2.5 工程部會議管理

工程部的會議可以分為工程部的內(nèi)部會議、工程部與公司其他部門的會議和工程部與各合作單位之間的會議。由于房地產(chǎn)項目的開發(fā)建設(shè)是由多家單位來合作完成的，因此，工程部要重視與各合作單位的溝通，而溝通的常用形式就是開會。一般來說，開發(fā)商的工程部會與監(jiān)理單位、施工單位定期舉行例會，從而加強各單位的協(xié)調(diào)及聯(lián)系，加強在建工程的進度、質(zhì)量、投資控制的管理，提高工作效率。

2.5.1 工程部內(nèi)部會議管理要點

（1）召開時間 會議召開時間定為每周一13：00。遇到緊急情況，工程部經(jīng)理臨時確定。

（2）召開地點 項目開工前，會議地點為公司小會議室；項目開工后，會議地點一般安排在項目會議室。

（3）參加人員 參加人員為工程部全體成員。

（4）會議議程 會議由工程部經(jīng)理主持，議程如下：

1）工程部經(jīng)理通報目前公司和工程項目進程狀況。

2）工程部各成員匯報上周工作和下周工作計劃。

3）工程部經(jīng)理對各工程部成員近期工作進行評述，安排下階段的工作，對各成員提出具體要求，傳達公司有關(guān)指示。

4）員工內(nèi)部業(yè)務(wù)及思想交流、探討。

（5）會議記錄 工程部秘書記錄和整理會議內(nèi)容。

2.5.2 工程部與公司其他部門協(xié)調(diào)會議管理要點

（1）召開時間 根據(jù)現(xiàn)實需要確定會議召開時間。

（2）召開地點 公司小會議室或項目會議室。

（3）參加人員 公司有關(guān)領(lǐng)導、公司各相關(guān)職能部門人員、工程部經(jīng)理或工程部其他人員。

（4）會議主要內(nèi)容 會議主要內(nèi)容如下：

1）公司有關(guān)領(lǐng)導簡單通報前次協(xié)調(diào)會到本次協(xié)調(diào)會期間項目質(zhì)量、進度、安全等情況。

2）各部門代表提出前次協(xié)調(diào)會上尚未解決的問題。

3）各部門代表提出需要各職能部門協(xié)調(diào)解決的問題及解決問題的具體時間。

（5）會議紀要 工程部經(jīng)理指定與會工程部人員記錄整理會議情況，形成《工程部協(xié)調(diào)會議紀要》（見表2-8）。本紀要是與會各方經(jīng)過討論得出的一致意見，必須遵守執(zhí)行，無故缺席方視為無異議，必須無條件執(zhí)行。會議紀要也可作為施工現(xiàn)場變更、補充預算和簽證的依據(jù)。

表2-8 工程部協(xié)調(diào)會議紀要

2.5.3 三方會議的準備資料

對于甲方與監(jiān)理方、施工單位定期舉行的例會，甲方工程部經(jīng)理應提前做好會議資料的準備工作。監(jiān)理方會議資料應經(jīng)甲方工程部經(jīng)理復核后，由監(jiān)理方資料員將甲方準備的會議資料和監(jiān)理方準備的會議資料進行匯總并打印。甲方、監(jiān)理方、施工單位各持一份。

（1）甲方準備的會議資料 具體如下：

1）在進場會議中未提供的場區(qū)資料。

2）涉及施工單位的管理規(guī)定。

3）公司工作流程。

4）項目部人員分工和通信方式。

5）對監(jiān)理的授權(quán)書。

6）下一步的工作計劃和要求。

（2）監(jiān)理方準備的會議資料 具體如下：

1）分部分項工程報驗程序。

2）工程進度管理程序。

3）涉及監(jiān)理方的相關(guān)規(guī)定。

4）專業(yè)監(jiān)理工程師分工和通信方式。

5）下一步的工作計劃和要求。

2.5.4 三方會議的管理流程

對于三方參與的例會，各方相關(guān)人員必須熟悉會議的流程，及時做好各自的相關(guān)的工作，以保證會議順利、高效進行。表2-9介紹了例會管理流程。

2.5.5 三方會議的管理要點

1.現(xiàn)場施工工程例會管理要點

（1）召開時間 一般每周舉行一次，特殊情況下不定期舉行專題協(xié)調(diào)會議。

（2）召開地點 現(xiàn)場施工工程例會一般在項目會議室召開。

（3）參加人員 工程部經(jīng)理、工程部現(xiàn)場工程師、監(jiān)理單位駐場總監(jiān)及監(jiān)理工程師；施工單位項目負責人、技術(shù)及經(jīng)濟負責人、施工員及其他相關(guān)分包單位人員。

