對于一個大型的、比較復(fù)雜的項目而言,要制訂一個能夠相對合理地利用資源,又能達到最佳效能、符合相關(guān)方要求且可以操作的項目實施計劃并非易事,除了需要綜合各個方面的知識和技能外(專業(yè)相關(guān)知識、網(wǎng)絡(luò)計劃管理相關(guān)知識及工具方法、國家/行業(yè)/企業(yè)的相關(guān)法律、法規(guī)相關(guān)知識等),還需要有同類項目實施歷史數(shù)據(jù)支持,并借助項目管理工具軟件實現(xiàn)。
項目實施計劃制訂的依據(jù):制訂項目實施計劃主要依據(jù)項目目標及限定條件、工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)及工作內(nèi)容描述以及歷史數(shù)據(jù)等。除此之外,制訂資源計劃時還需要依據(jù)資源工作技能水平、工作時間相關(guān)規(guī)定(每天工作幾小時、每周工作多少天等)、可獲得的設(shè)備材料及組織策略等,組織策略包括是租賃或購買、是外包或自有資源等;制訂費用計劃時要考慮資源計劃需求及資源價格、工作持續(xù)時間、材料價格以及歷史數(shù)據(jù)等。
要制訂較科學(xué)且可實施的項目計劃,可靠、準確的依據(jù)是制訂計劃的基本保障。
項目實施計劃制訂的方法和工具:制訂項目實施計劃的方法和工具主要包括關(guān)鍵路徑法、估計技術(shù)和方法、甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖、資源數(shù)據(jù)表、資源負荷圖、累計資源負荷圖、網(wǎng)絡(luò)優(yōu)化技術(shù)、預(yù)算、費用負荷圖、費用累計負荷曲線等。
在制訂計劃的過程中,根據(jù)需要采用有效、得當(dāng)?shù)捻椖抗芾砉ぞ叻椒o疑可以提高工作效能。
項目實施計劃制訂的過程:項目實施計劃制訂的過程是一個不斷深入,由上至下、由下至上反復(fù)循環(huán),持續(xù)改進的過程。
項目實施計劃制訂的主要步驟如圖2?16所示。
圖2?16項目實施計劃制訂的主要步驟第一步,對活動進行定義。根據(jù)項目的工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)制訂各分/子項目的WBS,即利用技術(shù)手段將項目工作進一步分解為更小、更易于管理的單元,這些單元被稱為計劃活動。所有工作單元的組合(或稱為活動的組合)就定義了分/子項目的工作范圍。對涉及的活動進行定義,即識別產(chǎn)生項目各種可交付成果所必須進行的各項具體活動。
第二步,進行采購規(guī)劃。項目采購是項目從系統(tǒng)外部獲得貨物、土建工程和服務(wù)的完整的采辦過程;采購規(guī)劃就是對項目中整個采購工作進行總體安排,包括采購的內(nèi)容、采購的方式、時間安排、相互銜接以及組織協(xié)調(diào)等。
采購規(guī)劃的主要內(nèi)容和過程如圖2?17所示。
圖2?17采購規(guī)劃的主要內(nèi)容和過程第三步,進行活動排序、時間估算、資源估算。
第四步,進行費用估算。
第五步,網(wǎng)絡(luò)計劃技術(shù)的應(yīng)用。
c)計劃的主要內(nèi)容。不同類型的項目、不同級別的計劃其主要內(nèi)容并非完全相同,但總的來說,項目計劃都包括的主要內(nèi)容有:項目目標、工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)、工作描述表、責(zé)任分配矩陣、項目進度計劃、項目資源計劃、項目費用計劃、項目質(zhì)量計劃、項目配置管理計劃、項目文檔管理計劃、項目溝通計劃、項目風(fēng)險管理計劃等。
制訂計劃需要注意的問題:計劃的制訂是一個比較復(fù)雜的過程,不僅需要由上至下、由下至上反復(fù)循環(huán),而且需要在進度、資源、費用、質(zhì)量各要素之間平衡優(yōu)化,需要應(yīng)用系統(tǒng)思維的方法,將理論知識與實際情況相結(jié)合;另外需要強調(diào)的一點是,制訂計劃的過程是一個通過團隊成員充分溝通,最終經(jīng)過相關(guān)方評審確認的過程。評審發(fā)布后的項目計劃是項目執(zhí)行的基準。
計劃按不同的級別、不同的用途,又可以分為項目總計劃、項目階段或分/子項目計劃、項目里程碑計劃、項目滾動計劃等。
制訂項目管理手冊:項目管理手冊就是針對項目的管理特性,建立一套適合項目管理的標準方法,將項目的業(yè)務(wù)流程與管理流程有效地集結(jié)在一起,形成一套以項目管理為核心的運營管理模式。它是項目有組織地放棄、有組織地持續(xù)改進(包括產(chǎn)品、服務(wù)、生產(chǎn)流程、市場營銷等方面),有計劃地挖掘成功經(jīng)驗和進行系統(tǒng)化管理創(chuàng)新的重要手段;它用系統(tǒng)化的思維方式,綜合了項目管理中涉及的范圍管理、進度管理、費用管理、資源管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險管理等不同的內(nèi)容,融入了項目本身的管理策略和方法,規(guī)范了項目的工作流程、操作規(guī)則及操作方法,從而為項目提供能力證明,為項目成功提供機制保障。