應(yīng)對(duì)之道

為了掌握時(shí)間管理與集中可支配時(shí)間，管理者必須掌控好工作的時(shí)機(jī)與內(nèi)容。因?yàn)槔习迮c組織所指派的任務(wù)有懲罰執(zhí)法在背后撐腰，如何恰當(dāng)?shù)剡\(yùn)用自己的時(shí)間便成了考慮的最主要因素。

管理者的策略在于增加自己的時(shí)間，通常是借由縮小或盡快解決下屬占用的時(shí)間比例——亦即消除“往上指派的工作”(upward delegation)，他們就可以運(yùn)用額外的時(shí)間，妥善處理老板與組織交付的任務(wù)，其方法為：(1)讓老板對(duì)他們的能力有信心；(2)建立與協(xié)作團(tuán)體的合作關(guān)系，這些做法都需占用管理者的可支配時(shí)間。

大多數(shù)管理者的許多時(shí)間被下屬占用的時(shí)間浪費(fèi)掉了，對(duì)此他們甚至還懵懂不知。我們將以“背上猴子”為比喻，檢視下屬占用時(shí)間的發(fā)生原因，以及管理者的應(yīng)對(duì)之道。

專業(yè)馴猴師

要妥善管理猴子，首先你該知道什么是猴子，誰的背上有猴子。

何謂猴子

“猴子”就是雙方談話結(jié)束后的下一個(gè)行動(dòng)步驟。猴子不是問題、項(xiàng)目、計(jì)劃或機(jī)會(huì)，猴子只是解決問題、進(jìn)行項(xiàng)目計(jì)劃或是投入機(jī)會(huì)的下一個(gè)行動(dòng)步驟、下一個(gè)措施。

如果你在工作時(shí)間的談話中想到這一點(diǎn)，那么，重點(diǎn)就在于對(duì)話于何處結(jié)束以及要有下一個(gè)步驟。

我要解釋的是，我們的猴子比喻如何對(duì)應(yīng)傳統(tǒng)的管理詞匯。當(dāng)我說“猴子”，傳統(tǒng)管理者用的是“任務(wù)”。他們對(duì)任務(wù)的定義是“任何時(shí)間、地點(diǎn)可以執(zhí)行的職責(zé)”。所以，如果我要求你和會(huì)計(jì)部門談?wù)?，那是一?xiàng)任務(wù)。如果我要求你寫一封信，那也是一項(xiàng)任務(wù)。如果我要你打電話，這也是任務(wù)。如果我要你出差兩天，這是任務(wù)。何以如此？因?yàn)樗鼈兌寄茉谀硶r(shí)間與地點(diǎn)完成。因此，這些事務(wù)對(duì)我所定義的“猴子”，亦即“下一個(gè)步驟”都可以互相對(duì)應(yīng)。