制訂項(xiàng)目管理手冊就是要建立支持現(xiàn)代項(xiàng)目管理的組織體系和運(yùn)營環(huán)境,就是要借助體系化的項(xiàng)目管理理念、可視化的項(xiàng)目管理工具、動態(tài)化的過程控制方法以及程序化的項(xiàng)目作業(yè)流程,達(dá)到明晰項(xiàng)目過程、提供操作模板和指導(dǎo)、明確責(zé)任權(quán)利的目的。針對不同的項(xiàng)目制訂項(xiàng)目管理手冊,不僅可以為項(xiàng)目提供項(xiàng)目管理能力證明,而且是項(xiàng)目可操作的工作流程規(guī)范。
簡而言之,項(xiàng)目管理手冊可以為項(xiàng)目的成功實(shí)施奠定基礎(chǔ):規(guī)范并指導(dǎo)管理過程;為項(xiàng)目提供一致的項(xiàng)目管理方法,有助于項(xiàng)目間協(xié)調(diào),有助于資源調(diào)配和項(xiàng)目考核評價;通用的項(xiàng)目管理術(shù)語,通用的項(xiàng)目管理溝通語言,統(tǒng)一的過程、統(tǒng)一的術(shù)語定義……減少了溝通的復(fù)雜性,減少了由于缺乏對術(shù)語的理解而帶來的問題;方便新員工培訓(xùn),對新員工來說,項(xiàng)目管理手冊有助于其對項(xiàng)目整個過程的理解、對項(xiàng)目總體管理思路和要求的理解,并對其具體操作起到指導(dǎo)作用,是新員工盡快進(jìn)入工作角色,提升工作效能的有效方法,對項(xiàng)目來說,因?yàn)樾聠T工的操作很規(guī)范,從而避免了項(xiàng)目實(shí)施過程中潛在的風(fēng)險;可展示的質(zhì)量保證,項(xiàng)目管理手冊是項(xiàng)目實(shí)踐的最佳依據(jù),是項(xiàng)目管理能力的體現(xiàn)。
3?實(shí)施階段及其管理工作
(1)階段概述。在完成了項(xiàng)目計(jì)劃工作以后,就可以開始實(shí)施項(xiàng)目了。在項(xiàng)目實(shí)施的過程中,必須采取各種方法對項(xiàng)目進(jìn)行監(jiān)督,以確保項(xiàng)目管理者能夠及時了解項(xiàng)目的最新進(jìn)展情況,以便及時發(fā)現(xiàn)問題并給予處理;另一方面,還需要采取各種手段進(jìn)行多方面的項(xiàng)目調(diào)控,以保證項(xiàng)目實(shí)施的結(jié)果與項(xiàng)目計(jì)劃要求和目標(biāo)一致。
項(xiàng)目實(shí)施階段是整個項(xiàng)目成果的形成階段,所以這一階段的交付物是有待交付的項(xiàng)目成果。視項(xiàng)目類型的不同,項(xiàng)目成果包括實(shí)物形態(tài)的成果,如建筑物等;也包括知識或技術(shù)形態(tài)的成果,如設(shè)計(jì)圖紙、專項(xiàng)報告等。
這一階段的主要任務(wù)是,以項(xiàng)目計(jì)劃為依據(jù),通過調(diào)配項(xiàng)目組織內(nèi)外的各種資源完成組成項(xiàng)目的各項(xiàng)活動,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的成果性目標(biāo);并通過項(xiàng)目實(shí)施過程中的動態(tài)控制,實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目在時間、費(fèi)用、質(zhì)量等方面的約束性目標(biāo)。
項(xiàng)目實(shí)施階段的管理特征如表2?9所示。表2?9實(shí)施階段的管理特征階段定義通常開始于項(xiàng)目計(jì)劃獲準(zhǔn)實(shí)施,終點(diǎn)是導(dǎo)致項(xiàng)目最終成果的各項(xiàng)任務(wù)均已經(jīng)完成并取得預(yù)期的、可交付的項(xiàng)目成果目標(biāo)完成項(xiàng)目成果性目標(biāo)主要任務(wù)輸入計(jì)劃和要求 輸出項(xiàng)目階段成果常用的方法、工具掙值法(EV)
關(guān)鍵比值技術(shù)
關(guān)鍵因素分析法(帕累托法)
甘特圖
里程碑圖
德爾非法
累計(jì)費(fèi)用曲線
資源負(fù)荷圖等
(2)階段核心工作流程及主要交付物如圖2?18所示。
圖2?18核心工作流程及主要交付物示意圖(3)階段主要工作。項(xiàng)目實(shí)施階段主要包括項(xiàng)目執(zhí)行和項(xiàng)目監(jiān)控兩方面工作,項(xiàng)目執(zhí)行又依據(jù)項(xiàng)目的組織方式分為自行執(zhí)行或分包執(zhí)行。下面將分別闡述項(xiàng)目實(shí)施過程中的管理難點(diǎn)和要點(diǎn)。
1)自行執(zhí)行任務(wù)。所謂自行執(zhí)行任務(wù),就是要根據(jù)項(xiàng)目的工作范圍和要求組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),落實(shí)任務(wù)責(zé)任,建立績效激勵機(jī)制,調(diào)配項(xiàng)目資源,并對項(xiàng)目過程實(shí)施管理,確保項(xiàng)目滿足總體計(jì)劃的要求。
此項(xiàng)工作管理的難點(diǎn)和重點(diǎn)主要有以下幾點(diǎn):
a)在總體計(jì)劃框架范圍內(nèi),分級制訂詳細(xì)的分/子項(xiàng)目實(shí)施計(jì)劃。在制訂計(jì)劃的過程中,需要考慮到分/子項(xiàng)目管理的特點(diǎn),制訂必要的操作計(jì)劃,如施工項(xiàng)目需要制訂現(xiàn)場安全管理計(jì)劃,采購項(xiàng)目需要制訂采購規(guī)劃,并制訂特殊材料的采購計(jì)劃等。
)在項(xiàng)目實(shí)施的全過程中,要注重對人力、材料、機(jī)械設(shè)備、技術(shù)、資金等生產(chǎn)要素的配置和管理,以提高生產(chǎn)力。
c)在項(xiàng)目實(shí)施的全過程中,要總體協(xié)調(diào)好利益相關(guān)方的關(guān)系,及時解決出現(xiàn)的問題,并為項(xiàng)目建立有效的溝通渠道,提供高效、可靠的項(xiàng)目信息管理平臺。