事實上，我所認識的最棒的生意人都有他需要每日每周追蹤的關鍵數字，它是成功經營企業(yè)的關鍵要素。關鍵數字帶給你的財務信息能幫助你及時采取措施。業(yè)務的變化速度比會計做月報表、季報表、年報表的速度快多了。如果等到業(yè)務結束后的幾個星期甚至幾個月后再來查看報表的話，你很有可能要付出巨大的代價來處理遺留的問題。同時你也極有可能失去很多的機會。你需要實時信息，獲得實時信息的唯一方法就是總結出一些簡單的評測參數，利用這些參數來分析指定時段的業(yè)務變動情況，隨時把握業(yè)務的脈搏。

當然，銷售額也是評測參數之一，不過，它并不是唯一指標。如果你只是一味地把目光放在銷售上，那么你可能會陷入嚴重的困境。幫一個公司走向成功的關鍵要素不是銷售額，而是利潤和現金流。很多公司陷入破產的困境，就是因為他們的老板一味地追求提高銷售額，事后才追悔沒有重視利潤和現金流。

關鍵數字在銷售中是非常重要的。但是每一類業(yè)務的關鍵數字都不盡相同，而且找到它也并不那么簡單。我通常要花幾年的時間來追蹤各項數據，最終找出一個參數來輔助我了解銷售情況。

拿我在2000年春天開始創(chuàng)業(yè)的文檔銷毀業(yè)務為例吧。就像我之前提到過的，我的公司是通過兩種服務來賺錢的，一種是所謂的清除服務，就是我們把客戶長期積累下來的大量的敏感文件處理掉。另一種服務就是為客戶定期處理日常工作中產生出來的文字材料。在后一種情況下，我們會在客戶辦公室周邊放置帶鎖的箱子。

每個月做清除服務的次數并不多，所以清除服務所得到的收入是很容易追蹤的。因為箱子的種類不同，尺寸不同以及更換次數等等的不同，箱子生意要靈活多變得多。所以很多因素都會影響銷售總額。我花了3年時間跟蹤這些箱子業(yè)務，卻仍然無法確定銷售中的關鍵數字。一種可能性是新增箱子的數量，另一種就是外置箱子的總數量。或者可能是更換箱子的頻率?；蛘咭部赡苁瞧渌承┮蛩?。我追蹤了所有這些數字，同時也跟蹤觀察了其他幾項數據，最終我確定，每周掃描的箱子數量是最能和整體銷售額掛鉤的。而在這之前，我們是花費了大量的時間才逐漸積累了足夠的經驗和足夠的箱子數，從而最終成功確定二者之間的正比關系的。

找到關鍵數字到底有多重要呢？讓我們看一下在我的新箱數量急劇下降以后，我的檔案托管業(yè)務面臨了怎樣的情況吧。在那一天之前，我們一直在不停地招人。我們需要大量人手來打理新收進來的托管箱，因為新員工當中只有大概四分之一的人會留下來長期工作，所以新招進來的員工數目是我們實際需要人數的四倍。當我看到新箱數量的下跌后，立即就聯想到我們的業(yè)務增長速度降下來了，這就意味著預期的現金流量減少了。當然，這樣的下跌可能只是一周的不正常表現而已，但是我不想抱有任何僥幸心理。如果我們的年增長率真的跌到了這個地步，那么就意味著我們目前配置的人手已經超員30人。即使把這種下跌現象看成是自然的回落，我也不能再按照原定的計劃繼續(xù)招人了。如果銷售額不反彈回去的話，我們可能還得裁掉一批人。