小柔是北京中福集團(tuán)的總裁秘書。按昨天下午下班之前訂好的日程安排，老總今上午九點(diǎn)半到十點(diǎn)一刻與宏圖公司的劉總會(huì)談，確定聯(lián)合開發(fā)新產(chǎn)品的一些原則問題；從十點(diǎn)半到十一點(diǎn)半跟通恒公司的李總見面，解決產(chǎn)品代銷過程中的一些問題。十點(diǎn)一刻，通恒公司的李總準(zhǔn)時(shí)來到公司，小柔請李總在會(huì)客室稍等，自己以給客人加水的名義來到老總的辦公室，向老總暗示李總已到，可老總對小柔的暗示一點(diǎn)兒反應(yīng)也沒有，還是從足球到汽車，前三百年后五百年地與劉總窮侃，似乎完全忘了另有約會(huì)。到十點(diǎn)四十，見李總等得有些不耐煩了，小柔只好又一次來到老總辦公室，這次她遞給了老總一張紙條。紙條上寫著：“老總，李總已到。他有些不耐煩了?，F(xiàn)在該怎么辦？”老總看了小柔的字條后皺了一下眉頭，便置之不理，繼續(xù)與劉總談笑風(fēng)生。小柔只好悻悻地退出老總的辦公室，她不明白老總為什么會(huì)這樣不負(fù)責(zé)任。

　　出現(xiàn)這種局面，當(dāng)然不能排除老總在這里是有些耍小性子的可能，但是小柔這么請示老總，實(shí)際上也是讓老總為難。老總在談興正濃的時(shí)候，他很難在你的紙條上做什么指示，更不方便回答你的“怎么辦？”之類的問題。沒有一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)是萬能的，否則就沒有必要為他們配備秘書了。特別是隨著市場競爭日益激烈，現(xiàn)代企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人決策的風(fēng)險(xiǎn)也越來越大，而且公司的規(guī)模越大他們的決策風(fēng)險(xiǎn)也就越大。因此，秘書要盡可能地為上司創(chuàng)造良好的決策環(huán)境。領(lǐng)導(dǎo)人所需的決策環(huán)境分為“硬”環(huán)境和“軟”環(huán)境。良好的“硬環(huán)境”就是指領(lǐng)導(dǎo)的辦公室要做到整潔、舒適和安靜，領(lǐng)導(dǎo)人在決策過程中不易受外界的影響和干擾，能保持一個(gè)平和的心態(tài)，所以，秘書要為他們整理辦公室、轉(zhuǎn)接電話、招待客人甚至處理一些私人事務(wù)；良好的“軟環(huán)境”就是指領(lǐng)導(dǎo)在決策過程中要有充分、準(zhǔn)確和及時(shí)的信息，以保證領(lǐng)導(dǎo)人作出科學(xué)而又及時(shí)的決策，所以，秘書在上司決策之前要為他收集和整理各種必需的信息。由于公司領(lǐng)導(dǎo)人責(zé)任重大，日理萬機(jī)，因此，秘書不僅要為上司的決策創(chuàng)造良好的環(huán)境，而且要盡可能地讓上司的決策快捷而又簡便。秘書在工作中遇到自己不能做主解決的問題，的確是需要請示的，但是不管上司當(dāng)時(shí)是不是很為難，或者有沒有能力解決這些問題，一遇到問題就把它們?nèi)P交給上司，那秘書實(shí)際上就是把上司變成了自己的秘書。

　　如果小柔把字條的內(nèi)容改為“還要讓李總等多久？”那么上司看到后只要在上面寫上“5分鐘”或“30分鐘”就行了，決策簡單而又快捷。像小柔這樣遞給老總一張“怎么辦？”的字條，老總就要先停止與客人的談話，考慮好了再寫到紙條上。這不僅讓上司一心多用，而且也不方便“指示”。從表面上看，這是一個(gè)經(jīng)驗(yàn)不足的問題，實(shí)質(zhì)上反映了小柔責(zé)任心方面的問題。

　　少讓上司做問答題

　　為了讓上司的決策方便快捷，秘書在請示時(shí)要盡量讓上司少做“怎么辦”或“如何做”之類的問答題，而是盡量讓上司多做選擇題。選擇題就是當(dāng)你把問題匯報(bào)給上司后，還要準(zhǔn)備提供相應(yīng)的解決方案，上司只需要對你提出的方案作肯定或否定的選擇，或只要在你提出的若干個(gè)備選方案中選擇其中一個(gè)即可。秘書多讓上司做選擇題，不僅降低了上司的決策難度，履行了自己作為助手的職責(zé)，而且自己也在設(shè)計(jì)選擇題的過程中，提高了自己的能力和水平。