有趣的是，你的大腦中至少有一部分是相當(dāng)愚蠢的。如果它夠聰明的話，它就應(yīng)該只在你需要處理某件事的時候才提醒你。

你有沒有一把電池耗光了的手電筒？而你的大腦一般是什么時候，才提醒你該買電池了呢？你又是什么時候，才發(fā)現(xiàn)電池沒電了呢？這不能算是反應(yīng)靈敏的表現(xiàn)吧。如果你的大腦天資聰穎，它就應(yīng)該僅當(dāng)你在商店里看到電池時才給你提醒，而且能一并告知你相應(yīng)的電池型號。

從你今天早晨醒來到現(xiàn)在，你是否想到任何需要處理但還未動手解決的事情呢？你是不是不止一次地想到了它們呢？為什么？不斷地考慮那些毫無進(jìn)展的事情純粹是浪費(fèi)時間和精力，而且這往往只會使你更加焦慮不安。

似乎許多人的腦子里總在接連不斷地放電影，特別是當(dāng)我們一談到有許多事要處理時，這一現(xiàn)象更加嚴(yán)重。人們把許許多多懸而未決的問題委托給大腦來處理，但你的大腦卻無法有效處理它們。

“材料”的轉(zhuǎn)化

我是這樣定義“材料”（Stuff）的：任何進(jìn)入你的精神或現(xiàn)實世界中但尚未找到歸屬的事情，所有你尚未確定預(yù)期結(jié)果和下一步具體行動的事情。對很多人來說，他們的組織整理系統(tǒng)沒有發(fā)揮應(yīng)有的功效，原因在于沒有首先完成對“材料”的轉(zhuǎn)化。只要它們還保持著“材料”的身份，人們便無法加以控制。

多年以來，我所見過的絕大部分任務(wù)清單純粹都是一些列舉“材料”的單子，而不是必須完成的實際工作的清單。它們僅僅代表著許多尚未解決的事務(wù)中的某一部分的提示信息，而這些事務(wù)也仍未轉(zhuǎn)化為預(yù)期結(jié)果和行動方案，即真正意義上的工作提綱和工作細(xì)節(jié)。

“材料”的存在本質(zhì)上并不是一件壞事。就其本質(zhì)而言，如果某些事情吸引了我們的注意力，那么，它們往往以“材料”的形式表現(xiàn)出來。但是，一旦“材料”進(jìn)入到我們的生活和工作中，便需要被定義和解釋。作為知識工作者，這是我們的責(zé)任。如果“材料”已經(jīng)完成了轉(zhuǎn)化過程，并且明白無誤，那么剩下的工作就不需要再耗費(fèi)我們的腦力了，付出單純的體力勞動就可以了。

在一次研討會臨近結(jié)束時，一家生物工程公司的資深經(jīng)理在重新審視她最初列出的任務(wù)清單時感嘆不已：“天哪，這簡直是一堆根本無法完成的工作，毫無章法可言！”就大多數(shù)個人管理系統(tǒng)中所謂的計劃清單而言，這是我所聽到過的最生動形象的描述了。絕大多數(shù)人一直在調(diào)整那些性質(zhì)原本模糊不清、內(nèi)容殘缺不全的任務(wù)清單。但是，他們?nèi)匀粵]有認(rèn)識到，到底需要整理多少內(nèi)容，管理哪些細(xì)節(jié)，才能獲得真正的回報。如果他們希望自己的組織整理工作富有成效，就應(yīng)該收集一切有待考慮的問題，然后完成思考的過程。

過程：管理你的行動

你幾乎可以像訓(xùn)練運(yùn)動員那樣來訓(xùn)練你自己，在知識工作中表現(xiàn)得快速、敏捷、積極主動和精力集中。你可以更加積極有效地思考問題，輕松自如地控制事態(tài)的發(fā)展。你可以將工作和生活中各個層面的事務(wù)都收集起來，完成更多的工作，同時消耗更少氣力。此外，你還可以針對收集到的全部“材料”進(jìn)行前期決策，為你的工作和生活制定出一套標(biāo)準(zhǔn)的事務(wù)處理模式。

然而，在你未達(dá)到這一境界之前，你首先需要培養(yǎng)一個習(xí)慣：在大腦中不留任何事情。正如我們已經(jīng)看到的那樣，單純的時間管理、信息管理或者優(yōu)先事務(wù)管理都無法實現(xiàn)這一目標(biāo)。畢竟：

你不可能通過管理時間，把5分鐘變成6分鐘。

你無法管理大量的信息，過量的信息只會被遺忘和忽視-否則，當(dāng)你走進(jìn)圖書館，打開電話黃頁本，或者上網(wǎng)的時候，腦子非爆炸了不可。

你無法管理事務(wù)的優(yōu)先級，因為事務(wù)是否優(yōu)先完全是你的主觀決定。

因此，管理你的行動是管理好你全部“材料”的關(guān)鍵所在。