（4）組織與主持 會議一般由項目工程師組織，由監(jiān)理單位代表主持。

（5）會議主要內(nèi)容 主要內(nèi)容包括：

1）施工單位主要就本階段的施工情況進行匯報，匯報內(nèi)容有：

①本期施工質(zhì)量、進度完成情況和偏差原因分析。

②本期現(xiàn)場管理情況和偏差原因分析。

③下期進度計劃和本期存在問題的整改措施。

④完成下階段工作計劃需要甲方、監(jiān)理方協(xié)調(diào)解決的問題。

⑤其他需要匯報的內(nèi)容。

2）監(jiān)理方主要就本階段的施工情況和施工單位的匯報進行點評，發(fā)言內(nèi)容有：

①點評本期施工質(zhì)量、進度、現(xiàn)場管理實際完成情況；評價施工單位本次匯報是否符合實際，否則，進行原因分析。

②匯報上期存在問題的整改情況，評估對下期施工的影響程度并提出建議。

③分析下期工作計劃是否合理，否則，提出修正意見和建議。

④答復轄區(qū)施工單位提出的問題，能夠（在監(jiān)理授權(quán)范圍內(nèi)的且甲方已經(jīng)明確的）當場解答的給予答復，否則，作出答復時間表。

⑤對下一步施工的建議和要求。

3）甲方主要就本階段的施工情況進行評價，發(fā)言內(nèi)容有：

①評價并定性本期施工質(zhì)量、進度、現(xiàn)場管理完成情況和偏差原因。

②評價并確定下期工作計劃。

③答復施工單位提出的問題；不能當場答復的，作出答復時間表。

表2-9 例會管理流程

④對下一步工作的安排和要求。

（6）會議紀要 工程部經(jīng)理必須在現(xiàn)場施工工程例會完成后的24h內(nèi)，督促監(jiān)理工程師編寫好會議紀要，并且審閱簽字認可。

2.現(xiàn)場專題技術(shù)會議管理要點

（1）召開時間 現(xiàn)場專題技術(shù)會議召開時間視現(xiàn)場施工情況而定。

（2）召開地點 會議一般在項目會議室召開。

（3）參加人員 工程部經(jīng)理、工程部現(xiàn)場工程師、監(jiān)理單位駐場總監(jiān)及監(jiān)理工程師；施工單位項目負責人、技術(shù)及經(jīng)濟負責人、施工員；相關(guān)技術(shù)支持單位。

（4）組織與主持 會議由工程部各專業(yè)工程師根據(jù)現(xiàn)場施工情況而組織召開，一般由監(jiān)理工程師主持。

（5）會議主要內(nèi)容 主要內(nèi)容包括：

1）聽取施工單位就工程項目某特定技術(shù)問題的解決辦法、施工措施的處理意見。

2）監(jiān)理工程師根據(jù)合同約定、國家規(guī)程規(guī)范要求提出的解決辦法與措施。

3）工程部經(jīng)理發(fā)表決定意見。

4）工程部、監(jiān)理單位、施工單位就工程項目某特定技術(shù)問題經(jīng)協(xié)商后達成一致意見。

（6）現(xiàn)場專題技術(shù)會議紀要 現(xiàn)場專題技術(shù)會議在完成后，房地產(chǎn)公司工程部經(jīng)理監(jiān)督監(jiān)理工程師編寫會議紀要，并且代表建設(shè)單位與施工單位各負責人、監(jiān)理單位總監(jiān)共同審定會議紀要，于2日內(nèi)報送建設(shè)單位工程部備案。

（7）重要的專題技術(shù)會議紀要 對于重要的專題技術(shù)會議的會議紀要（如設(shè)計方案的確認、單項施工組織設(shè)計審查、涉及合同技術(shù)條件變更等），工程部經(jīng)理必須報主管工程副總經(jīng)理和項目總經(jīng)理批準。

3.項目各種專題會議管理要點

（1）召開時間 項目各種專題會議召開時間根據(jù)實際情況確定。

（2）召開地點 會議一般在項目會議室召開。

（3）專題會議的分類 專題會議類別如下：

1）常規(guī)性專題會議，包括基礎(chǔ)驗槽專題會、圖紙會審等。

2）非常規(guī)性專題會議是指為解決工程部無法按常規(guī)程序處理的問題而召開的協(xié)調(diào)會議。

（4）參加人員 會議參加人員包括：

1）常規(guī)性專題會議參加人員，包括工程部工程師、監(jiān)理工程師、設(shè)計部和成本管理部工程師。

2）非常規(guī)性專題會議參加人員，包括公司有關(guān)領(lǐng)導、工程部工程師、監(jiān)理工程師、設(shè)計部和成本管理部工程師、被邀請的專家。

