一、概念解說

專用書信是在特定的范圍內(nèi)因公務(wù)活動的需要而專門擬制并使用的公務(wù)文書，其用途十分廣泛。機(jī)關(guān)和團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位之間相互聯(lián)系工作、傳遞某種意見要求，開展友誼競賽以及對單位或個人提出表揚(yáng)或批評時，常常需要以相應(yīng)的專用書信為載體來實現(xiàn)。

與其他公務(wù)文書相比，其突出特點表現(xiàn)在專、短、快、多、活等五個方面，即用途專一，范圍特定，篇幅短小精悍，成文方便，傳遞及時，數(shù)量繁多，用途靈活，對上、對下，對組織、對個人均可使用。正因為如此，就使得各種專用書信在長期的公務(wù)活動實踐中越來越受到人們的重視，是公務(wù)文書家族中的“輕騎兵”。

專用書信是一個較為龐大的公文組群，其種類很多，主要包括介紹信、證明信、邀請信、賀電(信)、咨詢信、表揚(yáng)信、感謝信、慰問信(電)、公開信、保證書、倡議書、建議書、申請書、聘書等，這些文種在實踐中的使用頻率都很高。

二、起草格式

各種專用書信除介紹信、證明信、聘書等各單位均有鉛印好的固定格式式樣以外，其他幾種專用信件的寫法是：

1.開頭

寫稱呼，加冒號，頂格寫。

2.正文

即書信的主體部分，一般包括以下兩個方面：

第一，說明慰問、表揚(yáng)、感謝、賀喜的背景、原因。例如慰問信一般是通過“正當(dāng)……你們?nèi)〉昧?突然遇到了)……”的句子來加以引出；表揚(yáng)、感謝兩種信件，是通過簡明扼要敘述對方的好品德、好作風(fēng)等事跡來加以說明；喜報和賀信，一般是通過交代賀喜的原因來展開。

第二，以熱情飽滿、親切誠懇的語言進(jìn)行慰問、表揚(yáng)、感謝與賀喜，表明寫作者的態(tài)度和心情。例如慰問信就要用樸實懇切的言語，致以親切的慰問，并表明上級機(jī)關(guān)的關(guān)心和態(tài)度；表揚(yáng)信、感謝信就要在第一部分?jǐn)⑹鍪聦嵉幕A(chǔ)上，加以熱情的贊揚(yáng)和鼓勵；賀信或喜信，要用熱烈的詞語表示祝賀、贊頌，寫出賀喜者的心情和態(tài)度。

3.結(jié)尾

慰問信、表揚(yáng)信和賀信、喜信的結(jié)尾，主要是提出希望和號召；感謝信的結(jié)尾要表示向?qū)Ψ綄W(xué)習(xí)。除上述外，有的還寫上一句祝愿之類的話，如“此致，敬禮”、“祝同志們節(jié)日愉快”、“謹(jǐn)表謝意”、“向你學(xué)習(xí)”、“特此賀喜”等。

三、范例參考

范例1：

表揚(yáng)信

××縣第一中學(xué)：

貴校保衛(wèi)科××科長，于今年7月25日在乘中巴返回××縣，途經(jīng)××路段時，只身與7名手持器械的攔車歹徒英勇搏斗，身負(fù)重傷，后在車上其他乘客齊心幫助下，武警將這7名歹徒一舉捕獲。為此，我公司寫信給貴校表揚(yáng)××同志并愿承擔(dān)××同志住院治療的一切費用。他這種見義勇為、不畏強(qiáng)暴的行為應(yīng)得到社會的尊重、人民的愛戴。同時，我們要學(xué)習(xí)他這種精神，愛崗敬業(yè)，做好本職工作，為社會主義市場經(jīng)濟(jì)建設(shè)多作一份貢獻(xiàn)。

此致

敬禮

××地區(qū)交通運(yùn)輸總公司

××××年八月一日

范例2：

感謝信

××總經(jīng)理：

首先讓我們向您致以衷心的感謝。

日前，我們“中美貿(mào)易和投資洽談會”青島分團(tuán)正著急為赴美選帶什么禮品時，是您毅然伸出友誼的手，貴公司的姑娘們晝夜加班，趕制出一份豐厚獨特的禮品，使我們深深感到，貴公司的花邊美，禮品更美；××公司的姑娘們手巧，心靈更美。

讓我們再次感謝總經(jīng)理和××公司姑娘們的支持和誠摯友情。

此致

敬禮

青島分團(tuán)

