按圖索驥——項目進度控制要領(lǐng)

項目進度控制是非常困難的事情，IT項目的拖期幾乎成了普遍現(xiàn)象，盡管項目管理人員作出各種各樣的努力，還是不能避免項目拖延的命運。筆者認為，造成項目拖期的主要原因有兩大類，一類是初期估算工作量有誤，項目難度考慮不足或者估算過于樂觀；另一類則是缺乏有效的進度檢查和控制手段，下面將簡要介紹一下項目進度控制的流程和要領(lǐng)。

●項目進度控制流程

編制進度計劃的目的，就是指導(dǎo)項目的實施，以保證實現(xiàn)項目的工期目標(biāo)。但在進度計劃實施過程中，由于主客觀條件的不斷變化，計劃亦需隨之改變。憑借一個最優(yōu)計劃來實現(xiàn)一勞永逸的工作是不可能的。因此，在項目進行過程中，必須不斷監(jiān)控項目的進程以確保每項工作都能按進度計劃進行；同時必須不斷掌握計劃的實施狀況，并將實際情況與計劃進行對比分析，必要時應(yīng)采取有效的對策，使項目按預(yù)定的進度目標(biāo)進行，避免工期的拖延。這一過程稱之為進度控制。該過程可用圖3-1加以描述。

圖3-1 項目進度控制過程

有效進行項目進度控制的關(guān)鍵是監(jiān)控實際進度，及時、定期地將實際進度與進度計劃進行比較，并及時采取糾正措施。項目管理人員不能簡單地認為問題會在不采取任何措施的情況下自動消失。項目的進度控制就是在既定工期內(nèi)，編制出最優(yōu)的進度計劃，在執(zhí)行計劃的過程中，經(jīng)常檢查項目實際進度情況，并將其與進度計劃相比較，若出現(xiàn)偏差，便分析產(chǎn)生的原因及對工期的影響程度，確定必要的調(diào)整措施，更新原計劃。這一過程不斷地循環(huán)，直至項目完成。項目進度控制的目標(biāo)就是確保項目按既定工期目標(biāo)實現(xiàn)，或是在保證項目質(zhì)量并不因此而增加項目實際成本的條件下，適當(dāng)縮短項目工期。

項目進度控制的主要方法是規(guī)劃、控制和協(xié)調(diào)。規(guī)劃是指確定項目總進度控制目標(biāo)和分進度控制目標(biāo)，并編制其進度計劃；控制是指在項目實施全過程，進行的檢查、比較及調(diào)整；協(xié)調(diào)是指協(xié)調(diào)參與項目的各有關(guān)單位、部門和人員之間的關(guān)系，使之有利于項目的進展。

進度控制所采取的措施主要有組織措施、技術(shù)措施、合同措施、經(jīng)濟措施和管理措施等。組織措施是指落實各層次的進度控制人員，具體任務(wù)和工作責(zé)任；建立進度控制的組織系統(tǒng)；按照項目的結(jié)構(gòu)、工作流程或合同結(jié)構(gòu)等進行項目的分解，確定其進度目標(biāo)，建立控制目標(biāo)體系；確定進度控制工作制度，如檢查時間、方法、協(xié)調(diào)會議時間、參加人員等；對影響進度的因素進行分析和預(yù)測。技術(shù)措施主要是指采取加快項目進度的技術(shù)方法。合同措施是指項目的發(fā)包方和承包方之間，總包方與分包方之間等通過簽訂合同明確工期目標(biāo)，對項目完成的時間進行制約。經(jīng)濟措施是指實現(xiàn)進度計劃的資金保證措施。管理措施是指加強信息管理，不斷地收集項目實際進度的有關(guān)信息資料，進行整理統(tǒng)計，與進度計劃相比較，并定期提出項目進展報告，以此作為決策依據(jù)之一。項目計劃中的某些東西在付諸實施后才會發(fā)現(xiàn)無法實現(xiàn)。即使勉強實現(xiàn)，也要付出很高的代價。遇到這種情況，就必須對項目計劃進行修改，或重新規(guī)劃。在項目實施過程中要進行多次規(guī)劃(P)、實施(D)、檢查(C)和行動(A)循環(huán)。