團(tuán)隊(duì)寫(xiě)作的一個(gè)常見(jiàn)缺陷就是在項(xiàng)目中很難達(dá)成統(tǒng)一的“聲音”。不管誰(shuí)準(zhǔn)備報(bào)告的哪個(gè)部分，最終的報(bào)告必須看起來(lái)并且聽(tīng)起來(lái)像是一個(gè)作者寫(xiě)的。把這個(gè)報(bào)告想象成一個(gè)單一的文件，而不是很多部分的集合。組織并展示數(shù)據(jù)，讓這個(gè)報(bào)告連貫、統(tǒng)一。

提供有用的團(tuán)隊(duì)寫(xiě)作反饋  評(píng)論同事的寫(xiě)作對(duì)于你、還有被評(píng)論的那個(gè)同事都有幫助。當(dāng)你對(duì)他人的寫(xiě)作做出反應(yīng)時(shí)，你會(huì)練習(xí)寫(xiě)作技巧，這些技巧可以讓你對(duì)自己的寫(xiě)作反應(yīng)更快。作為作者，你從不同讀者的觀點(diǎn)中受益，通過(guò)知道你的寫(xiě)作中哪些有用哪些無(wú)用，你也可以提高自己的寫(xiě)作技巧。在團(tuán)隊(duì)環(huán)境中，同事的評(píng)論會(huì)使更多人積極參與，在團(tuán)隊(duì)中營(yíng)造團(tuán)體意識(shí)。

當(dāng)你檢查同事的寫(xiě)作時(shí)，按照檢查表1“評(píng)論同事的寫(xiě)作”的指示進(jìn)行。

修改草稿  要保證留出足夠的時(shí)間來(lái)修改草稿。這個(gè)任務(wù)最好這樣來(lái)完成：事先給每個(gè)成員提供一份整個(gè)草稿的復(fù)印件（給他們足夠的時(shí)間閱讀并做筆記），然后開(kāi)小組會(huì)議，檢查每個(gè)部分的錯(cuò)誤，檢查其內(nèi)容、缺陷或重復(fù)和有效的寫(xiě)作風(fēng)格。決定由誰(shuí)負(fù)責(zé)每個(gè)部分的修改，文件如何排版，由誰(shuí)負(fù)責(zé)校對(duì)最終的文件。通常一個(gè)人（最好不是打字的人）會(huì)被安排校對(duì)終稿，檢查它的一致性、內(nèi)容的準(zhǔn)確性、語(yǔ)言風(fēng)格和版式。

檢查表1   評(píng)論同事的寫(xiě)作

首先看意思；也就是說(shuō)，首先評(píng)論大問(wèn)題--比如文章的中心思想、組織、對(duì)目標(biāo)讀者是否合適，還有總體上是否清晰。

假設(shè)讀者的角色--不是老師。你的工作是幫助作者，而不是給作業(yè)評(píng)分。

指出你喜歡的部分，還有你不喜歡的部分，并詳細(xì)解釋你為什么認(rèn)為這些部分是有效的或者無(wú)效的（不要說(shuō)“我喜歡這部分”，而要說(shuō)“你在解釋這個(gè)難懂的概念上做得很好”）。

最好使用“我”的語(yǔ)言（不要說(shuō)“此處你需要說(shuō)得更清楚”，而要說(shuō)“我對(duì)這里很困惑”）。

給出有用的評(píng)論--但不要多余。沒(méi)有必要指出同一個(gè)排印錯(cuò)誤十幾遍。

給出肯定反饋時(shí)要強(qiáng)調(diào)作者，給出否定反饋時(shí)要強(qiáng)調(diào)文本（而不是作者）：“你能從公司的主頁(yè)上得到最新數(shù)據(jù)我很高興。”“如果這個(gè)論點(diǎn)包含最新數(shù)據(jù)，那它會(huì)更有說(shuō)服力。”

避免借用別人的文本。要承認(rèn)這個(gè)事實(shí)，這是別人的寫(xiě)作，而不是你的。給出建設(shè)性意見(jiàn)，不要亂做決定或提出要求。