××××年×月×日

范例3：

致民警家屬的一封公開信

尊敬的家屬同志們：

你們好！在全黨和全國人民深入學(xué)習(xí)全面貫徹黨的××大精神熱潮中，公安部于××××年××月××日頒布實施了《××ד五條禁令”》。(略)

這“五條禁令”的頒布實施，是加強(qiáng)公安隊伍紀(jì)律作風(fēng)建設(shè)，堅決制止少數(shù)民警涉槍、酒、車、賭重大惡性案件的發(fā)生，進(jìn)一步純潔公安隊伍的迫切需要，是深入貫徹黨的十八大精神，加大依法從嚴(yán)治警力度，促進(jìn)公安機(jī)關(guān)履行鞏固黨的執(zhí)政地位，維護(hù)國家長治久安，保障人民安居樂業(yè)神圣使命的重大舉措。為搞好“五條禁令”的貫徹落實，并通過你們做好民警執(zhí)行遵守“五條禁令”的工作，使自己的親人做到“學(xué)習(xí)禁令、牢記禁令、執(zhí)行禁令、不犯禁令”，防止民警違規(guī)“觸電”，給家庭帶來不幸和痛苦，我們致信懇請家屬同志們監(jiān)督并做好以下工作：

一要經(jīng)常提醒和要求自己的親人永葆人民警察的政治本色，做政治堅定、業(yè)務(wù)精通、作風(fēng)優(yōu)良的優(yōu)秀人民警察。二要監(jiān)督囑咐民警在工作時間，任何場合都不要飲酒和酒后駕車。在任何時間，任何場合都不能參與賭博。三是監(jiān)督、叮囑民警不要因吃、喝而自毀形象，自己砸了自己的“飯碗”。四要對擔(dān)任一定領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)的民警，妻子要當(dāng)好“賢內(nèi)助”。監(jiān)督引導(dǎo)自己的親人從我做起，率先垂范，努力使他(她)們成為貫徹落實“五條禁令”的表率，做維護(hù)公安鐵的紀(jì)律的模范。

我們知道，廣大民警的家必是公安隊伍建設(shè)與發(fā)展的得力助手和堅強(qiáng)后盾，希望您們繼續(xù)努力積極支持親人的工作，堅決執(zhí)行和遵守“五條禁令”，做到警鐘長鳴，使廣大民警始終保持對“五條禁令”有一個清醒頭腦。

我們相信并充滿信心，只要我們緊密配合，牢記使命，不負(fù)重托，共同努力，就一定能夠用“五條禁令”這把尺子，帶好這支隊伍，從而以鐵的紀(jì)律維護(hù)好公安隊伍的純潔性和先進(jìn)性，完成黨和人民賦予我們的神圣使命！

中共××市××局委員會

××××年3月5日

范例4：

慰問信

全國公安教育戰(zhàn)線的同志們：

在新世紀(jì)第一個教師節(jié)來臨之際，公安部黨委向辛勤工作在公安教育戰(zhàn)線上的全體教職員工及家屬致以節(jié)日的祝賀和親切的慰問！

公安教育是整個公安工作的基石，是一項十分重要的工作。在過去漫長的歲月里，伴隨著波瀾壯闊的社會主義革命、建設(shè)和改革，公安教育事業(yè)不斷發(fā)展壯大，為整個公安工作的發(fā)展和進(jìn)步作出了重要貢獻(xiàn)。特別是近幾年來，各級公安機(jī)關(guān)和廣大公安教育工作者堅持以改革促發(fā)展，以提高隊伍的整體素質(zhì)和戰(zhàn)斗力為核心，實現(xiàn)了教育訓(xùn)練指導(dǎo)思想的重大調(diào)整，有力地推動了公安教育事業(yè)的發(fā)展，為建設(shè)一支強(qiáng)大的公安隊伍和強(qiáng)有力的公安工作隊伍奠定了基礎(chǔ)。幾十年來，廣大公安教育工作者認(rèn)真貫徹執(zhí)行黨的教育方針，忠誠公安教育事業(yè)，積極投身公安教育改革，為培養(yǎng)一代又一代共和國忠誠衛(wèi)士、為建設(shè)一支強(qiáng)大的公安隊伍而默默耕耘，嘔心瀝血?？梢哉f，公安工作和公安隊伍建設(shè)的發(fā)展和進(jìn)步，凝聚著廣大公安教育工作者巨大的奉獻(xiàn)，全國公安民警和廣大人民群眾將永遠(yuǎn)感謝你們！

