保持理性,避免情緒化
德魯克曾提出四個“簡單”問題,管理者可以用來自我檢測,看看你是否能在溝通時用得上:
一個人必須知道說什么;
一個人必須知道什么時候說;
一個人必須知道對誰說;
一個人必須知道怎么說。
情緒能使人無法進(jìn)行客觀的、理性的思維活動,而代之以情緒化的判斷。溝通時,接收方的情緒會影響到他們對信息的理解。因此,領(lǐng)導(dǎo)者在與員工進(jìn)行溝通時,應(yīng)盡量克制情緒并保持理性,一旦情緒出現(xiàn)失控,則應(yīng)當(dāng)暫停進(jìn)一步溝通,直至恢復(fù)平靜。讓員工對溝通行為及時作出反饋
員工誤解或者對管理者的意圖理解得不準(zhǔn)確是溝通的最大障礙。為了減少這種問題的發(fā)生,管理者可以讓員工對管理者的意圖作出反饋。你可以觀察他們的眼睛和其他體態(tài)舉動,了解他們是否正在接收你的信息。當(dāng)然,還可適當(dāng)使用詢問,以使員工作出反饋,如當(dāng)你布置了一項任務(wù)后,可以問:“你能明白我的意思嗎?”“你覺得有能力完成嗎?”同時要求員工把任務(wù)復(fù)述一遍。如果復(fù)述的內(nèi)容與領(lǐng)導(dǎo)者的意圖一致,說明溝通是有效的;如果員工對領(lǐng)導(dǎo)者的意圖的領(lǐng)會出現(xiàn)了偏差,要及時進(jìn)行糾正。
當(dāng)然,如果遇到員工退縮、默不作聲或欲言又止時,也可用“詢問”引出員工真正的想法,了解員工的立場以及對方的需求、愿望、意見與感受,并且運(yùn)用積極傾聽的方式來誘導(dǎo)員工發(fā)表意見。
面對不同的對象使用不同的語言
管理者要對員工的年齡、教育和文化背景有所了解,然后根據(jù)不同的情況,使用不同的“行話”和技術(shù)用語進(jìn)行溝通。為了避免溝通障礙的出現(xiàn),領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該選擇員工易于理解的詞匯,使信息傳達(dá)得更加清楚、明確。在傳達(dá)重要信息的時候,為了消除語言障礙帶來的負(fù)面影響,可以先把信息告訴不熟悉相關(guān)內(nèi)容的人并確定他們可以理解、接受。這樣才能讓自己說的話能被員工恰當(dāng)?shù)乩斫?,從而達(dá)到激發(fā)員工潛能的目的。
面對面交談
可以說,人與人之間最常用的溝通方式就是交談了。面對面交談可使信息在短時間內(nèi)被傳遞,并得到對方反饋。但是在交談中要切忌多人口口相傳,這是因為交談過程中卷入的人越多,其信息的真實性就越小。所以,領(lǐng)導(dǎo)者在與員工進(jìn)行溝通的時候應(yīng)當(dāng)盡量減少溝通的層級。越是高層的領(lǐng)導(dǎo)者越要注意與員工直接溝通,如此才能引爆員工的高昂熱情。在英特爾公司,為了使溝通的有效性最大化,高層領(lǐng)導(dǎo)者經(jīng)常會應(yīng)員工要求進(jìn)行一對一的交流,而且交流的主題由員工確定。對此,高層領(lǐng)導(dǎo)者很少拒絕,他們估計自己有40%的時間都用在了這類溝通上。事實上,一對一交流可作為企業(yè)文化的一部分,也可當(dāng)成是激勵員工的一種方式。