（5）會議紀要 由工程部經(jīng)理指定與會工程部人員記錄會議情況，形成專題會議紀要。此會議紀要是與會各方經(jīng)過討論得出的一致意見，必須遵守執(zhí)行。此會議紀要也可作為現(xiàn)場施工變更、補充預算和簽證的依據(jù)。

4.項目監(jiān)理例會管理要點

（1）召開時間 項目的監(jiān)理例會為每周一次，具體時間各方協(xié)定。

（2）召開地點 會議在項目會議室或監(jiān)理辦公室召開。

（3）參加單位 工程部部分成員、在現(xiàn)場施工的各施工單位和監(jiān)理單位。

（4）主持與紀要編號 會議主持單位為監(jiān)理單位。會議紀要由監(jiān)理單位編寫，經(jīng)工程部審閱后發(fā)放給與會單位。

（5）會議主要議題 會議主要議題為現(xiàn)場施工質(zhì)量、進度、安全文明施工及各工種、各工序的配合。

（6）會議主要內(nèi)容 先逐條總結(jié)前次監(jiān)理例會提出的問題落實情況。再由監(jiān)理單位主持討論現(xiàn)存問題，并且得出統(tǒng)一意見。

（7）會議結(jié)論性文件 對于會議紀要或其他經(jīng)有關(guān)方面共同討論形成的結(jié)論性文件，與會各施工單位在收到文件后應予以核對，如有疑惑或異議，應于收文后3個工作日內(nèi)以書面形式進行反饋。

（8）會議結(jié)果執(zhí)行 各施工單位必須遵守并執(zhí)行達成的統(tǒng)一意見，無故缺席方視為無異議，必須無條件執(zhí)行。執(zhí)行不力可采取經(jīng)濟性處罰。

（9）會議紀要的審核 監(jiān)理例會紀要中涉及費用變更的內(nèi)容，可作為結(jié)算依據(jù)。所以，工程部在監(jiān)理單位發(fā)放會議紀要前要對紀要進行審核。

2.5.6 三方會議的紀要管理

1）施工單位在會前1天內(nèi)提交施工進度計劃和統(tǒng)計報表，一式兩份；監(jiān)理、甲方各持一份；對于施工質(zhì)量、進度存在嚴重偏差的，還應編寫原因分析作為報表的附件。

2）甲方、監(jiān)理方各專業(yè)工程師應事先草擬發(fā)言稿件，會后交監(jiān)理方資料員，以便于整理。

3）監(jiān)理方資料員應在總監(jiān)的協(xié)助下完成會議紀要的整理和打印工作，并且在發(fā)放前報請甲方工程部經(jīng)理復核。

4）監(jiān)理方資料員在取得與會各方負責人簽字后進行發(fā)文和歸檔。簽字代表為：

①施工單位的項目經(jīng)理或有委托的資料員。

②監(jiān)理單位的總監(jiān)或總監(jiān)代表。

③甲方的工程部經(jīng)理。

5）會議記錄人員可以參考表2-10，做好每次會議的記錄工作。

表2-10 會議紀要記錄表

2.5.7 會議紀律與會議罰則

1.會議紀律

與會各方不應遲到、早退。早退時應征得總監(jiān)和甲方工程部經(jīng)理同意。人員到場后應填寫“會議簽到表”（見表2-11）。

表2-11 會議簽到表

注：1.本表一式多份，參加會議單位各留一份，表后附會議記錄內(nèi)容。

2.不能屆時參加的，應電話告知總監(jiān)和工程部經(jīng)理，并且書面委托他人參加。

3.會中不應喧嘩，嚴禁打斷發(fā)言人；插話時應征得發(fā)言人同意且在告一段落時。

4.存在意見分歧時，應向總監(jiān)和甲方工程部經(jīng)理提交免責證據(jù)，不應爭執(zhí)。

5.夏季不應著背心、短褲，不應穿拖鞋。

2.會議罰則

1）對未經(jīng)同意而不參加會議的施工單位，或者雖經(jīng)同意但未委派他人參加會議的，按照100元/（人·次）進行罰款；同時，會議決議視為認可。違約單拒不簽字的，總監(jiān)簽署意見，甲方給予執(zhí)行。

2）遲到的人員，未經(jīng)告知總監(jiān)和甲方工程部經(jīng)理同意的，影響會議進程時，按照50元/（人·次）進行罰款。

3）會中大聲喧嘩、爭執(zhí)并經(jīng)總監(jiān)或甲方工程部經(jīng)理勸阻不止的，甲方工程部經(jīng)理有權(quán)勒令其退場。