公文是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，聯(lián)系和處理各種公務的工具，具有很強的政策性、權(quán)威性和現(xiàn)實的效用性。因此，要求其在用字方面必須做到標準化和規(guī)范化。

關(guān)于公文的用字問題，國家有關(guān)公文法規(guī)中都有明確規(guī)定。例如《黨政機關(guān)公文處理工作條例》第十一條規(guī)定：“公文使用的漢字、數(shù)字、外文字符、計量單位和標點符號等，按照有關(guān)國家標準和規(guī)定執(zhí)行。民族自治地方的公文，可以并用漢字和當?shù)赝ㄓ玫纳贁?shù)民族文字。

應當看到，盡管國家有關(guān)公文法規(guī)中已有明確規(guī)定，但在公文寫作實踐中，用字的不規(guī)范問題仍然不同程度地存在，有的甚至還較嚴重。特別是在一些基層機關(guān)所制發(fā)的公文中，問題就更多。這在很大程度上已經(jīng)影響了公文的質(zhì)量和效果，給工作帶來不應有的麻煩甚至損失。因此，公文用字的規(guī)范問題，應當引起我們的高度重視。

那么，公文用字怎樣才能做到規(guī)范呢？可從如下幾個方面著手：

第一，要嚴格執(zhí)行黨和國家制定并正式頒布的用字法規(guī)的規(guī)定，不寫繁體字、異體字，也不濫造簡化字。

首先是不寫繁體字。1956年的《漢字簡化方案》公布并分批推行后，繁體字的使用范圍受到了限制，即凡面向公眾的社會用字必須規(guī)范化，要使用國家正式公布的簡化字，已經(jīng)被簡化了的繁體字，只能用于古籍整理出版、文物古跡、書法藝術(shù)等方面。據(jù)此，公文用字應以國家正式公布的簡化字為準。

其次是不用異體字。廢除異體字是國家文字改革的重要內(nèi)容之一，1955年國家公布的《第一批異體字整理表》，廢除了1055個異體字。除翻印古書或用作姓氏以外，一般不能再用。對此，公文寫作也需依照執(zhí)行。然而，在實踐中，這些不規(guī)范的異體字仍時有所見，應當堅決加以糾正。

最后是不要濫造簡化字。公文中使用簡化字應以1986年國家公布的《簡化字總表》為準。凡是不符合表中規(guī)定的簡化字，都不合規(guī)范，不能使用，更不能濫造。周恩來同志曾指出過：“有些人任意制造簡字，除了他自己以外，幾乎沒有別人認識，這種現(xiàn)象自然不好，應該加以適當?shù)目刂?。一個人記筆記，或者寫私信，他寫的是什么樣的字，誰也無法管。但是寫布告或者通知，是叫大家看的，就應該遵守統(tǒng)一的規(guī)范。特別在印刷物和打字的文件上，必須防止濫用簡字?！保ā懂斍拔淖指母锏娜蝿铡罚┕闹腥绻\用不規(guī)范的簡化字，或者隨意濫造簡化字，勢必嚴重損害公文的質(zhì)量和效用。

第二，要注意把握漢字的字形、字音、字義，堅決糾正錯別字，也要防止出現(xiàn)漏字或多字。

漢字是形、音、義的高度統(tǒng)一體，我們在書寫時必須認真把握它的基本筆畫、筆順規(guī)則以及偏旁部首和間架結(jié)構(gòu)，注意分辨多音字、同音字、形近字和多義字，讀準字音，認清字形，了解字義，做到正確使用。在公文寫作實踐中，因字的錯用、漏用或多用而影響文意給工作造成損失者不乏其例。某單位發(fā)的一份會議通知，將要求有關(guān)人員“務必參加”寫成“勿必參加”，致使會議未能如期進行；還有的將“歡迎領(lǐng)導蒞臨指導”寫成“泣臨指導”，影響很壞。在公文工作實踐中，類似事例很多。出現(xiàn)這些問題的原因，首先是公文撰制者的責任心不強，其次是對漢字的結(jié)構(gòu)規(guī)律把握不準，特別是對同音異義字、形近字和多義字，不能正確加以區(qū)分。因此，公文寫作人員必須努力加強自身的修養(yǎng)，要以嚴肅認真、一絲不茍的態(tài)度對待公文工作，同時還要努力提高自己的文字水平，力求不出現(xiàn)差誤。

第三，要正確使用各種數(shù)字。

公文用字包括數(shù)字的用法和書寫在內(nèi)。準確、科學地使用各種數(shù)字，是公文寫作的一項重要內(nèi)容，它直接關(guān)系到公文的質(zhì)量和辦文效率。對此，在公文寫作中應當注意。特別是涉及表示事物數(shù)量的增減、表示比例關(guān)系等的數(shù)字時，更要做到準確和規(guī)范，不容出現(xiàn)疏誤。

然而，從公文寫作實踐來看，數(shù)字使用的不規(guī)范是一個比較突出的問題，主要表現(xiàn)為所用數(shù)字失實、失準，前后“打架”，書寫不統(tǒng)一等。這些問題的存在，直接影響了公文的質(zhì)量和效用，甚至給工作造成了不應有的損失。

第四，要講求書寫美，做到字跡清晰工整，美觀大方。

草擬公文應當做到清楚工整，而“工整”本身即是一種美。它要求在書寫時必須橫平豎直，撇、捺、折、點均要“各就各位”。公文用字雖然不是藝術(shù)，但也必須保持其基本筆畫、筆順和偏旁部首的正確，間架結(jié)構(gòu)要得當。實踐中，有人在草擬公文時，字體“龍飛鳳舞”，模糊不清，令人難以辨認。如某單位發(fā)出的一篇關(guān)于統(tǒng)購糧食的通知，其中原有“冬種作物不在統(tǒng)購之列”一句，但因書寫人字跡潦草，以至于打印人員誤為“各種作物不在統(tǒng)購之列”，結(jié)果給工作造成了嚴重損失。由此可見，講究書寫的工整、清楚，對于確保公文的質(zhì)量，提高工作效率，具有極其重要的意義。

要做到書寫的工整、清楚，除上述內(nèi)容外，還應注意對于數(shù)字的書寫，如用阿拉伯數(shù)碼，應使每兩位數(shù)碼占一格，而且同一個數(shù)字不能斷行；百分比的書寫也是如此，但要注意除一位數(shù)外，百分號應當獨占一格。此外，如果涉及四位和四位以上的數(shù)字，應當采用國際通行的三位分節(jié)法，即節(jié)與節(jié)之間以空半個阿拉伯數(shù)字的位置表示。由此，實踐中常見的用逗號分節(jié)的寫法，因其不符合國際標準和國家標準，應予廢止。