一、公文的簽發(fā)

簽發(fā)是對文稿的又一次全面核查，是指機關領導對審核的文稿進行最后審定并簽署印發(fā)，是對公文質量與正式效用的最終確認，更是文件定稿形成的最后環(huán)節(jié)，也是領導對公文進行嚴格把關的一項決策性程序。文稿送批前，涉及其他部門或地區(qū)的問題，應嚴格執(zhí)行會簽制度。

簽發(fā)前必須進行審核，確認公文無誤。簽發(fā)分四種：正簽，指簽發(fā)人在自身法定職權范圍內簽發(fā)公文；代簽，指根據授權代他人簽發(fā)公文；核簽，又稱加簽，指上級領導人簽發(fā)下級機關或部門的重要公文；會簽，指兩個或兩個以上機關聯(lián)合行文時，由各機關領導人共同簽發(fā)公文。

需要注意的是，會簽的文稿，必須由每一會簽單位的負責人簽署意見并加蓋公章。凡需會簽的文稿，一般應由主辦部門與有關單位聯(lián)系，送請會簽。如會簽、協(xié)調中不能取得一致意見，應將分歧意見如實匯報，并由具體承辦處（室）在擬辦中提出建議和意見，一并報請上級部門領導同志審定；重要公文文稿應當由發(fā)文部門主要領導人簽發(fā)；會簽，須經所有聯(lián)署黨委、部門或單位、部門的領導人會簽。黨委辦公室根據黨委授權發(fā)布的公文，由被授權者簽發(fā)或者按照有關規(guī)定簽發(fā)。領導人簽發(fā)公文，應當明確簽署意見，并寫上姓名和時間，若圈閱，則視為同意。

另外，公文簽發(fā)不得越權進行，必須先核后簽，在“發(fā)文稿紙”相應欄目內批注定稿及發(fā)出意見并簽注完整的姓名和日期。

二、公文的封發(fā)

公文的封發(fā)要做到準確、安全，書寫信封要清晰、規(guī)范。發(fā)文主要是向外發(fā)出的，需要經過嚴格的登記才能發(fā)出。登記主要是用冊簿式，登記的內容主要包括順序號、發(fā)文日期、發(fā)文文號、標題、附件、份數、發(fā)文對象、簽發(fā)單位、歸卷時間、備注等方面。

文件一經登記，便可以發(fā)送于接收單位。封發(fā)時，一般要寫收文單位的機關或辦公室收，因此，在進行裝封發(fā)送時，一定要寫清收文單位的地點、名稱；還可以寫明“某某親啟”等形式。如果是需要收回的文件，也一定要標名收回日期，以便于按期收回。

三、公文的歸檔

公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規(guī)定，及時整理（立卷）、歸檔，個人不得保存應當歸檔的公文。歸檔范圍內的公文，應當根據其相互聯(lián)系、特征和保存價值等整理（立卷），要保證歸檔公文的齊全、完整，能正確反映本機關的主要工作情況，便于保管和利用。

國務院發(fā)布的《國家行政機關公文處理辦法》第三十八條、第五十二條規(guī)定：“個人不得保存應當歸檔的公文”、“工作人員調離工作崗位時，應當將本人暫存、借用的公文按照有關規(guī)定移交、清退”。

因此，無論是來自上級、本級或下級的文件，其所有權屬于受文的機關本身，這個機關的工作人員對文件有使用權，但不歸屬個人。工作使用完畢的文件，要及時歸還文秘部門，不得長期滯留不交，更不準想方設法變?yōu)榧河小?/p>

領導干部對外出參加會議或直接與外界商洽工作或下級徑直報給自己的文字材料，除極個別的特殊情況外，一般要交公文管理人員進行登記；如確因工作需要放在自己手中保管一段時間的，要辦理借用手續(xù)，不要私存文件，更不準背著文件管理機構建立私下“小文件柜”。干部調動工作時，要將手中使用的文件全部交給公文管理部門，不得私自帶到另一新的單位。