當(dāng)前，世界多極化和經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)一步發(fā)展，科學(xué)技術(shù)日新月異，知識經(jīng)濟(jì)初見端倪。面對國內(nèi)外形勢的深刻變化，公安機(jī)關(guān)要緊跟時代進(jìn)步的潮流，抓住機(jī)遇，贏得挑戰(zhàn)，圓滿完成黨和人民賦予的日益繁重艱巨的公安保衛(wèi)任務(wù)，就必須大力改革和加強(qiáng)公安教育工作，全面提高公安隊伍的整體素質(zhì)和戰(zhàn)斗力。各級公安機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和廣大公安教育工作者一定要切實增強(qiáng)政治責(zé)任感和歷史使命感，堅持與時俱進(jìn)、開拓創(chuàng)新，大力改革和加強(qiáng)公安教育工作，積極探索公安專業(yè)人才培養(yǎng)模式和新時期公安院校的辦學(xué)規(guī)律，努力建立適應(yīng)新形勢、新任務(wù)要求的具有公安特色的教育培訓(xùn)機(jī)制，實現(xiàn)公安教育資源的優(yōu)化配置。要以提高綜合素質(zhì)和創(chuàng)新能力為重點，大力加強(qiáng)在職民警的培訓(xùn)工作，不斷提高廣大民警運(yùn)用科學(xué)技術(shù)手段的能力和警務(wù)實戰(zhàn)技能，努力培養(yǎng)和造就政治合格、紀(jì)律嚴(yán)明、作風(fēng)過硬、業(yè)務(wù)精通、執(zhí)法如山的忠誠衛(wèi)士。

十年樹木，百年樹人。廣大教師和教育工作者擔(dān)負(fù)著“育警鑄劍”、培養(yǎng)共和國忠誠衛(wèi)士的光榮職責(zé)。希望你們在今后的工作中，進(jìn)一步提高自身的思想政治素質(zhì)，始終保持政治上的清醒和堅定；希望你們不斷調(diào)整和拓展自己的知識結(jié)構(gòu)，刻苦學(xué)習(xí)從事公安教育工作所必需的各種知識，及時跟蹤國際國內(nèi)相關(guān)學(xué)科的發(fā)展動態(tài)，進(jìn)一步提高教育訓(xùn)練工作水平，努力為公安機(jī)關(guān)培養(yǎng)出更多更好的專業(yè)人才；希望你們從公安工作具體實踐出發(fā)，及時研究總結(jié)當(dāng)前公安現(xiàn)實斗爭面臨的一些重大問題，為公安工作提供有力的理論支持；希望你們能夠把真理的力量和人格的力量統(tǒng)一起來，學(xué)高為師，身正為范，在傳授科學(xué)知識的同時，進(jìn)一步加強(qiáng)對青年學(xué)生道德操守的教育和培養(yǎng)。總之，一句話，希望你們不辱使命，不負(fù)重托，為推動新世紀(jì)的公安工作作出新的更大的貢獻(xiàn)。

祝全國公安教育戰(zhàn)線的同志們節(jié)日快樂，身體健康，工作順利！

××部

××××年9月7日

范例5：

賀信

中國體育代表團(tuán)：

我國體育健兒在舉世矚目的第××屆奧運(yùn)會上不畏強(qiáng)手，奮力拼搏，取得了前所未有的優(yōu)異成績，我國競技體育實現(xiàn)了奧運(yùn)會上新的歷史性突破，為祖國和人民贏得了榮譽(yù)。黨中央、國務(wù)院向你們表示熱烈的祝賀和親切的問候！

我國體育健兒在本屆奧運(yùn)會上表現(xiàn)出的精湛運(yùn)動技術(shù)和良好的體育道德，進(jìn)一步弘揚(yáng)了奧林匹克精神，極大地增強(qiáng)了我國成功舉辦2008年奧運(yùn)會的信心。我國體育健兒的出色表現(xiàn)，再一次向全世界展示了中華民族自強(qiáng)不息、奮發(fā)有為的精神風(fēng)貌，展示了新世紀(jì)中華兒女積極進(jìn)取、蓬勃向上的朝氣和活力，給正在為全面建設(shè)小康社會團(tuán)結(jié)奮斗的全國各族人民帶來巨大的鼓舞。祖國為你們驕傲，人民為你們自豪！

