小工具的大作用

賽斯·卡漢

我在很多年以前為世界銀行工作過，世界銀行想要提供一個(gè)全球性的知識(shí)管理系統(tǒng)，這在20世紀(jì)90年代的時(shí)候是一種風(fēng)尚。

最初的成果是一種激進(jìn)現(xiàn)實(shí)主義方案：那是一個(gè)大型的私營在線百科，有著所有文件、表單、機(jī)構(gòu)講座的目錄，這一切都被扔到在線的數(shù)據(jù)庫里，讓員工們可以“很容易”地看到它們。

這一切都是失敗的。即使在經(jīng)過大量的資料收集和編纂工作以后，資料庫里大部分的條目仍舊是空著的。當(dāng)人們想要看看數(shù)據(jù)庫里有什么內(nèi)容時(shí)，他們往往什么都找不到。有過一兩次這樣的經(jīng)歷以后，人們受夠了，于是再也不會(huì)用這個(gè)系統(tǒng)了。

技術(shù)部門的管理層沒有意識(shí)到這一點(diǎn)，仍繼續(xù)構(gòu)建著這個(gè)數(shù)據(jù)庫。最終，我的上司制作了一份標(biāo)記顏色的圖像，顯示出各個(gè)空著的類目時(shí)，技術(shù)部門的管理層才發(fā)現(xiàn)了這個(gè)情況。問題是：該怎么辦呢？

突破口就在一個(gè)為人們提供兩種信息的小工具身上：一個(gè)集合了天氣預(yù)報(bào)功能和新聞功能小工具。本來，它只是被當(dāng)作一個(gè)小工具使用，并沒有顯得多重要。但是，它的使用頻率卻特別高。有大量的人會(huì)來到知識(shí)管理系統(tǒng)里使用這個(gè)工具。作為世界銀行的員工，出門旅行是司空見慣的，而天氣和新聞這兩種重要信息對(duì)人們來說是不可或缺的。有了這些信息，人們就能了解旅行目的地的情況，也知道該帶哪些衣服隨行。

這個(gè)微不足道的小工具，最終拯救了整個(gè)知識(shí)管理系統(tǒng)。

那完全是一個(gè)靈光一閃的瞬間。我們決定把注意力集中在創(chuàng)造高質(zhì)量的功能組合方面，而不再把知識(shí)管理系統(tǒng)的技術(shù)和超大容量當(dāng)作重點(diǎn)。我們致力于組織特殊的活動(dòng)，讓人們聚集起來思考各種關(guān)鍵問題，或者是讓他們能夠以一種對(duì)彼此有益的方式互動(dòng)起來。我們開始明白，這一切與知識(shí)容量無關(guān)，而與知識(shí)的創(chuàng)造有關(guān)。我們召集了一個(gè)關(guān)于知識(shí)的集會(huì)。我們根據(jù)不同的重要話題組織了不同的主題小組。我們注重于學(xué)習(xí)如何用富有成效的方式讓人們聚集起來，而不是嘗試建立一個(gè)虛擬的國會(huì)圖書館。

即使是10年以后，其中很多小組仍舊健在。這些小組經(jīng)歷了機(jī)構(gòu)重組、預(yù)算的漲落，甚至領(lǐng)導(dǎo)層的更替。

試圖變得全面而無所不包，有時(shí)候并不那么實(shí)用。

賽斯·卡漢是暢銷書《正確的改進(jìn)》（Getting.Change.Right）一書的作者。