘錄，電腦中收到了新的電子郵件，語音信箱收到了新的留言。但與此同時(shí)，你也正在從周圍的環(huán)境中收集引起你注意的信息，并儲(chǔ)存到自己的大腦，而且大腦自己還會(huì)不停地思考，時(shí)不時(shí)地形成一些想法和主意，它們也需要你的關(guān)注。這些信息不像電子郵件那樣醒目，但它們也是“材料”，需要用某種方法對(duì)其進(jìn)行處理，所以也是收集的對(duì)象。比如：在記事簿上記錄的某些決策，應(yīng)該盡快付諸實(shí)施；在你書桌的抽屜里，某些不好用的文具需要修理一下或者干脆扔掉；在你的咖啡桌上，放著一些過期的雜志-這些全都屬于“材料”的范疇。

一旦你給某一事務(wù)貼上“需要做”或者“應(yīng)當(dāng)做”的標(biāo)簽，它就變成了一件“未盡事宜”。比如，如果你還在猶豫某件事是否需要完成或如何完成，那么它就是“未盡事宜”。這包括全部的“我將要……”，也就是那些你已經(jīng)有所計(jì)劃但是尚未付諸行動(dòng)的事情。當(dāng)然，未盡事宜還包括所有正在處理中、尚未結(jié)束的事務(wù)，以及那些你已經(jīng)實(shí)施但尚未最終確認(rèn)完成的事務(wù)。

為了正確地管理這些“未盡事宜”，你需要暫時(shí)把它們?nèi)糠湃胍粋€(gè)“存儲(chǔ)器”中。等到有時(shí)間的時(shí)候再來確定它們到底都是一些什么樣的問題，需要如何處理和解決。為了確保這個(gè)收集工具的有效性，你必須定期清空這些“存儲(chǔ)器”。

如果你將大腦也當(dāng)做一個(gè)“存儲(chǔ)器”來看待的話，那么很可能各種“未盡事宜”現(xiàn)在就已經(jīng)被你收集起來了。但是如果無法找到一個(gè)可靠的外在體系對(duì)它們進(jìn)行直接管理，那這些事情必定會(huì)藏匿于你腦中的某個(gè)角落，并且無法有效地定期清空。事實(shí)上，如果你沒有把某項(xiàng)任務(wù)放入你的工作籃，那它就必定存在于你的大腦當(dāng)中。我們?cè)谶@一階段所要做的，正是要確保一切必要的事情統(tǒng)統(tǒng)得到了收集，并且存儲(chǔ)在你大腦之外的某個(gè)地方。

收集工具

有很多工具，無論其科技含量高低，均可用于收集那些“未盡事宜”。下面列出的幾種工具可以用于捕捉你的想法以及從外部獲取的資料：

工作籃

紙質(zhì)記事簿

電子記事簿

錄音設(shè)備

電子郵件

工作籃

標(biāo)準(zhǔn)的塑料框，木制、皮革或金屬編織框，都是最常見的、用于存放紙制資料的工具，其他任何需要處理的物品也可以存放其中，如信件、雜志、備忘錄、票據(jù)、電話簿、收據(jù)，甚至是沒電的手電筒。

書寫用的紙張或記事簿

活頁(yè)筆記本、螺旋裝訂記事本、速記本和標(biāo)準(zhǔn)便簽簿，都可以隨時(shí)記錄你的想法、搜羅來的信息，以及有待處理的事情等。只要能滿足你的習(xí)慣和需要即可。

電子記事簿

計(jì)算機(jī)可以用于存儲(chǔ)簡(jiǎn)短信息，以便日后進(jìn)行處理。隨著字符識(shí)別技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，一系列用于保存數(shù)據(jù)的數(shù)碼工具產(chǎn)品接連不斷地面世。各種手持設(shè)備（如PDA）和電子便簽簿都可以用來收集各種信息。

音頻產(chǎn)品

目前，可以使用的此類產(chǎn)品包括電話應(yīng)答機(jī)、語音信箱和錄音設(shè)備（如數(shù)碼錄音機(jī)或者微型磁帶錄音機(jī)）。這些設(shè)備都可以臨時(shí)儲(chǔ)存那些你需要記錄或處理的音頻信息。

電子郵件

如果你通過電子郵件與外界保持聯(lián)系，那么，你的計(jì)算機(jī)中會(huì)有一些區(qū)域，用于保留收到的信息和文件，以備日后瀏覽、閱讀和處理。短信也擁有類似功能。

高科技產(chǎn)品設(shè)備

現(xiàn)在，越來越多的電子設(shè)備開始支持語音指令和手寫輸入。隨著信息溝通的數(shù)字化和無線化的發(fā)展，我們記錄信息的方式也在變得更加簡(jiǎn)單。（同時(shí)，我們所收到的數(shù)據(jù)和信息數(shù)量也在隨之膨脹?。?

“電腦！”

“是的，戴維，什么事？”

“我想要面包?！?

“好的，戴維?！?

所需食品的信息就這樣被收集起來了。在行動(dòng)管理過程中，組織整理這一階段也進(jìn)一步向數(shù)字化方向邁進(jìn)，“面包”將自動(dòng)添加到我的食品雜貨電子清單中，甚至自動(dòng)完成訂貨和配送程序。

無論是高科技設(shè)備，還是技術(shù)含量不高的產(chǎn)品，上面介紹的所有設(shè)備都起到類似于工作籃的作用，發(fā)揮著收集一切具有潛在用途的信息、任務(wù)和行動(dòng)方案的功效。當(dāng)然，很可能你對(duì)這些日常工具已經(jīng)習(xí)以為常了。