希望你們繼續(xù)發(fā)揚(yáng)勝不驕、敗不餒的精神，增強(qiáng)斗志，再接再厲，不斷提高自身素質(zhì)和競技水平，為促進(jìn)奧林匹克事業(yè)的發(fā)展，為實現(xiàn)中華民族的偉大復(fù)興作出新的更大的貢獻(xiàn)！

祖國和人民感謝你們，期待著你們勝利歸來！

中共中央國務(wù)院

××××年8月29日

范例6：

致全市基層黨組織、共產(chǎn)黨員和黨務(wù)工作者的倡議書

全市基層黨組織、共產(chǎn)黨員和黨務(wù)工作者：

在隆重慶祝中國共產(chǎn)黨成立××周年的喜慶日子里，我們來自全市各條戰(zhàn)線、各行各業(yè)的50名同志，代表受市委表彰的107個基層黨組織、138名優(yōu)秀共產(chǎn)黨員和36名優(yōu)秀黨務(wù)工作者，光榮出席了××市慶祝中國共產(chǎn)黨成立××周年大會。我們無比激動和自豪，備受教育和鼓舞。崇高的榮譽(yù)、飽含著市委的熱情鼓勵和鞭策；光榮的稱號，凝聚著廣大基層黨組織、共產(chǎn)黨員、黨務(wù)工作者和人民群眾的殷切厚望和重托。為不辜負(fù)市委對我們的期望，在打造系統(tǒng)“九州”、建設(shè)現(xiàn)代××中再創(chuàng)佳績，再立新功，我們向全市廣大基層黨組織、共產(chǎn)黨員和黨務(wù)工作者提出如下倡議：

我們這些受市委表彰的先進(jìn)基層黨組織，要和全市基層黨組織一道，認(rèn)真貫徹落實市委九屆五次全會精神，深入開展“三級聯(lián)創(chuàng)”活動，深化實施“雙基工程”，切實加強(qiáng)自身建設(shè)，不僅在改革、發(fā)展、穩(wěn)定等工作中充分發(fā)揮戰(zhàn)斗堡壘作用，而且在面臨復(fù)雜局面時，更要顯示出強(qiáng)大的凝聚力和戰(zhàn)斗力。堅持做到：

(一)全面、準(zhǔn)確、積極地貫徹黨的基本路線(略)

(二)緊緊抓住發(fā)展第一要務(wù)，堅持以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心(略)

(三)牢記黨的宗旨，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)觀念和領(lǐng)導(dǎo)方式，改進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)作風(fēng)和領(lǐng)導(dǎo)方法，密切聯(lián)系群眾(略)

(四)解放思想，實事求是(略)

(五)堅持從嚴(yán)治黨(略)

(六)堅持民主集中制和黨內(nèi)各項制度(略)

我們這些受市委表彰的優(yōu)秀共產(chǎn)黨員、優(yōu)秀黨務(wù)工作者，要和全市廣大共產(chǎn)黨員、黨務(wù)工作者一道，帶頭學(xué)習(xí)和實踐黨的十八大精神，嚴(yán)格按照黨員干部的標(biāo)準(zhǔn)要求，發(fā)揚(yáng)黨的優(yōu)良傳統(tǒng)和作風(fēng)，在各行各業(yè)、各條戰(zhàn)線上發(fā)揮好先鋒模范作用。努力做到：

(一)加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，強(qiáng)化黨性修養(yǎng)(略)

(二)牢固樹立宗旨觀念和群眾觀念(略)

(三)帶頭執(zhí)行黨和國家的各項方針政策(略)

(四)增強(qiáng)黨員意識，自覺加強(qiáng)黨性修養(yǎng)和鍛煉(略)

(五)嚴(yán)格遵守黨內(nèi)規(guī)章制度和國家法律法規(guī)(略)

全市基層黨組織、共產(chǎn)黨員和黨務(wù)工作者，進(jìn)一步發(fā)揮好戰(zhàn)斗堡壘作用和先鋒模范作用，團(tuán)結(jié)帶領(lǐng)廣大干部群眾，振奮精神，開拓進(jìn)取，扎實工作，為實現(xiàn)全市超常規(guī)、跨越式發(fā)展作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)，在加快現(xiàn)代××建設(shè)中再立新功！

受市委表彰的先進(jìn)基層黨組織

優(yōu)秀共產(chǎn)黨員、優(yōu)秀黨務(wù)工作者

20××年6月29日