掌握資金使用情況。在整個房屋翻修期間，我們收到多個承包商和分包商發(fā)來的合同報價。我和桑婭需要保管好這些報價記錄，以便需要時兩個人都能很輕松地找到相關(guān)信息。我們?yōu)榇嗽贕oogle文檔中創(chuàng)建了一個單獨(dú)的電子報表，專門處理成本合同和資金使用。在這個電子表格中，我們列出的內(nèi)容包括自己雇用的所有承包商和分包商、他們各自負(fù)責(zé)的工作、給他們支付款項的時間和金額等。在工程進(jìn)行期間，我們利用Google文檔提供的圖形功能，隨時可以直觀地查看已經(jīng)使用的資金額度。

借助Google文檔、計算機(jī)及iPhone手機(jī)等工具，我們花了一年左右的時間，成功地完成了規(guī)模龐大的房屋翻修工程。剩下的工作不過就是偶爾放松一下，喝喝茶，要不就是看場經(jīng)典電影。你知道，貝拉·盧戈西就演過幾部膾炙人口的影片。

利用Google文檔實現(xiàn)實時協(xié)作

開會的時候用Google文檔作記錄，這是我使用Google文檔作為協(xié)作工具的另一種方式。

我經(jīng)常發(fā)現(xiàn)自己在開會時所記的內(nèi)容很快就會作為會議記錄發(fā)出去。然而，事后發(fā)出會議記錄可不是理想的做法，因為會議記錄一旦散發(fā)出去就很難修改。因此，開會期間我經(jīng)常使用筆記本電腦，在Google文檔的文本文件中作記錄，并向所有與會者授予文件修改權(quán)限。（你可以向別人授予Google文檔的只讀權(quán)限，也可以允許他們編輯文件。）如果會議室里有投影儀，我也會把自己的筆記本電腦接到公司的網(wǎng)絡(luò)上，然后連接到會議室的投影儀上。這樣做可以完成這么幾件事：所有與會人員都能看到我正在輸入的會議記錄—包括正在會議上發(fā)言卻沒帶筆記本電腦的那些人（他們看的是屏幕上的會議記錄），以及不在本地的遠(yuǎn)程與會人員，他們可以在本地電腦上查看會議記錄。此外，每個帶著電腦的現(xiàn)場與會人員以及遠(yuǎn)程參會者都可以在我所輸入的文檔中添加他們自己的評注意見。

有些人在開會期間看到我的會議記錄，難免會說：“我知道我是這么說的，可我的意思是……”這沒有問題。利用Google文檔現(xiàn)場輸入會議記錄，這樣我們可以當(dāng)場訂正。這個辦法也能幫助遠(yuǎn)程與會者更好地理解會議正在討論的問題。會場上有些人在來回走動，有些人在翻動紙張，有些人在輕聲交談，從而導(dǎo)致有人難以聽清喇叭里傳來的會議發(fā)言?？墒牵绻h(yuǎn)程與會者能跟著自己電腦屏幕上的會議記錄往下看，即使有些內(nèi)容沒聽到，也能通過文字讀到這些信息，或者打消疑惑。

因此，過去那件勞神費(fèi)力的活計—開會時在紙上奮筆疾書—已經(jīng)演化為一項實時進(jìn)行的協(xié)作工程。我所作的會議記錄不再只是自己能記下來的會議發(fā)言，而是變成了一個人人都能參與的豐富翔實的現(xiàn)場記錄，這個記錄有更好的上下文語境，涵蓋更加廣泛的知識范圍和不同視點。我們一起捕捉下來的會議記錄能夠引發(fā)更深刻、更高效的后續(xù)討論。而且沒參加會議的人也能由此更好地理解別人在會議上的發(fā)言。

Google文檔的最大不足是它無法提供類似Word、Excel、PowerPoint之類微軟Office系列應(yīng)用軟件的豐富功能。

例如，吉姆和我在寫本書的時候，原本打算使用Google文檔?？墒牵珿oogle文檔的確不適合用來處理帶有腳注的復(fù)雜長文，這就是我們沒有用它寫作本書的原因（如果使用Google文檔，我在版本控制方面就可以避免很多混亂，也能確保需要的時候在筆記本電腦上找到正確的文件）。Google文檔更適合處理會議記錄之類簡單文檔，在這種情況下，關(guān)鍵目標(biāo)在于實時協(xié)作。