要想輕松掌控知識工作，必須熟練掌握工作流程管理的5個步驟，而這正是我所教授的本書方法的核心部分。無論在什么情況下，我們在工作時都將經(jīng)歷這5個階段：（1）收集（Collect）一切引起我們注意的事務(wù)和信息；（2）對這些信息進(jìn)行處理（Process），決定下一步行動；（3）對這些行動進(jìn)行有效的組織整理（Organize）；（4）我們通過回顧（Review）來確定下一步行動方案；（5）行動（DO），直至最終完成工作。這些階段共同構(gòu)成了我們生活中的“橫向”管理系統(tǒng)，而且我們還可以隨時向其中添加任何引起關(guān)注的新事務(wù)。

這幾個步驟的原理很簡單?？赡苣銢]有察覺到，不過這確實就是我們習(xí)以為常的處事方法。但是根據(jù)我的經(jīng)驗，大多數(shù)人在這5個階段中，都還有很大的提升效率的空間。我們對工作流程的管理包括了5個環(huán)節(jié)，并且管理的效果通常取決于這5個環(huán)節(jié)中最薄弱的一環(huán)。因此，除非所有環(huán)節(jié)都緊密結(jié)合，并且按統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)加以管理，否則，其最終效果難以保證。大多數(shù)人在收集階段存在著重大的遺漏，于是有些人雖然收集了大量信息，但卻沒有進(jìn)一步的處理，因此也就無法確定下一步的具體行動。另一些人雖然確定了下一步行動，但卻缺乏對這些行動的有效組織，因而不能有效地執(zhí)行。還有一些人雖然建立了良好的組織整理系統(tǒng)，但由于缺少回顧和檢查環(huán)節(jié)，結(jié)果導(dǎo)致整個工作系統(tǒng)的效率大打折扣。最終，系統(tǒng)中出現(xiàn)的任何一個薄弱環(huán)節(jié)，都可能影響工作執(zhí)行的結(jié)果和效率。

了解了這5個階段的本質(zhì)和相互關(guān)系后，還需要運(yùn)用一些有效的技巧和工具，才能順利地完成各階段的工作任務(wù)。我發(fā)現(xiàn)，如果將這5個步驟分開來做，會取得更好的效果。有時候，我只收集各種信息，而不做進(jìn)一步處理。而有時，我又只進(jìn)行分析和處理（比如利用會議后的間隙，整理會議筆記）。我還會利用長途旅行的路上時間，對收集和分析處理后的材料進(jìn)行組織整理。還有一些時候，我會查看我的工作清單，回顧檢查我的工作狀況。很顯然，大部分時間我都會充分利用起來，去做我該做的事情。

許多人無法把工作安排得井井有條，主要原因是他們試圖一口氣完成這5個階段的工作。當(dāng)他們坐下來“開列工作清單”時，大多數(shù)人試圖按照重要性和緊急程度來羅列“最重要的事情”，但他們卻沒有擬定任何具體的行動方案。如果你因為某些事情（比如秘書的生日）目前“并非那么重要”，而暫時將它擱置一旁不作任何考慮，那么這件事就成了一個懸而未決的問題。而它也將時刻消磨你的精力，阻礙你集中精力思考那些真正重要的事情。

本章將從總體上闡述這5個階段的內(nèi)容。在第4章到第8章，會分別講述各個階段的內(nèi)容。這些章節(jié)針對每一階段介紹了具體的管理方法，并且附有大量經(jīng)典的實例和最佳實踐。