●項(xiàng)目進(jìn)度控制要領(lǐng)

項(xiàng)目有一個(gè)重要屬性就是：一次性的工作，這一屬性使得項(xiàng)目控制有別于其他管理控制。企業(yè)生產(chǎn)或業(yè)務(wù)活動(dòng)可事先制定出明確的標(biāo)準(zhǔn)，在生產(chǎn)或業(yè)務(wù)活動(dòng)過程中，管理人員將實(shí)施的實(shí)際情況同這些標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行對照，由此發(fā)現(xiàn)計(jì)劃的偏離程度。但是，項(xiàng)目活動(dòng)由于一般無先例，事先不能制定出明確的標(biāo)準(zhǔn)。所以，項(xiàng)目常常根據(jù)投入的多少，例如費(fèi)用、人力或其他資源來評價(jià)實(shí)際實(shí)施結(jié)果，通過協(xié)商和判斷來進(jìn)行控制。

在項(xiàng)目實(shí)施過程中，必須定期對項(xiàng)目的進(jìn)展進(jìn)行測量，找出偏離計(jì)劃之處，將其反饋到有關(guān)的控制子過程中。項(xiàng)目計(jì)劃中的某些東西在付諸實(shí)施后才會(huì)發(fā)現(xiàn)無法實(shí)現(xiàn)。即使勉強(qiáng)實(shí)現(xiàn)，也要付出很高的代價(jià)。遇到這種情況，就必須對項(xiàng)目計(jì)劃進(jìn)行修改，或重新規(guī)劃。項(xiàng)目控制要真正有效，就必須做到：

(1) 要有明確的目的。項(xiàng)目控制的基本目的就是保證項(xiàng)目目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用、風(fēng)險(xiǎn)、人力資源、溝通、合同等方面的目標(biāo)。

(2) 要及時(shí)。必須及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差，迅速報(bào)告項(xiàng)目有關(guān)方面，使他們能及時(shí)做出決策，采取措施加以更正。否則，就會(huì)延誤時(shí)機(jī)，造成難以彌補(bǔ)的損失。

(3) 要考慮代價(jià)。對偏差采取措施，甚至對項(xiàng)目過程進(jìn)行監(jiān)督，都是需要費(fèi)用的。因此，一定要比較控制活動(dòng)的費(fèi)用和可能產(chǎn)生的效果。只有在收效大于費(fèi)用時(shí)才值得進(jìn)行控制。

(4) 要適合項(xiàng)目實(shí)施組織和項(xiàng)目班子的特點(diǎn)?？刂埔藛T分工、職責(zé)、權(quán)限結(jié)合起來。要考慮控制的程序、做法、手段和工具是否適合項(xiàng)目實(shí)施組織和項(xiàng)目班子成員個(gè)人的特點(diǎn)，是否能被他們接受?？刂埔獙?xiàng)目各項(xiàng)工作進(jìn)行檢查，要采取措施進(jìn)行糾正等。所有這些都要涉及到人。人們是不愿意接受使他們不愉快的控制措施的。實(shí)施控制的項(xiàng)目經(jīng)理或其他成員應(yīng)當(dāng)懂點(diǎn)心理學(xué)，弄清他們?yōu)槭裁磳刂飘a(chǎn)生抵觸情緒，研究如何誘發(fā)他們對控制的積極態(tài)度。

(5) 要注意預(yù)測項(xiàng)目過程的發(fā)展趨勢。事后及時(shí)發(fā)現(xiàn)偏差，不如在預(yù)見可能發(fā)生的偏差基礎(chǔ)上采取預(yù)防措施，防患于未然。

(6) 要有靈活性。項(xiàng)目的內(nèi)外環(huán)境都會(huì)有變化?？刂迫藛T應(yīng)事先準(zhǔn)備有備用方案和措施。一招不靈，拿出另一招。

(7) 要有重點(diǎn)。項(xiàng)目在進(jìn)行中，千頭萬緒，不可能事事關(guān)照，時(shí)時(shí)關(guān)照。一定要抓住對實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)有重大影響的關(guān)鍵問題和關(guān)鍵時(shí)點(diǎn)。在項(xiàng)目進(jìn)度管理中，就要抓住里程碑。抓住重點(diǎn)，可大大提高控制工作的效率。抓住重點(diǎn)，還意味著把注意力集中在異常情況上。一般的正常情況無須多加關(guān)照。異常情況抓住了，就相當(dāng)抓住了牛鼻子，抓住了關(guān)鍵。

(8) 要便于項(xiàng)目干系人了解情況。向有關(guān)人員介紹情況，常常要使用數(shù)據(jù)、圖表、文字說明、數(shù)學(xué)公式等。項(xiàng)目管理人員一定要保證這些手段直觀、形象，一目了然。口頭介紹時(shí)，要語言通俗、重點(diǎn)突出、簡明扼要。

(9) 要有全局觀念。項(xiàng)目的各個(gè)方面都需要控制，進(jìn)度、質(zhì)量、費(fèi)用、人力資源、合同等。特別要注意防止頭疼醫(yī)頭，腳痛醫(yī)腳。如在進(jìn)度拖延時(shí)，不考慮其他后果，簡單地靠增加投入來趕進(jìn)度就不能算有全局觀念。增加投入往往會(huì)損害費(fèi)用控制目標(biāo)。